Una delle caratteristiche più importanti di Microsoft Excel è la possibilità di automatizzare i rapporti. Puoi creare fogli di calcolo interattivi per semplificare l’inserimento di dati nelle tabelle, e puoi anche automatizzare la generazione dei rapporti. Entrambi queste funzionalità richiedono alcune conoscenze di Visual Basic. Continua a leggere per scoprire come eseguire entrambe le operazioni.

Metodo 1 di 2:
Creare un Foglio di Calcolo Interattivo

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    Decidi il layout del foglio di calcolo. Il foglio di calcolo dovrebbe essere strutturato in modo che chiunque ne inserisca dati all’interno possa trovare e utilizzare facilmente i campi richiesti.
    • Puoi orientare il foglio di calcolo orizzontalmente o verticalmente. La maggior parte degli utenti preferiscono lavorare con un foglio orientato verticalmente, in particolar modo se devono stamparlo.
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    Crea delle etichette. Avrai bisogno di un’etichetta su ogni colonna, e un’etichetta nelle celle alla sinistra di ogni cella nella colonna in cui devi posizionare i campi per le entrate.
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    Premi simultaneamente Alt e F11. In questo modo, si aprirà l’editor Microsoft Visual Basic.
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    Fai doppio click su “This WorkBook” nel pannello “Progetto – Progetto VBA” in alto a sinistra. Si aprirà una finestra nella sezione principale dell’editor in cui possiamo inserire il nostro codice.
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    Seleziona “Procedura” dal menu Inserisci. In questo modo, verrà mostrata la finestra Aggiungi Procedura.
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    Nel campo Nome, inserisci un nome per la procedura. Scegli un nome adatto, come “SommaSpese”, se il tuo foglio di calcolo verrà usato come nota spese. Clicca su OK per chiudere la finestra.
    • Il nome della procedura non può includere spazi, ma è possibile usare trattini bassi (_) al posto del carattere spazio.
    • Una volta chiusa la finestra Aggiungi Procedura, vedrai una linea chiamata “Pubblic Sub” seguita dal nome della procedura. Al di sotto della linea vi sarà uno spazio e le parole “End Sub”.
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    Inserisci il codice per ogni campo input nel foglio di calcolo. Dovrai scrivere due linee di codice per ogni input.
    • La prima linea di codice sarà “Range(“nomecella”).Select”, dove “nomecella” rappresenta la cella in cui dovremo inserire i dati. Questa dovrebbe essere la cella situata immediatamente alla destra dell’etichetta; se hai un’etichetta sulla cella A2, nella cella B2 inserirai (Range("B2").Select). Includi le virgolette intorno a “nomecella”, ma non quelle che racchiudono il codice nell’esempio.
    • La seconda linea di codice deve essere scritta come segue: "ActiveCell.Value = InputBox("InputPrompt")", dove “InputPrompt” rappresenta il testo che apparirà per chiedere all’utente quale tipo di dati inserire nella cella input. Ad esempio, se la cella input è dedicata all’inserimento delle spese pasti, rimpiazzerai “InputPrompt” con “Inserire totale spesse pasti, incluse le mance”. (Includi le virgolette intorno a prompt text, ma non quelle che racchiudono il codice).
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    Inserisci il codice per ogni campo di calcolo. Di nuovo, usa le stesse due line come descritte sopra, ma questa volta inserisci il calcolo ActiveCell.Value, o funzione numerica, come SUM, al posto della funzione InputBox usata per mostrare una richiesta di input.
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    Aggiungi una linea di codice per salvare il tuo foglio di calcolo interattivo. Digita il codice come segue: "ActiveWorkbook.SaveAs Filename:="Nomefile.xls"," dove “Nomefile” rappresenta il nome del file del tuo foglio di calcolo interattivo (Includi le virgolette intorno a “Filename.xls” ma non quelle che racchiudono l’intero codice).
    • Su Excel 2007 o successivi, puoi sostituire il suffisso ".xlsx" con ".xls," ma se alcuni degli utenti del foglio interattivo usano Excel 2003 o meno recente, essi non saranno in grado di usare il foglio interattivo senza un programma aggiuntivo necessario a visualizzare questo tipo di formato sulle versioni meno recenti di Excel.
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    Premi simultaneamente i tasti Alt e Q. In questo modo verrà chiusa la finestra dell’editor di Visual basic.
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    Premi simultaneamente i tasti Alt e F8. In questo modo verrà aperta la finestra Macro.
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    Clicca sul nome dela procedura nella lista Macro. Se la tua è l’unica procedura della lista, essa verrà selezionata automaticamente.
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    Clicca sul pulsante Opzioni. Ti verrà chiesto di inserire un carattere da usare come scorciatoia da tastiera insieme al tasto Ctrl. Scegli una lettera appropriata che non sia già stata usata per altre scorciatoie, come la “e”, per “entrata”.
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    Clicca su “OK” per chiudere la finestra opzioni Macro. Ora puoi distribuire il tuo foglio di calcolo interattivo agli altri utenti. Dopo averlo aperto, essi potranno usare la scorciatoia da tastiera per attivare le entrate e seguire le istruzioni che hai creato e riempire i campi richiesti
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Metodo 2 di 2:
Automatizzare la Generazione dei Rapporti

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    Trasforma il rapporto in una Tabella Pivot. Le Tabelle Pivot sono disegnate per riassumere i dati perché possano essere comparati ed identificare e analizzare i trend. Le tabelle pivot dovrebbero connettere dati presenti nel foglio di calcolo o importati da un database.
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    Scrivi uno script Visual Basic per aprire e chiudere il rapporto. Il tuo script dovrà eseguire le funzioni di cui sotto. Ogni funzione sarà descritta e seguita tra parentesi dal codice da implementare. Quando scrivi il codice, scrivilo in un singolo blocco, sostituendo i nomi di esempio con i tuoi nomi, e senza includere le parentesi che racchiudono il codice negli esempi.
    • Aprire il foglio di calcolo in modalità sola lettura. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject("Excel.App")xlapp.visible=falsexlapp.workbooks.open \\excelloc\nomefile.xls,3,]
    • Aggiornare i dati e salvare il rapporto, in questo esempio un file PDF con timbro datario. [Truexlapp.activeworkbook.RefreshAllxlapp.activeworkbook.ExportAsFixedFormat xlTypePDF, \\pdfloc\reportname_ & DatePart("yyyy,Now()) & "-" & Right("0" & DatePart("m",Now()),2) & "-" Right("0" & DatePart("d",Now()),2) & ".pdf"] Se vuoi che il documento venga salvato in un formato differente, sostituisci l’estensione con il formato desiderato.
    • Chiudere il foglio di calcolo senza salvarlo e poi chiudere Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
    • Usa .”xlsx” al posto di “xls” nell’estensione del foglio di calcolo se il tuo sfoglio di calcolo è stato salvato su Excel 2007 e successivi formati basati su XML.
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    Scrivi uno script batch per avviare lo script visual basic. Ciò è necessario perché lo script Visual Basic possa essere avviato automaticamente. Senza lo script batch, lo script Visual Basic dovrà essere avviato manualmente.
    • Il tuo script sarà in questo formato, sostituendo il percorso file con quello vero ed omettendo le parentesi: [cscript /nologo \\fileloc\script.vbs]
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    Scrivi uno script batch per verificare che il file di outpout sia stato creato. Lo script dovrà eseguire le funzioni di cui sotto. Ogni funzione sarà descritta e seguita tra parentesi dal codice da implementare. Quando scrivi il codice, scrivilo in un singolo blocco, sostituendo i nomi di esempio con i tuoi nomi, e senza includere le parentesi che racchiudono il codice negli esempi.
    • Controllare che il file output sia stato creato. [For /f "tokens=2-4 delims=/ " %%a in ('date /t') do set rreport=nomerapporto_%%c-%%a-%%b.pdf)] se il formato del file di ouput non è PDF, sostituisci .PDF con il formato corretto.
    • Se il file output/rapporto è stato creato, invialo agli utenti tramite email. [If exist \\pdfloc\%rreport% ( sendemail -f mittente@dominiomittente.com -t destinatario@dominiodestinatario.com -u Scheduled Report -m Report %%report% is attached. -a \pdfloc\%rreport% -s yourserver:port -xu username -xp password)]
    • Se il file output/rapporto non esiste al percorso file specificato, eseguire una procedura per inviare un messaggio di mancata spedizione. [ Else ( sendemail -f mittente@dominiomittente.com -t mittente@dominiomittente.com -u Report did not run -m file %rreport% does not exist in \\pdfloc\ -s yourserver:port -xu username -xp password)]
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    Verificare che la cartella Desktop esista sul computer. Bisogna verificare l’esistenza della cartella Desktop sia per i sistemi a 32 bit che per i sistemi a 64 bit, altrimenti, il foglio di calcolo di Excel dovrà essere aperto manualmente.
    • Percorso file 32 bit: c:\windows\system32\config\systemprofile
    • Percorso file 64 bit: c:\windows\syswow64\config\systemprofile
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    Crea un’operazione pianificata per avviare gli script come necessario. Gli script batch dovrebbero essere eseguiti sequenzialmente e continuativamente, indipendentemente dallo stato di utilizzo del computer. Inoltre, l’utente che esegue gli script, dovrebbe avere i privilegi più alti possibile.
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Consigli

  • Le operazioni pianificate sono più effettive quando eseguite su server, in genere da un account di sistema con privilegi amministrativi. L’unico inconveniente dell’eseguire le operazioni pianificate da server è che non è possibile usare un’interfaccia utente; in ogni modo, le operazioni pianificate girano tipicamente in background, senza che l’utente se ne accorga.

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Riferimenti

  1. http://www.techrepublic.com/blog/msoffice/save-time-in-excel-with-automated-reports/294
  2. scitechcommentary.blogspot.com/2012/08/guide-to-automating-excel-reports.html#!/2012/08/guide-to-automating-excel-reports.html
  3. http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb905050(v=vs.80).aspx
  4. Analisi di tabelle pivot e rapporti pivot, file di aiuto Microsoft 2007, Microsoft Corporation

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