Come Adattare la Comunicazione alle Diverse Situazioni

Ci troviamo a contatto con altre persone ogni giorno, ma a volte non adattiamo il nostro modo di comunicare agli individui che ci troviamo davanti o alle specifiche situazioni. Questo può portare confusione, ferire i sentimenti di qualcuno, o creare incomprensioni. Impara ad adattare il tuo modo di parlare alle diverse situazioni, considerando tutti i fattori che possono influenzare l’efficacia della tua comunicazione.

Passaggi

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    Pensa alla situazione/occasione in cui ti trovi. Sia il tuo modo di parlare che la maniera con cui gli altri recepiscono ciò che dici dipende molto dal contesto in cui ti trovi.
    • Ricorda che il luogo ed il tempo sono importanti. Una battuta che può avere successo tra i tuoi amici potrebbe risultare inappropriata sul luogo di lavoro. Allo stesso modo, confidarsi con un amico di fiducia non è la stessa cosa che farlo con un bimbo.
    • Cerca di capire il livello di formalità. Le occasioni formali, come le cerimonie e le presentazioni di lavoro, sottintendono un linguaggio più formale, ed un adeguato capo d’abbigliamento. Al contrario, nelle occasioni informali, come un uscita tra amici o con la famiglia, ti permette di avere un comportamento più rilassato.
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    Cerca di capire il tuo obiettivo. Se conosci lo scopo della tua conversazione puoi interagire più efficientemente. Per esempio, se vuoi fare amicizia con un collega, potresti invitarlo a bere un caffè o a pranzare insieme. Al contrario, se vuoi mantenere il lavoro e la vita personale separati, dovresti comportarti in modo più educato e professionale.
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    Impara a conoscere I tuoi ascoltatori. Se vuoi adattare correttamente la tua comunicazione, devi capire con chi hai a che fare. Cerca di conoscere il loro punto di vista ed adattare le tue parole di conseguenza.
    • Riconosci il tuo rapporto con gli ascoltatori. Con un amico puoi essere più diretto e sincero. Con un tuo superiore devi invece avere più rispetto. Con un cassiere puoi comportarti in modo amichevole, ma senza esagerare.
    • Riconosci le differenze tra le personalità. Per esempio, le persone estroverse amano parlare faccia a faccia, al telefono, e in grandi gruppi. Tendono a pensare a voce alta. I più introversi preferiscono comunicare attraverso emails, SMS, o in conversazioni personali. Spesso hanno bisogno di un po’ di tempo per riflettere prima di rispondere.
    • Analizza i tuoi ascoltatori. Fai attenzione all’età media, al genere, al livello d’educazione, alla cultura, alla struttura familiare, ed alle esperienze passate che hanno vissuto i tuoi ascoltatori. È molto utile, soprattutto se stai parlando con persone che non conosci.
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    Considera il tuo metodo di comunicazione. Ogni metodo ha i suoi vantaggi ed i suoi svantaggi. Se puoi scegliere, utilizza il metodo più efficace per i tuoi ascoltatori. In caso contrario, utilizza strutture già esistenti.
    • Durante le riunioni, fai in modo che abbiano la possibilità di scambiarsi le opinioni, ma allo stesso tempo fatti ascoltare. Non monopolizzare il discorso.
    • Quando parli, renditi conto che sei l’unico a farlo. Cerca di anticipare le domande del pubblico e di farli sentire parte del tuo discorso.
    • Se sei a contatto con dei social media, puoi essere più rilassato. La comunicazione, in questo caso, avviene con 1 o 2 segmenti di frase. Sii informale, ma conciso.
    • Le emails e gli SMS necessitano di una precisa scelta nelle parole. Sii diretto. Puoi esprimere il tuo tono di voce con le parole o gli smiles.
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    Fai attenzione alle parole che usi. Il tuo linguaggio mostra che hai delle intenzioni precise. Le parole possono aiutarti ad interagire in fretta con qualcuno, ma possono anche offendere.
    • Scegli le parole in base all’età, all’educazione, ed al livello intellettuale della/e persona/e con cui stai parlando.
    • Utilizza parole specifiche solo con persone che ne conoscano il significato. Se devi per forza usare un gergo tecnico, prenditi il tempo per spiegarne il significato.
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    Utilizza il linguaggio del corpo. Il linguaggio del corpo può avere diverse interpretazioni in base alla situazione in cui ci si trova. Adatta il tuo linguaggio non verbale al contesto in cui ti trovi.
    • Il contatto con gli occhi è in genere un buon metodo per interagire con l’altro. Tuttavia, se la situazione è particolarmente delicata, sedersi di fianco alla persona con cui si sta parlando può togliere pressione e farla sentire meglio.
    • Lo spazio personale varia dalla cultura, dal singolo, e dalle relazioni. Con una persona con cui hai un legame stretto puoi sederti abbastanza vicino da far toccare le gambe o le spalle. Se invece sei seduto vicino ad un superiore o comunque uno sconosciuto è meglio mantenere le distanze.
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    Fai attenzione alla risposta che ti da l’altro. Alcune persone possono darti un feedback attraverso le parole, per esempio facendo domande. Puoi anche fare attenzione alla loro comunicazione non verbale --incrociare le braccia, guardare altrove, sbadigliare, negare—per capire come rispondono alle tue parole.
    • Se ti sembrano nervosi, assicurati che si trovino in un posto confortevole. Imbastisci una piccola conversazione per farli tranquillizzare. Fagli domande per conoscerli meglio.
    • Se ti sembrano confusi, ripeti ciò che hai detto con parole diverse. Chiedigli che dubbi hanno. Cerca metafore ed illustrazioni per mostrare i tuoi punti in modo chiaro.
    • Se ti sembrano in disaccordo, ascoltali e cerca di capirne il perché. Aspetta a dire ciò che pensi o cercare di persuaderli a cambiare idea.

Consigli

  • Adatta la conversazione agli ascoltatori. La comunicazione deve concentrarsi sul pubblico, adattando le parole alle sue preferenze. Per esempio, se sei introverso e preferisci mandare emails, ma stai parlando con una persona estroversa che preferisce il faccia a faccia, adattati a ciò che preferisce l’ascoltatore.
  • Se devi preparare un discorso in pubblico, pianifica il tuo modo di interagire in base agli ascoltatori. Ti permetterà di pensare per aree, ed influenzerà la ricezione del messaggio.

Riferimenti

  • Duck, Steve, and David McMahan. The Basics of Communication: A Relational Perspective. 2nd edition. Los Angeles: Sage Publications, 2012.
  • Adler, Ronald B., and Neil Towne. Looking Out, Looking In. 10th ed. Belmont, CA: Wadsworth, 2003.
  • Newlands, Alison; Anderson, Anne H.; Mullin, Jim. "Adapting Communicative Strategies to computer-mediated communication." Applied Cognitive Psychology, Apr 2003: 325-348.
  • [1]
  • http://www.hawaii.edu/mauispeech/html/analyzing_your_audience.html

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Categorie: Comunicazione

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