Come Creare un Budget Aziendale

Co-redatto da Samantha Gorelick, CFP®

Creare un budget realistico è un metodo efficiente per mantenere redditizia la tua attività. Per riuscirci, devi fare una stima dei ricavi, prevedere i costi e lasciare spazio per un ragionevole margine di profitto. All'inizio non sarà facile, ma creare un budget efficace aiuterà la tua azienda a restare a galla e ad avere successo nel lungo periodo.

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Comprendere le Basi del Budget

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Familiarizza con il concetto di budget. Il budget è come una tabella di marcia per la tua azienda; fornisce una panoramica delle spese e dei ricavi futuri. Un budget stilato correttamente include stime realistiche sui ricavi e piani di spesa precisi. Seguirlo nel rispetto dei parametri fissati garantisce che la società realizzi un profitto e raggiunga i propri obiettivi.^{[1]
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- Ad esempio, immagina che la tua azienda debba pianificare l'attività per l'anno successivo. Il budget riassume i ricavi stimati, poi include un piano per le spese che non devono superare i ricavi, in modo da garantire un profitto.
- In un budget in pareggio i ricavi sono uguali alle spese. Un surplus indica che i ricavi superano le spese e un deficit il contrario. Il budget della tua azienda dovrebbe sempre prevedere un surplus.
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Devi capire perché è fondamentale avere un budget. Un budget ben stilato è molto importante per il successo della tua attività, perché ti consente di confrontare quello che guadagni con quello che spendi. Senza un piano chiaro per le spese, è davvero facile sperperare tutti i ricavi nel tempo, arrivando a perdite, aumenti del debito e persino alla chiusura dell'attività.
- Un budget dovrebbe indirizzare tutte le spese dell'azienda. Ad esempio, se ti accorgi a metà anno che la tua attività ha disperatamente bisogno di computer nuovi, puoi consultare il tuo budget e scoprire quanto surplus hai a disposizione per il resto dell'anno. A quel punto, potrai informarti sui costi di un aggiornamento dei computer e capire se puoi sostenerli ottenendo comunque un profitto o, in alternativa, se i ricavi futuri ti consentono di chiedere un prestito per l'acquisto dei computer.
- Il budget ti aiuta anche a capire se stai spendendo troppo e se devi fare dei tagli nel corso dell'anno.
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Impara a conoscere tutte le parti del budget. Un budget aziendale ha tre sezioni di base: vendite (note anche come ricavi), costi/spese totali e profitti.^{[2]
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- Vendite: questo termine fa riferimento al denaro totale incassato dalla tua azienda, da tutte le fonti. Il budget include una stima o una previsione delle vendite future.
- Costi totali: le spese sostenute dall'azienda per generare le vendite. Queste includono costi fissi (come l'affitto), costi variabili (come i materiali usati per creare i prodotti) e quelli semi-variabili (come gli stipendi).
- Profitti: la differenza tra i ricavi e i costi. Dato che i profitti sono l'obiettivo di un'azienda, il tuo budget dovrebbe includere spese inferiori ai ricavi previsti, in modo da garantirti un buon ritorno sul tuo investimento.
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Prevedere i Ricavi

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Considera la situazione attuale. Se hai un'azienda che opera già da alcuni anni, per prevedere i ricavi devi esaminare i guadagni degli anni precedenti e fare delle modifiche per i 12 mesi successivi. Se hai appena fondato una startup e non hai esperienze precedenti, devi stimare le vendite totali, il prezzo unitario dei prodotti e fare ricerche di mercato per capire che somma può aspettarsi di guadagnare un'attività delle dimensioni simili alla tua.
- Ricorda che le previsioni sui ricavi non sono quasi mai precise. Cerca di fornire la stima migliore possibile in base alle tue conoscenze.^{[3]
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- Fai sempre stime conservative. Questo significa che devi considerare i limiti inferiori del possibile intervallo tra i valori del volume delle vendite e del prezzo unitario.
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Fai delle ricerche di mercato per stabilire un prezzo. È particolarmente importante per le nuove aziende. Studia le attività locali che offrono beni e servizi simili ai tuoi. Prendi nota dei prezzi di quei prodotti.
- Ad esempio, immagina di essere uno psicologo e di aprire uno studio. I terapisti della tua zona hanno tariffe da 100 € a 200 € l'ora. Confronta le tue qualifiche, l'esperienza e i servizi che offri a quelli della concorrenza e stima il tuo prezzo. Potresti decidere che è saggio partire da 100 €.
- Se offri più prodotti e servizi, fai ricerche su tutti.
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Stima il volume delle vendite. Questo valore indica quante unità di prodotto venderai. I ricavi sono pari al prezzo unitario moltiplicato il numero di beni o servizi offerti. Di conseguenza, devi stimare quanti prodotti venderai in un anno.^{[4]
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- Hai già dei clienti o dei contratti? Se la risposta è sì, includili nella stima. Potrai presumere che il passaparola dei clienti e il marketing ti consentiranno di aumentare il volume delle vendite nel corso dell'anno.
- Confronta la tua attività con altre già esistenti. Se hai dei colleghi con aziende ben avviate, chiedi loro quanto vendevano all'inizio. Per uno studio terapico, i tuoi colleghi potrebbero dirti che nel primo anno avevano in media 10 ore di sedute a settimana.
- Considera i fattori che determinano il volume delle vendite. Ad esempio, se sei uno psicologo e vuoi aprire uno studio privato, saranno la tua reputazione, le raccomandazioni e la pubblicità a portarti clienti. Puoi decidere che in base alle tue risorse, un nuovo cliente ogni due settimane sia una stima ragionevole. Puoi proseguire prevedendo che ogni cliente pagherà per un'ora a settimana e continuerà a fare sedute per una media di sei mesi.
- Di nuovo, ricorda che le previsioni sui ricavi sono puramente stime.
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Utilizza i dati storici. Questo è molto importante se hai un'azienda ben avviata. Una strategia efficace per le previsioni è considerare i ricavi dell'anno precedente, poi esaminare i cambiamenti che avverranno nei prossimi dodici mesi.
- Considera i prezzi. Hai motivo di pensare che aumenteranno o diminuiranno?
- Considera il volume. Un numero maggiore di persone acquisterà i tuoi prodotti o servizi? Se la tua azienda è cresciuta del 2% ogni anno, puoi presumere che il trend continuerà anche nei 12 mesi seguenti, a meno che non ci siano grandi cambiamenti. Se hai intenzione di pubblicizzare molto i tuoi servizi, puoi prevedere una crescita superiore, ad esempio del 3%.
- Considera il mercato del tuo settore. È in espansione? Ad esempio, immagina di avere un bar in un quartiere del centro. Potresti sapere che il quartiere sta crescendo rapidamente perché sempre più persone si trasferiscono lì. Questo è un buon motivo per prevedere una crescita della tua azienda.
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Creare il Budget

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Scarica un modello da internet. Si tratta del modo migliore per iniziare a creare un budget. Un modello contiene tutte le informazioni disponibili e il tuo compito sarà semplicemente riempire gli spazi con le stime. In questo modo, non dovrai perdere tempo per creare tabelle complicate.^{[5]
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- Se hai difficoltà, consulta un contabile. I commercialisti e i contabili sono in grado di aiutare le imprese nella creazione di un budget e, dietro compenso, possono assisterti in tutti gli aspetti della questione.
- Basta una semplice ricerca "modello budget aziendale" per trovare migliaia di risultati. Puoi persino trovare modelli personalizzati per il tipo specifico di attività che hai.
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Decidi il margine di profitto che vuoi ottenere. Il margine equivale ai ricavi meno le spese totali. Ad esempio, se hai stimato che la tua impresa otterrà 100.000 € dalle vendite e dovrà sostenere costi pari a 90.000 €, il profitto sarà di 10.000 €. In questo caso, il margine è del 10%.
- Fai delle ricerche su internet o chiedi a un consulente finanziario quale dovrebbe essere il margine tipico per un'attività come la tua.
- Se 10% è il valore tipico per il tuo settore, considera che se hai stimato 100.000 € per i ricavi, le tue spese non devono superare i 90.000 €.
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Determina i costi fissi. Sono le spese che restano generalmente invariate durante l'anno e includono voci come affitto, assicurazione e tasse sugli immobili.
- Somma tutte queste spese per conoscere i costi fissi per l'anno seguente.
- Se hai a disposizione i dati finanziari del passato, utilizza i costi fissi e modificali in base agli aumenti dell'affitto, delle bollette o all'introduzione di nuove spese.
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Stima i costi variabili. Il costo delle materie prime e dell'inventario per realizzare le vendite è il costo variabile principale. Ad esempio, se hai una concessionaria d'auto, includerai l'inventario che acquisti e vendi tutti gli anni.^{[6]
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- Questo valore varia in base al volume delle vendite e per questo è definito costo variabile. Puoi usare la previsione dei ricavi per determinarlo. Ad esempio, se prevedi di vendere 12 auto nel primo anno, i costi d'inventario saranno l'acquisto di quelle 12 auto.
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Stima i costi semi-variabili. Sono le spese che di solito hanno una componente fissa, ma variano anche in base al volume di vendita. Ad esempio, i piani tariffari telefonici o di internet hanno costi fissi, più maggiorazioni per l'utilizzo oltre una certa franchigia. Anche gli stipendi sono un esempio. Potresti prevedere un salario per un dipendente, ma gli straordinari e le ore extra dovuti a un maggior volume di lavoro possono far salire quel costo.^{[7]
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- Somma tutti i costi semi-variabili stimati.
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Somma i tre tipi di costo e fai delle modifiche. Una volta ottenuti i totali di ciascun tipo di costo, sommali insieme. Otterrai così le spese annuali totali. A questo punto, puoi porti delle domande importanti.
- I costi totali sono inferiori ai ricavi?
- I costi totali garantiscono un profitto di margine uguale o superiore all'obiettivo?
- Se la risposta a una di queste domande è no, devi fare dei tagli. Per riuscirci, analizza tutti i costi e trova elementi di cui puoi fare a meno. Il costo del lavoro è una delle aree più flessibili in cui ottenere un risparmio (anche se rischierai di far arrabbiare i tuoi dipendenti pagandoli meno). Puoi anche trovare stabili con affitti più bassi o ridurre il costo delle bollette.
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