Come Archiviare Documenti in Ordine Alfabetico

L'archiviazione in ordine alfabetico è un sistema indispensabile per organizzare documenti stampati di carattere privato e professionale. Questo metodo permetterà a te e ad altri di reperire e sostituire rapidamente ogni documento, garantendone la protezione e l'immediata fruizione. In questo articolo troverai diverse indicazioni su come organizzare la tua documentazione in ordine alfabetico e conservarla in un accurato sistema di archiviazione.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Archiviare in Ordine Alfabetico

1
Sistema i documenti in ordine alfabetico in base al nome catalogato. La catalogazione è il modo che ti permette di inserire correttamente ogni titolo nella sua rispettiva unità.
2
Posiziona i documenti nell'armadietto in ordine alfabetico dalla A alla Z, basandoti sulla prima lettera dell'unità 1. Se la prima lettera dell'unità 1 è uguale a quella del titolo, considera la seconda lettera, la terza e così via. Se l'unità 1 è identica, utilizza la prima lettera dell'unità 2, dopodiché la seconda, la terza, ecc. Ogni volta che una lettera o un'unità è identica, per archiviare il documento, considera la lettera o l'unità successiva che differisce. Non vi è alcuna variazione in questo passaggio. Se è corretta, la catalogazione chiarirà eventuali dubbi.
3
Documenta il sistema di catalogazione. Assicurati che chi ha accesso ai documenti sia a conoscenza del sistema.
4
Metti i documenti nell'armadio in base ai nomi catalogati e in ordine alfabetico. Se necessario, sposta i documenti attualmente presenti in modo da inserire i nuovi nella posizione corretta.

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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Catalogare i Documenti

1
Etichetta i documenti seguendo le regole standard della catalogazione alfabetica. La catalogazione o l'etichettatura dei documenti è il processo principale e più importante del sistema di archiviazione. Si tratta di porre ogni parte del titolo nell'unità corretta. Si utilizza l'unità per descrivere ogni sezione nel nome. Il nome catalogato diventa, quindi, il nome del documento. Segui le indicazioni suddette per inserire i documenti catalogati in ordine alfabetico. Segui le successive regole di catalogazione per archiviare in ordine alfabetico.
2
Cataloga i nomi personali inserendo il cognome nell'unità 1, il primo nome nell'unità 2 e il secondo nome o l'iniziale nell'unità 3. Ignora la punteggiatura.
- Se vi sono prefissi, collegali con il nome che segue, mettendolo nell'unità 1. Ometti la punteggiatura.
- Se vi sono trattini, ignorali, inserisci i nomi prima e dopo il trattino nell'unità 1.
- Se vi sono nomi abbreviati e composti da una singola lettera, catalogali così come si presentano, mettendo le iniziali in unità separate.
- Se vi sono titoli e suffissi, metti i titoli e i suffissi nelle ultime unità; i titoli vanno prima dei suffissi.
3
ICataloga i nomi di società e associazioni mettendo ogni parola in una unità separata nell'ordine in cui appaiono nel titolo. Se "il/lo/la" è la prima parola del titolo, metti "il/lo/la" nell'ultima unità e le parole successive nelle unità separate che partono dall'unità 1.
- Se vi sono nomi abbreviati e composti da una singola lettera, cataloga i nomi abbreviati così come si presentano, metti le lettere separate da uno spazio in unità separate.
- Se vi sono segni di punteggiatura, omettili integralmente, metti le parole prima e dopo la punteggiatura nell'unità 1.
- Se vi sono numeri, quelli che non sono scritti per esteso vanno catalogati come numeri, mentre quelli scritti a lettera si riportano come parole. Ignora la punteggiatura. I titoli che iniziano con i numeri romani si archiviano prima dei numeri arabi. Numeri romani e numeri arabi vengono archiviati dal più basso al più alto prima dei titoli scritti a parole. I numeri scritti per esteso devono essere archiviati in ordine alfabetico.
- Se vi sono simboli, scrivili tutti come se fossero parole; includi eventuali numeri collegandoli direttamente a un simbolo nell'unità 1.
4
Cataloga i nomi di strutture pubbliche collocando il nome dell'area geografica nelle prime unità. Il nome della zona dipartimentale va nelle successive unità, mentre parole come "dipartimento", "ufficio " e "reparto" nelle ultime unità.
5
Utilizza gli indirizzi per disporre i documenti in ordine alfabetico quando i nomi sono identici. Cataloga gli indirizzi mettendo la città nell'unità 2, Stato/provincia nell'unità 3, nome della strada nell'unità 4, numero civico nell'unità 5 e CAP nell'unità 6 (il nome identico sarà nell'unità 1).

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Consigli

Riponi sempre i documenti al posto giusto.
Quando cataloghi, segui innanzitutto le regole standard, dopodiché considera le regole che riguardano la situazione specifica.
Sviluppa un sistema per annotare quando e dove un documento viene spostato.