Come Condurre un'Asta Silenziosa

In questo Articolo:Durante l'AstaDopo l'Asta

Le aste silenziose sono aste tenute senza banditore. La gente fa la propria offerta su dei fogli di carta. Spesso servono per raccogliere fondi ma possono essere difficili da organizzare. Ecco come ricavarne il massimo.

Passaggi

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    Fai un libro maestro con il valore di ogni oggetti e chi lo hai acquistato. Se ripeterai la cosa l'anno seguente potrai invitare nuovamente le stesse persone. Considera anche dello spazio per aggiungere il loro numero di telefono e quanto lo hanno pagato. In questo modo potrai essere sicura che le persone abbiano i loro oggetti e saprai quanto hai realizzato.
    • Quando stili la lista, fallo al computer. Oppure chiedi a qualcuno di inserire le voci. Fai una colonna con il nome di chi lo dona, indirizzo e numero di telefono, numero di serie dell'oggetto, descrizione e valore.
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    Assegna un numero a ciascun oggetto. Usa piccoli adesivi bianchi o etichette comuni che si trovano ovunque. Se hai più qualche oggetto simile, ti aiuterà a tenerne conto più facilmente. Assegna lo stesso numero anche sul libro maestro.
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    Stampa i fogli per le offerte. Scrivi nome dell'oggetto, una breve descrizione, quanto vale. Includi un'offerta minima (solitamente il 20% del valore totale) e un minimo per il rilancio. (Una regola per il rilancio è minimo un euro per oggetti fino a 50, 2 per quelli tra 50 e 100, 5 euro per quelli oltre i 100). Accertati che ci sia spazio per il nome, numero di telefono di chi fa l'offerta e per la cifra ovviamente. Se vuoi puoi anche aggiungere la voce "Compra Subito" con un prezzo fisso in caso qualcuno voglia spendere con la certezza di aggiudicarsi l'oggetto.
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    Fai una lista di ciò che ti servirà e procedi all'acquisto. (Vedi "Cose Che Ti Serviranno”.)
    • Cerca di comprare ciò che ti serve in un grande magazzino con una politica di reso. Se il negozio richiede di essere soci, ricordalo quando mandi qualcuno per comprare le ultime cose. E controlla che la persona abbia un cellulare. Una volta che è uscito per le compere ti verrà sicuramente in mente qualcos'altro.
    • Compra molte penne e pennarelli, alcune scolorine, fogli extra e rotoli di nastro adesivo per attaccare i fogli delle offerte. Le persone non possono aspettare per scrivere quanti soldi sono disposte a darti.
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    Recluta volontari. Una lista di contatti come ad esempio la tua rubrica di indirizzi e-mail ti farà comodo. Ti serviranno volontari per allestire, per monitorare da vicino i tavoli, per incassare e organizzare i fogli per le offerte (specie se ci sono più vincitori) e ovviamente per pulire una volta terminato tutto.
    • Seleziona i volontari che acquisiranno una carica. Sono quelli che devono conoscere le regole di un'asta silenziosa, che potranno rispondere a domande in caso di dubbio dei partecipanti. Durante questi eventi, solitamente indossano qualcosa - cappelli, gilet o altro— che li distingue dagli altri volontari.
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    L'allestimento deve iniziare prima, un giorno prima dell'evento. Ti servirà del tempo non solo per sistemare ma anche per correggere eventuali problemi. Se ci riesci parti due giorni prima dell'asta in modo da non caricarti di stress. Considera l'idea di designare qualcuno per fare le commissioni dell'ultimo secondo.
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    Sistema i fogli per l'offerta in modo che le persone li vedano. Se hai molti oggetti devi essere piuttosto creativo. Per esempio alcune cose possono stare bene appese alle pareti o su degli espositori. Non preoccuparti se il foglio non è esattamente accanto. È per quello che ci sono i numeri. (Un adesivo su ciascun oggetto deve corrispondere al numero riportato sul foglio.) Chiedi a un volontario di controllare i fogli per l'offerta e di segnare quali non hanno il numero.
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    Attacca i fogli. È facile che si spostino con l'aria e i movimenti.

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Durante l'Asta

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    Metti dei giudici ai tavoli per assicurarti che i fogli per l'offerta rimangano sui tavoli e le persone seguano le regole per rilanciare. Probabilmente avranno domande su alcuni oggetti e i chi monitora deve essere in grado di dare le risposte.
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    Dai alle persone molti input mentre si avvicina il momento della chiusura. Fai annunci 10 e 5 minuti prima. Se hai un microfono annuncia la chiusura a voce alta e chiara. Se hai intervalli di chiusura annunciali ogni volta. Le persone che vogliono, potranno fare l'ultima offerta alla fine. Chiudi. (Scegli l'orologio di una persona e basati solo su quello dato che ogni orologio sarà diverso.)
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    Quando termina il momento delle offerte, fai raccogliere velocemente tutte le penne e i fogli in modo che nessuno possa imbrogliare. I giudici dovranno fare un cerchio attorno all'offerta vincente e tirare una linea negli spazi rimasti vuoti in modo che nessuno possa aggiungere il proprio nome una volta chiusa l'asta.
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    I giudici devono controllare per essere certi che le offerte abbiano seguito le regole del rilancio minimo. Se non è stato soddisfatto qualche criterio, il foglio va messo da parte. Gli organizzatori possono decidere in seguito come comportarsi. Se l'aumento minimo non c'è stato, si sceglie l'ultimo offerente con l'offerta più alta (oltre la soglia minima) che ha rilanciato correttamente. I giudici prenderanno i fogli e le consegneranno a chi riscuote.
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    Chi sta alla parte "economica" dovrà sistemare i fogli in ordine alfabetico rispetto a chi ha vinto. Se qualcuno ha vinto più aste (capita spesso), i fogli corrispondenti vanno assieme. In questo modo la persona dovrà pagare una volta sola tutto insieme. Se hai pochi oggetti, puoi chiamare direttamente le persone per svolgere le pratiche singolarmente.
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    Isola la zona di riscossione e fai aspettare tutti oltre i cordoni. Saranno ansiosi di avere i loro acquisti. Falli attendere. Incoraggia le persone che vogliono pagare subito ad aspettare finché non avranno finito di partecipare alle aste.
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    Chiama le persone alla riscossione quando i volontari preposti sono pronti. Puoi chiamare uno alla volta o farli mettere in fila. In questo caso chi sta alla cassa dovrà cercare fra i fogli ciascun nome perciò è importante che siano in ordine alfabetico.
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    Se qualcuno ha vinto più di un'asta e non si presenta, metti da parte i suoi fogli. Quando hai fatto con chi è in fila, fai fare un annuncio da chi ha diretto le operazioni in caso le persone siano ancora presenti in sala.
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    Appena le persone pagano, chiedi a qualcuno di portare loro l'oggetto acquistato. Possono anche prenderlo da soli, ma le aste silenziose attraggono spesso persone che cercano un buon affare senza essere in realtà interessate alla buona causa. La maggior parte sono oneste ma qualche disonesto potrebbe comunque capitare.

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Dopo l'Asta

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    Gestione delle rimanenze. Una volta che tutti i partecipanti sono andati via, ti saranno rimasti degli oggetti probabilmente. Possono essere di persone non sapevano di aver vinto o altro. Ecco perché ti serve il loro numero di telefono. Se non riesci a consegnare gli oggetti dopo l'asta, dovrai consegnarli a casa. Chiedi a qualche volontario di chiamare.
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    Nei giorni che seguono, potrai fare ciò che intendevi fare con gli oggetti rimasti. Per quelli che pur avendo soddisfatto l'offerta minima non sono stati presi, si dovrà chiamare chi li ha vinti. Sistema tutti i fogli della stessa persona. Possono aver comprato un oggetto come venti. Fai il totale e chiama per informare. Domanda se possono venire a prendere i loro oggetti. Devi essere flessibile quando fai quest'operazione, potrebbero avere degli orari e degli impegni. Se hai molta rimanenza, dividila in pile in modo che nessuno debba chiamare 20 persone. Questa parte può davvero essere impegnativa quindi dividersi il lavoro può renderla più semplice.
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    Preparati agli astanti fasulli. Sono quelli che non vorranno sborsare. Chiama la persona che ha fatto l'offerta prima di loro per vedere se è ancora interessata all'oggetto.
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    Conta l'incasso prima di portarlo in banca. Gli impiegati di banca possono sbagliarsi. Cerca eventuali assegni mal compilati. La banca potrebbe accettarli ma devi sapere che ci sono. Tieni i contanti separati per pagare i rimborsi di chi ha fatto acquisti per l'evento.
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    Restituisci tutto quello che ti è stato prestato.
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    Ringrazia chi ha acquistato o venduto. Se hai dei volontari invia una mail anche a loro per informarli del successo dell'evento. Contatta i giornalisti della carta stampata e dell'etere che hanno promosso l'evento per te e fai sapere l'esito. Scrivi una lettera all'editore del giornale locale ringraziando chi ha aiutato. Se l'asta vincente aveva un valore superiore a quello dell'oggetto, la persona che l'ha vinta porrebbe volere una ricevuta per la deduzione fiscale che potrai spedire assieme ad un biglietto di ringraziamento. Inoltre se la tua organizzazione ha una sezione fiscale, puoi chiedere se per caso bisogna calcolare delle tasse sull'ammontare dell'asta. Ecco perché serve una documentazione completa dell'oggetto, la descrizione e il valore.

Consigli

  • Fai dei fori sui fogli delle offerte e passa attraverso un filo. In questo modo quando sarai verso la fine i volontario dovrà solo tirare via i fogli (ed evitare che gli altri "sbircino" nell'ultima offerta alla chiusura).
  • Pensa al tempo. Il tuo evento si svolge all'esterno? Vento, pioggia, sole (male per bottiglie di vino e candele....) ecc.
  • Usa penne, non matite per chi deve scrivere le offerte.
  • Considera la tecnologia. Un'asta silenziosa con degli SMS può far alzare molto gli incassi. La velocità aumenta il numero delle offerte e quindi fa alzare il prezzo. Ci sono vari sistemi di digitazione disponibili ma l'SMS è più conveniente e solitamente si fa senza tanti pensieri.
  • Se hai molti oggetti, chiudi i tavoli ad intervalli di 15 minuti ad esempio. Così facendo i volontari non saranno ingolfati. Dovrai decidere quali oggetti staranno su quali tavoli. Di solito quelli più popolari e costosi andranno su tavoli che chiudono più tardi ma puoi anche creare un po' di eccitazione all'inizio. Inizia a mettere le cose sui tavoli e risistema tutto se necessario. Una sola persona che coordina tutto renderà l'asta più semplice ma due o tre possono comunque collaborare.
  • Sui fogli di offerta, i nomi vanno scritto ogni volta che l'offerta si alza, ma il telefono basta una volta. In alternativa, fai registrare prima le persone e includi il numero di telefono oltre alle altre informazioni sul registro.
  • Realizza dei fogli ridotti se hai molti oggetti. In questo modo non riempirai i tavoli di carta. Se un foglio è pieno di offerte, puoi attaccarne uno vuoto sopra il precedente.
  • Pensa all'idea di avere dei volontari che piazzino un'offerta minima su ciascun foglio. Un oggetto sembra più attraente se qualcuno ha deciso che lo vuole. Un'alternativa è semplicemente lasciare che i volontari offrano per qualcosa prima che l'evento abbia inizio. Alcuni non avranno tempo di farlo durante l'asta e in questo modo eviteranno che gli altri annullino la propria offerta proprio perché molto bassa.

Cose che ti Serviranno

  • Fogli per l'offerta(possono essere fatti con il Pc)
  • Libro maestro degli oggetti
  • Nastro telato o nastro da pacchi
  • Scotch trasparente (per attaccare i fogli per l'offerta ai tavoli)
  • Nastro da imbianchino per attaccare i cartelli e le foto degli oggetti alle pareti (il nastro da imbianchino si staccherà più difficilmente dalle pareti)
  • Pennarelli
  • Penne (Tienile a portata di mano. Almeno una per ogni foglio di offerta). Compra pacchi multipli negli ingrossi.
  • Scolorina a nastro, non liquida
  • Tavoli
  • Una tenda o altro per ripararsi
  • Un piano in caso di pioggia. Ci sta tutto sotto la tenda? E se si alzasse il vento?
  • Carta colorata e pennarelli per fare i cartelli
  • Una o due puntine (per attaccare i fogli delle offerte con i nomi di chi si aggiudica l'asta)
  • Un foglio informativo per chi riscuoterà
  • Una cassetta di sicurezza e del resto. (Ad esempio 100 € da 1, 40 da 5, 50 da 10 ecc).
  • Carta per tavoli (quella da poco usa e getta per coprire i tavoli che si trova nei negozi anche a 1euro)

Informazioni sull'Articolo

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Categorie: Finanza Business e Materie Legali

In altre lingue:

English: Run a Silent Auction, Français: organiser des enchères silencieuses, Español: hacer una subasta silenciosa, Русский: провести негласный аукцион, Deutsch: Eine stille Auktion durchführen

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