Come Avviare una Chiamata in Audioconferenza

Con la mobilità odierna della forza lavoro e con il telelavoro in aumento, l’audioconferenza — quando tre o più persone in diverse sedi parlano al telefono allo stesso tempo — sta diventando un modo comune di fare business. Ti mostreremo come avviarla.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Metodo 1: Utilizzare uno Smart Phone

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Chiama uno dei partecipanti alla chiamata in conferenza. Puoi trovarlo nella tua lista dei contatti o puoi semplicemente utilizzare il tastierino per comporre il numero.
- Quando la chiamata è stabilita, tocca “Aggiungi Chiamata”. Il primo partecipante è messo in attesa.
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Chiama il partecipante successivo. Ancora una volta, puoi utilizzare il tuo elenco di contatti o comporre il numero.
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Premi Unisci Chiamata. Questo procedimento aggiungerà il secondo partecipante alla telefonata.
- Puoi creare una conferenza con cinque persone al massimo, secondo quanto permesso dal tuo operatore.
- Questo metodo funziona con l’iPhone di Apple e anche con l’Android HTC Hero.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Metodo 2: Trovare un Gestore di Conferenze Telefoniche

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Trova il fornitore giusto. Aziende come GoToMeeting o Skype ti permettono di impostare conferenze audio/video per un certo numero di persone. Ci sono vari prezzi disponibili, da gratis a centinaia di euro l'anno, in base alle tue esigenze e al livello di servizio richiesto.
- Puoi pagare ogni conferenza proporzionalmente al numero di partecipanti, alla durata della chiamata, eccetera oppure puoi acquistare un servizio forfettario, in cui hai un accesso illimitato a un costo mensile fisso.
- In generale, paga per il servizio solo chi organizza e gestisce la conferenza.
- Alcuni servizi richiedono l’acquisto aggiuntivo di hardware e/o di altre caratteristiche accessorie, ma esistono anche offerte prepagate che ti permetteranno di utilizzare indifferentemente il tuo telefono fisso, il tuo cellulare o il tuo computer.
- Considera l’opportunità di utilizzare un numero verde o di addebitare il costo delle chiamate internazionali ai partecipanti nel momento in cui s’inseriscono nell’audiochiamata.
- Le chiamate in audioconferenza possono essere utilizzate anche in combinazione con le conferenze web, così i partecipanti possono visualizzare documenti o presentazioni in contemporanea. Alcuni provider offrono tutto questo come un unico pacchetto, ma è possibile farlo anche con altri mezzi: ad esempio, mentre sono in conferenza, tutti i partecipanti possono andare allo stesso URL o aprire lo stesso allegato di posta elettronica.
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Raccogli tutte le informazioni che servono ai partecipanti per inserirsi nella conferenza telefonica. Di solito si tratta di un numero di telefono e di qualche tipo di password.
- Testa il collegamento in anticipo se hai familiarità con lo strumento che userai.
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Programma la tua conferenza telefonica e invita altre persone a partecipare. Cerca altri suggerimenti su come organizzare una conferenza di questo tipo.
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Prepara l'ambiente giusto. Assicurati di effettuare la chiamata da una posizione tranquilla, con un rumore di fondo minimo.
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Avvia la chiamata. Sii puntuale o parti con dieci minuti di anticipo, se possibile. Alcuni strumenti non ti permetteranno di accedere prima dell’orario prestabilito e altri bloccheranno ogni comunicazione fino a quando non si sarà connesso un amministratore con una password speciale.
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Aspetta che accedano tutti e poi inizia a parlare!

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Consigli

Evita il più possibile di mischiare la carta e di digitare per non fare rumore di fondo.
Utilizza il pulsante Silenzioso quando non stai parlando o se hai bisogno di starnutire.
Evita gomma da masticare, patatine e qualsiasi altro alimento mentre sei in audioconferenza.

Avvertenze

Durante la ricerca di un provider di teleconferenza, informati sui costi nascosti e sugli obblighi mensili.
Paragona il costo della chiamata al numero verde con quello delle interurbane, in quanto potrebbero essere significativamente diversi.
Se hai clienti o collaboratori al di fuori degli Stati Uniti che hanno intenzione di aderire alla chiamata in conferenza, accertati che siano in grado di accedere/connettersi alla conferenza.