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Se stai scrivendo una e-mail formale, potresti trovarti in difficoltà riguardo al modo migliore per concluderla. Fortunatamente, la chiusura non deve essere niente di troppo elaborato. Termina il messaggio con una frase finale concisa e formale che riassuma lo scopo della tua e-mail. Infine, scrivi una chiusura appropriata in base al tuo livello di familiarità con il destinatario. Non dimenticare di firmare con il tuo nome e le informazioni di contatto.

Parte 1
Parte 1 di 2:
Comporre una Frase di Chiusura

  1. 1
    Termina con un "grazie", se il destinatario ti sta aiutando. Quando termini un'e-mail formale, considera lo scopo principale del tuo messaggio. In molti casi- una semplice espressione di gratitudine è un modo appropriato per terminare l'e-mail.[1]
    • Se per esempio il destinatario ti ha aiutato o ti sta aiutando in qualcosa, puoi scrivere: "Grazie per la sua assistenza in merito".
    • Puoi anche ringraziare il destinatario semplicemente per averti dedicato il suo tempo e la sua attenzione: "Apprezzo la sua attenzione" o "Grazie per aver dedicato del tempo a esaminare questo problema".
  2. 2
    Chiudi con un invito, se ti aspetti una risposta. In alcuni casi- potrebbe essere necessario chiedere al destinatario di intraprendere azioni ulteriori o di rispondere in qualche modo. Puoi utilizzare l'ultima frase della tua e-mail per dichiarare o ribadire ciò di cui hai bisogno.[2]
    • Se per esempio ti aspetti che il destinatario ti risponda, scrivi qualcosa del tipo: "Non vedo l'ora di discuterne ulteriormente con lei".
    • Puoi anche richiedere qualche altro tipo di azione, per esempio: "Per favore, completi il rapporto e me lo invii il prima possibile".
  3. 3
    Fai sapere al destinatario se intendi intraprendere certe azioni. Se il destinatario dell'e-mail ha bisogno di qualcosa da te, l'ultima frase del messaggio è perfetta per affrontare l’argomento. Assicuragli che stai eseguendo l'azione richiesta o che intendi farlo.[3]
    • Per esempio: "Le invierò i moduli compilati entro venerdì prossimo".
    • Puoi anche utilizzare la frase di chiusura come un'opportunità per offrire ulteriore assistenza o informazioni: "Non esiti a contattarmi in caso di dubbi o domande".
  4. 4
    Usa un linguaggio formale. Quando termini l’e-mail, mantieni un tono adeguatamente formale. Usa la grammatica e il vocabolario corretti, evitando slang e linguaggio colloquiale.[4]
    • Ad esempio, se stai organizzando una riunione, potresti concludere dicendo qualcosa del tipo: "Non vedo l'ora di incontrarla il 14". Evita le battute informali, come: "Ok, ci vediamo tra qualche giorno! :)".

    Consiglio: in un'e-mail formale evita di ricorrere troppo di frequente ad abbreviazioni e preposizioni articolate, poiché possono rendere la tua scrittura eccessivamente colloquiale.

  5. 5
    Controlla attentamente che non ci siano refusi ed errori grammaticali. Prima di inviare l’e-mail controlla eventuali difetti del testo, come errori di ortografia, di battitura, grammaticali e di punteggiatura. Se possibile, chiedi a qualcun altro di leggere il messaggio per vedere se è in grado di individuare qualcosa che tu potresti non vedere.[5]
    • Sebbene molti programmi di posta elettronica abbiano un correttore ortografico incorporato, tieni presente che non sempre questi software rilevano tutti gli errori presenti in un testo, per esempio l’utilizzo di una parola scritta nella maniera corretta ma fuori posto.
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Parte 2
Parte 2 di 2:
Firmare l’E-mail

  1. 1
    Salta 1-2 righe tra la frase di chiusura e la firma. Dopo aver completato il corpo dell'e-mail, premi il tasto "Invio" una o due volte per creare uno spazio tra la frase finale e la firma. Nella maggior parte delle e-mail, la firma deve essere giustificata a sinistra (o al margine sinistro della pagina).[6]
    • Per esempio:
      Non vedo l'ora di discutere ulteriormente la questione con lei.

      Cordiali saluti,
      Carlo Bianchi
  2. 2
    Termina con "Grazie per il suo tempo" o "Cordialmente" se non conosci il nome del destinatario. Se stai scrivendo un'e-mail molto formale e non conosci il nome del destinatario puoi utilizzare una di queste formule, che vanno bene se hai iniziato la tua e-mail con qualcosa come "Gentile Signore", "Gentile Signora" o "A chi di competenza".[7]
    • Esistono anche altre formule simili, come "Sinceramente suo", "Suo devoto" e altre ancora, ma suonano un po’ fredde e antiquate.
    • Assicurati di scrivere in maiuscolo solo la prima lettera della formula.
  3. 3
    Chiudi con "Cordiali saluti" o "Un caro saluto" se conosci il suo nome. "Cordiali saluti", con tutte le sue varianti, è un’opzione valida quando si chiude un'e-mail formale a un destinatario con cui si ha una certa confidenza. Utilizza una di queste formule se hai iniziato la tua e-mail con "Caro dottor Rossi" o qualcosa di simile.[8]
    • Il livello di formalità del saluto dipende dal grado di confidenza che hai con il destinatario dell’e-mail; può andare da "Distinti saluti" a "Cari saluti".
    • Indipendentemente dalla formula che utilizzi, scrivi in maiuscolo solo la prima lettera della prima parola.
  4. 4
    Usa una formula più complessa per una chiusura più generale. Oltre alle formule illustrate ai punti precedenti, esistono altre frasi che puoi utilizzare per terminare il tuo messaggio: un esempio è "Ringraziandola per la cortese attenzione, colgo l’occasione per porgerle i miei più cordiali saluti", ma ce ne sono parecchie altre. Funzionano bene per la maggior parte delle e-mail formali, ma potrebbero essere la soluzione migliore per i messaggi a persone che conosci poco o con cui hai avuto una corrispondenza in precedenza.[9]

    Consiglio: alcuni scrittori considerano "Cordiali saluti" più formale di "Cari saluti", altri li usano in modo intercambiabile. Usa il tuo giudizio per decidere quale formula ti sembra più appropriata.

  5. 5
    Usa "Rispettosamente" per dare una connotazione ultra-formale. Nella maggior parte delle e-mail, "Rispettosamente" o "Rispettosamente suo" potrebbero sembrare espressioni un po' troppo formali. Tuttavia ci sono alcune situazioni in cui potrebbero essere appropriate, per esempio se stai scrivendo a un funzionario governativo o a un membro del clero.[10]
    • Questo tipo di chiusura indica che sei in una posizione inferiore rispetto al destinatario dell'e-mail. Non è necessario utilizzare "Rispettosamente" per le e-mail o i messaggi diretti a un insegnante, un collega o il tuo capo (a meno che non si tratti, per esempio, di un presidente o un primo ministro).[11]
  6. 6
    Termina con il tuo nome completo. Inserisci una virgola dopo il saluto, vai a capo e digita il tuo nome e cognome. Potresti anche voler includere il tuo titolo di lavoro, se opportuno.[12]
    • Per esempio, potresti firmare in questo modo:
      Distinti saluti,
      Linda Bianchi
      Direttore commerciale
  7. 7
    Includi le tue informazioni di contatto dopo la firma. Dopo il tuo nome completo, includi tutte le informazioni di contatto che desideri far avere al tuo destinatario. Potrebbero includere indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale o qualsiasi combinazione di queste.[13] Per esempio:
    • Cordiali saluti,
      Fabio Giorgi
      Corso Roma 25, interno 5C
      (347) 1234567
    • Se tramite il tuo programma di posta elettronica hai impostato una firma automatica, assicurati che non contenga nulla che potrebbe risultare inappropriato per un'e-mail formale (come una citazione buffa o un elemento grafico appariscente). Limitati alle cose basilari: nome, qualifica professionale e informazioni di contatto.[14]
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Categorie: Internet | Scrittura
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