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Gli ordini di acquisto sono moduli aziendali pensati per inserire informazioni dettagliate finalizzate all’acquisto o alla vendita di beni e servizi. Un ordine di acquisto, anche detto buono d’ordine o BO, è una parte fondamentale dell’aspetto finanziario e contabile di un’azienda. Gli schemi sono di inestimabile valore quando si impara a compilare un buono d’ordine.

Metodo 1
Metodo 1 di 1:
Scrivere un Buono d’Ordine

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    Crea un modulo specifico per la tua azienda.
    • Si possono usare schemi per creare il modulo di buono d’ordine, pensati per andare incontro alle esigenze della tua azienda.
    • Gli schemi possono essere scaricati da diversi siti web gratis o a pagamento.
    • Assicurati di leggere bene le informazioni sul copyright prima di scaricare e usare i moduli gratuiti.
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    Seleziona il modello di BO. I moduli sono prestampati con diverse pagine colorate e numerate, in modo da inserire i dati rapidamente e facilitare la tracciatura e la contabilità. Ci sono delle voci standard che troverai in tutti i modelli. Le voci sono:
    • Numero del Buono d’Ordine - Un numero unico prestampato assegnato ad ogni buono d’ordine.
    • Nome del Rivenditore - Il nome e l’indirizzo del fornitore o dell’acquirente.
    • Numeri di telefono - Un numero di telefono e di fax della persona da contattare.
    • Nome di Altri Fornitori - Utilizzato quando una terza parte fornirà la merce.
    • Consegnare a - Il nome della parte che riceverà il servizio o la merce.
    • Destinazione - L’indirizzo al quale effettuare la consegna.
    • Descrizione - Questa voce include: il nome dell’articolo, il numero dello stock, il prezzo unitario, la quantità e il totale.
    • Termini – Le date stabilite entro cui ricevere gli articoli o i pagamenti.
    • Firma - La/e persona/e autorizzata/e ad effettuare la transazione.
    • Data - La data in cui l’articolo è stato richiesto ed il BO firmato.
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    Comprendere i termini. Un buono d’ordine firmato è un accordo legale tra parti per il trasferimento di beni o servizi. Informati se è prevista sostituzione o rimborso se l’articolo dovesse essere sostituito. Accetta sostituzioni solo per iscritto con data e firma dell’incaricato.
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    Risparmia tempo e denaro usando un software di contabilità. Acquista un software che possa registrare gli acquisti, i pagamenti, i resi, i debiti e i crediti relativi a un singolo acquisto. Tali informazioni possono essere caricate o scaricate in caso di relazioni, verifiche o motivi fiscali.
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    Mantieni l’archivio aziendale organizzato. Conserva sempre una copia del modulo cartaceo e delle eventuali modifiche. Quando la merce viene consegnata, assicurati che l’ordine sia completo. Controlla bene la bolla per assicurarti che i numeri siano corretti.
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    Restituisci gli articoli danneggiati. Se un articolo è danneggiato, contatta subito il venditore. Forniscigli il numero di BO, il numero dell’articolo, la data di consegna, la data di ordine e una descrizione del danno. Registra il nome, la qualifica e il numero di telefono della persona contattata.
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Consigli

  • Incarica una persona di riferimento, responsabile nel tracciare e monitorare gli acquisti.
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Avvertenze

  • Controlla sempre due volte le righe relative a quantità, numero di articoli e totale prima di inviare l’ordine. Un qualunque errore potrebbe essere vincolante e costoso.
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Categorie: Gestione del Denaro
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