Come Aumentare la Produttività

Esistono molti modi per aumentare la tua produttività, anche se di primo acchito è più facile a dirsi che a farsi. Comincia con dei piccoli cambiamenti, insistendo fino a farli diventare una normale routine. Una volta che hai imboccato la strada giusta, aggiungi altri piccole modifiche e arriverai a grandi risultati.

Parte 1

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Migliorare il Modo di Lavorare

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Stabilisci le priorità mettendo al centro l'efficienza. La chiave per aumentare la produttività è lavorare in modo efficiente. Se hai diversi compiti da svolgere, stabilisci le priorità in modo da mantenerti sempre attivo e laborioso. Anche se ciascuno di noi ha un suo proprio modo di lavorare, questo consiglio dovrebbe consentirti un significativo incremento della produttività.
- In genere è preferibile iniziare svolgendo i compiti che non ci piacciono. Se inizi svolgendo le attività più divertenti, quando passerai ai lavori meno piacevoli ti sentirai stanco e probabilmente li rimanderai.
- Evita di saltare da una mansione a un altra. Quando è possibile, metti tutta la tua energia nel completare un singolo compito. Se devi dividere la tua attenzione fra più mansioni, dedica almeno un'ora alla volta a ciascuna mansione. Ridurre il tempo a 5-10 minuti per ogni impegno e passare continuamente da un'attività all'altra è un modo inefficiente di lavorare.
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Concediti delle pause frequenti ma brevi. Se vai avanti a lavorare senza interruzioni, ti consumerai rapidamente. Il tuo cervello ha bisogno di riposo per rimanere attento e concentrato. Tutte le volte che ti senti stanco o sei arrivato a buon punto con il lavoro da svolgere, concediti una pausa, che trascorrerai passeggiando, bevendo un po' d'acqua o conversando.
- Durante le pause evita attività che potrebbero distrarti dal tuo lavoro. Se trascorri del tempo davanti al computer o al televisore la pausa potrebbe prolungarsi esageratamente.
- Se l'esaurimento da lavoro è un problema serio per te, utilizza un segnale acustico che ogni una o due ore ti ricordi che è tempo di fare una pausa.
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Organizza il tuo tempo. Organizza un programma di lavoro che sia realistico, servendoti di un calendario cartaceo o digitale. Se il tuo programma di lavoro assume una forma tangibile, poterlo vedere concretamente ti motiverà a proseguire l'attività con maggiore energia.
- Nel tuo programma di lavoro inserisci anche delle pause brevi e delle pause più lunghe per consumare i pasti.
- Pianifica una giornata alla volta, specialmente all'inizio. Alla fine della giornata di lavoro, prenditi qualche minuto per stilare l'elenco delle attività del giorno successivo.
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Lavora sulla motivazione personale concedendoti dei premi. Stabilisci degli obiettivi a breve e a lungo termine per ogni progetto e, per ciascun obiettivo raggiunto, assegnati un premio. Per le mansioni più elementari, come pulire la cucina o concludere un piccolo progetto quotidiano, regalati un cono gelato o una mezz'ora di relax per coccolarti un po'. Per gli obiettivi più grandi, come la laurea o la promozione, regalati una vacanza o un weekend all'insegna dell'avventura.
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Evita di gonfiare eccessivamente i tuoi progetti. Al lavoro dai il meglio di te stesso, ma evita inutili esagerazioni. I risultati veloci e professionali spesso sono più apprezzati di una settimana di lavoro extra. Serba i momenti di lavoro straordinario per i progetti veramente importanti.

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Parte 2

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Creare uno Spazio di Lavoro Efficiente

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Organizza il tuo spazio di lavoro. Se la tua scrivania è piena zeppa di fogli, impiega 15 o 30 minuti al giorno per fare un po' d'ordine. Questa attività produttiva serve a rendere meno monotona la tua giornata di lavoro; inoltre, una volta conclusa, contribuisce a migliorare l'efficienza e la produttività. Ecco alcuni semplici consigli:
- I materiali che utilizzi più spesso devono essere collocati in un luogo facile da individuare e da raggiungere senza doverti alzare in piedi.
- Se ti dimentichi spesso dove hai messo qualcosa, apponi delle etichette sui cassetti e sugli schedari.
- Dopo aver usato qualsiasi cosa, rimettila correttamente al suo posto.
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Cerca uno spazio privato. Se lavori in un'area pubblica con frequenti interruzioni, cerca uno spazio più riservato per lavorare. Se non è possibile, cerca di lavorare insieme a persone produttive e positive a cui piacciono i lavori ben fatti. Evita le persone che non lavorano attivamente e che cercano sempre distrazioni.
- Anche se lavori davanti allo schermo di un computer, cerca di svolgere i tuoi incarichi in uno spazio più tranquillo.
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Riduci al minimo le distrazioni digitali. Se gran parte del tuo lavoro si svolge al telefono o al computer, può essere molto difficile minimizzare queste distrazioni. Spegni tutti i dispositivi non necessari e segui anche i seguenti suggerimenti per evitare le distrazioni:
- Blocca i siti web che ti distraggono.
- Chiudi i siti web non necessari.
- Se hai bisogno del telefono per ricevere le chiamate, disattiva il Wi-Fi per rallentare la velocità di connessione a internet.
- Se tendi a distrarti giocando ai videogiochi o con altri programmi, crea un account di lavoro separato sul tuo computer.
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Passa dalla versione cartacea dei documenti a quella digitale. Se perdi un sacco di tempo per cercare i documenti cartacei, passa al digitale. La maggior parte delle banche permette di ricevere i documenti e gli estratti conto online. Se hai a che fare con documenti di lavoro, realizzane delle copie digitali.
- Come ultima risorsa, scansiona da solo i documenti e convertili in formato PDF.
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Crea un affidabile sistema di archiviazione. Che tu debba lavorare su file digitali o in un archivio fisico, crea un sistema intuitivo per accedere ai documenti. Utilizza gli stessi criteri di denominazione per tutti i file. Organizza i file digitali all'interno di cartelle etichettate in modo chiaro.
- Iniziare il nome del file con la data in formato GG-MM-AA è un sistema universale e semplice. In alternativa, fai in modo che inizi con il nome del cliente o del progetto.
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Migliorare l'Attenzione Fisica e Mentale

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Attieniti strettamente a un regime di sonno regolare. Questa raccomandazione è di vitale importanza per rimanere vigile e produttivo per tutta la settimana di lavoro. Anche nei giorni in cui non lavori, cerca di mantenere il ritmo sonno-veglia il più regolare possibile.
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Segui un regime alimentare salutista. La tua dieta dovrebbe contenere molte proteine, vitamine, carboidrati, grassi sani e fibre. Se mangi cibi ad alto contenuto di carboidrati — come i cibi da fast food, i cibi elaborati e i dolci — avrai un crollo degli zuccheri nel sangue che ti renderanno difficile affrontare la giornata.
- Tieni a portata di mano degli spuntini salutari, specialmente se tendi a perdere tempo preparandoteli da solo.
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Stai attento alla caffeina. Il caffè e le bevande energetiche ti danno una momentanea carica di energia, ma a lungo andare causano un crollo dell'organismo. Assumi queste sostanze in quantità moderate oppure riservale alle circostanze particolari. Consumare caffeina ogni giorno crea dipendenza, costringendoti a berne in continuazione per raggiungere un livello minimo di comfort e di vigilanza. Se questo accade anche a te, smetti subito e lavorerai in modo più piacevole ed efficiente.
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Fai esercizio fisico. Fai ginnastica per almeno 30 minuti al giorno per mantenerti vigoroso e in salute. Anche soltanto restare in piedi mentre si lavora o durante le pause ci permette di essere più vigili.
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Concediti un sano relax. Quando hai terminato la tua giornata di lavoro, concediti del tempo per rilassarti. Organizza qualsiasi cosa ti possa aiutare a ricaricarti, che sia una cena fuori con gli amici o una tranquilla serata a casa.
- Una volta ogni tanto prenditi un giorno tutto per te. Assumi una babysitter per i bambini. Se stai lavorando, prenditi un giorno di ferie.
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Presta attenzione alle tue emozioni. Evitare i problemi domestici o quelli relazionali non aiuta a superarli, inoltre trasferisci le tue emozioni nel lavoro e nei periodi più difficili non potrai essere concentrato al 100%. Se possibile, cerca di affrontare questi problemi. Allo stesso tempo, prima di iniziare a lavorare, libera la tua mente meditando, facendo ginnastica o parlando con un amico fidato.

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