Come Trasferire un Ufficio

La prospettiva di trasferire un ufficio potrebbe sembrare non allettante. Ma si tratta solo di un processo, e, come tutti i processi, esso può essere scomposto in una serie di singole attività e di controlli. Seguendo questi passaggi, puoi assicurarti che il tuo ufficio venga trasferito nei limiti di tempo e di budget previsti e senza scocciature.

Passaggi

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    Valuta le tue necessità e la tua situazione attuale: hai bisogno di avere le idee chiare intorno allo scopo del trasferimento del tuo ufficio (per esempio: interruzione o scadenza del contratto di locazione, crescita pianificata o ridimensionamento) allo scopo di fissare le tue necessità e pianificare un piano appropriato di trasferimento dell'ufficio. Ci sono alcune importanti decisioni su cui si deve concordare come punto di partenza e che formeranno la base del successivo processo di pianificazione, inclusi i dettagli del contratto di locazione esistente, il periodo di preavviso e le tue attuali obbligazioni e responsabilità.
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    Fai chiarezza sui requisiti: una chiara comprensione sin dall'inizio della tua strategia di base e dei requisiti operativi permetterà all'intero processo di trasferimento dell'ufficio di andare liscio – e di risparmiare tempo. Non preoccuparti troppo delle specifiche tecniche (dal momento che ciò fa parte della consulenza che fanno i professionisti esterni). Tuttavia, tu devi avere un'idea generale ed il consenso di coloro che prendono le decisioni sui fattori chiave del trasferimento dell'ufficio inclusi:
    • dove vuoi trasferirti;
    • di quanto spazio hai bisogno; quando hai bisogno di essere lì;
    • quali caratteristiche chiave hai bisogno che abbia il tuo ufficio;
    • quali sono gli obiettivi aziendali pianificati (incluso il piano di crescita) che il trasferimento deve soddisfare;
    • il tipo e la durata del contratto di locazione che vuoi.
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    Componi il giusto team di progetto per il trasloco: il trasferimento di un ufficio è una grande impresa ed è necessario uno sforzo di collaborazione per ottenere un buon risultato. Mettere insieme il corretto team di progetto è cruciale ed esso dovrebbe includere persone che siano in grado di aiutare a facilitare tutti gli aspetti del trasferimento. Esso dovrà comprendere sia membri interni che esterni. La responsabilità del processo di trasferimento dovrebbe essere affidata a un capo progetto non appena si prende la decisione di trasferirsi. Questa persona deve avere abbastanza tempo da dedicare al progetto di trasloco e dovrebbe:
    • avere la fiducia della dirigenza;
    • il potere di agire in nome dell'azienda;
    • avere la qualifica per prendere decisioni;
    • essere un buon organizzatore di persone e di processi;
    • avere esperienza nella creazione e gestione di budget;
    • essere un buon comunicatore.
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    Inizia presto: c'è molto da fare, quindi prima cominci, e maggiore è la possibilità di completare un trasloco senza intoppi, come si aspetta la tua società. È impossibile pianificare troppo avanti nel tempo. Una volta che è stato nominato il capo progetto, il lavoro dovrebbe iniziare. Dovresti cominciare a considerare le tue opzioni 9-18 mesi prima della scadenza del contratto di locazione, indipendentemente dal fatto che tu stia prendendo in considerazione l'ipotesi di rinnovarlo, rinegoziarlo o di trasferire l'ufficio. È fondamentale che tu ti prenda i tempi tecnici per incrementare il leverage e la concorrenza tra le diverse opzioni, il che può portare a sostanziali risparmi.
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    Crea un budget realistico: creare un budget realistico per il trasloco è uno strumento di pianificazione fondamentale che ti aiuterà a valutare i costi e a gestirli durante tutto il processo.
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    Ingaggia i giusti professionisti per il trasloco: l'intero processo di trasferimento dell'ufficio può essere complesso, stressante e richiedere tempo. Dopo i costi del personale, i costi per gli immobili costituiscono la più grande voce di spesa nella maggior parte delle società. Le decisioni che prendi avranno un impatto sulla redditività della tua azienda. Lavorare con il giusto team di professionisti è la cosa più importante da fare per ogni azienda che stia considerando di trasferire il proprio ufficio. I professionisti ti guideranno attraverso il processo, ti faranno risparmiare denaro in una prospettiva di lungo termine ed inoltre assicureranno che tu non faccia alcun errore cruciale.
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    Non firmare alcun documento concernente la locazione senza un previo parere legale: il tuo avvocato immobiliarista negozierà i dettagli del contratto di locazione per minimizzare la tua esposizione a potenziali responsabilità, e, successivamente, a darti un parere sulle implicazioni delle condizioni nei documenti finali per assicurare che tu sia consapevole delle responsabilità che assumi.
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    Comunicazione: internamente, ogni cambiamento può essere destabilizzante per il personale e questo può certamente verificarsi in caso di trasferimento dell'ufficio. Nel frattempo, quando il processo di trasferimento è in corso, la tua azienda deve continuare la propria attività e concentrarsi sul carico di lavoro e gli impegni esistenti. Tuttavia, il trasferimento dell'ufficio costituisce una grande opportunità per effettuare un cambiamento positivo della gestione, migliorare i risultati aziendali, incrementare il morale e lo slancio. Esternamente, ci sono molte componenti da muovere nel trasferimento di un ufficio, e tu devi garantire che tutte le persone coinvolte nel progetto vengano regolarmente aggiornate, soprattutto se ci sono eventuali modifiche. Se mantieni aperte le linee di comunicazione tra tutte le parti interessate, interne ed esterne, il tuo trasferimento avrà maggiore possibilità di successo.
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    Approfitta dell'occasione: fai pulizia dei vecchi archivi e degli oggetti la cui conservazione non è necessaria prima di trasferirti. Considera anche di effettuare la scansione di tutti i documenti non più necessari in formato cartaceo (ricordati di disfarti degli archivi indesiderati in modo sicuro). Lo stoccaggio sicuro e/o l'archiviazione della documentazione è una soluzione flessibile, sicura e conveniente per liberare spazio in ufficio, dove lo spazio è utile e più costoso. Vi si può accedere in qualsiasi momento previo accordo e fornisce un'eccellente supporto esterno per limitare i danni in caso di incendio o altre calamità. Dovresti approfittare dell'opportunità per considerare i punti seguenti:
    • Aggiornamento - Cambiare ufficio è un'occasione per aggiornare le attrezzature cambiandole con altre che siano moderne, efficienti e poco ingombranti;
    • Revisione dei fornitori esistenti - Cambiare ufficio può fornire lo stimolo per rinnovare/cambiare i contratti di fornitura per avere condizioni più favorevoli.

Consigli

  • Una ditta di traslochi che si cimenti in trasferimenti di uffici potrebbe causare gravi perdite di tempo, provocare danni e costare moltissimo in termini di mancati introiti. La più comune lamentela sulle ditte di trasloco è che esse tendono a sottostimare molto un trasferimento di un'attività commerciale.
  • Chiedi alle ditte candidate le ultime 5 referenze per traslochi simili al tuo, con le informazioni di contatto. Nota che non ho scritto 5 referenze commerciali. È facile "pescare" 5 buone referenze. Tu invece vuoi una traccia chiara di traslochi di attività commerciali effettuate in tempo ed entro i limiti di budget.
  • L'altra tessera del puzzle che ti danno le referenze è la frequenza con la quale la ditta effettua traslochi di uffici. Se scopri che la ditta fa traslochi di uffici solo ogni tre-quattro mesi, questo potrebbe indicare che stai trattando con una ditta che lavora per lo più con traslochi di abitazioni private.

Avvertenze

  • Assicurati anche che la ditta utilizzi solo lavoratori a tempo indeterminato cui siano stati controllati accuratamente i precedenti. Durante un trasloco salgono tremendamente le occasioni per le violazioni delle informazioni protette.
  • Assicurati che vi sia una polizza assicurativa per il risarcimento del danno ai lavoratori, per la responsabilità civile generale (consigliamo un massimale di almeno 5 milioni), per la RC auto, e per la copertura del carico per almeno 100.000 euro per veicolo.

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Categorie: Business

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