Come Creare un Database Clienti

Un database clienti può risparmiarti tempo e fatica, permettendoti di registrare informazioni aziendali utilissime da utilizzare magari in ricerche di mercato, supporto clienti e contabilità. Anche se in commercio esiste una gamma di prodotti professionali per creare ed organizzare database con facilità, ti consigliamo di leggere questa guida per imparare le basi.

Passaggi

1
Acquista un software di creazione database. Scegli un prodotto compatibile con i tuoi strumenti software e programmi di word processing, sarà più facile importare ed esportare dati. In questo modo, eviterai di dover inserire a mano tutti i dati nelle tabelle.
2
Decidi il tipo di informazione da conservare nel database. La maggior parte dei database includono informazioni come il nome dell’azienda, indirizzo email, indirizzo di lavoro o residenza, telefono, fax e email, oltre a dati aggiuntivi come termini di contratto, prezzi, note ed assegnazioni da svolgere.
3
Un database offre grandi possibilità. Oltre al fornire la tua azienda di una fonte centralizzata di dati, pensa a quanti tipi di rapporti diversi è possibile creare utilizzando questi dati. Se ad esempio intendi utilizzare il database come lista contatti per inviare email, creare mailing-list o inviare comunicazioni generali attraverso fax, telefono o altri mezzi, potrai facilmente estrapolare i dati di cui hai bisogno dal database.
4
Organizza i dati. Crea un semplice template in cui inserire in sequenza dati come nomi e indirizzi. In questo modo sarà facile passare da un dato all’altro e inserire velocemente nuovi clienti.
5
Imposta le autorizzazioni su ogni campo dati. Incluse autorizzazioni come quali campi verranno stampati nei rapporti e quali tipi di dato possano essere cercati nel database. Assegnare l’autorizzazione giusta ad ogni campo ti farà risparmiare tempo quando avrai bisogno di cercare un determinato dato.
6
Formatta il rapporto. In genere è sufficiente utilizzare sempre gli stessi formati che trovi già preconfezionati nel software, anche se è possibile creare delle formattazioni personalizzate in cui includere campi come “posizione nell’organico” ed impostare autorizzazioni e livelli di accesso ai dati.
7
Stabilisci dei diritti e delle credenziali di accesso. Un buon database include la possibilità di creare delle credenziali di accesso in modo da permettere solo agli utenti autorizzati di poter reperire le informazioni nel database. Inoltre, assegnare un livello diverso per ogni utente farà in modo che ogni utente possa visualizzare solo il tipo di informazione a lui consentita.
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Prima di utilizzare un database nella tua azienda. Rivedilo e provalo. Utilizza una versione beta da distribuire per prova solo ad un piccolo gruppo di impiegati per assicurarti che tutto funzioni come dovrebbe. Raccogli suggerimenti e rendi il database disponibile a tutti solo quando sarai sicuro che funzioni bene e svolga tutte le funzioni richieste dalla tua azienda.

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Consigli

Disegna il database in modo che ci sia sempre posto per aggiungere altri campi e dati, visto che le necessità della tua azienda potrebbero cambiare col tempo. In questo modo, sarà possibile continuare ad usare il database per diversi anni, prima di doverlo rimpiazzare con uno più morderno.
Non sorprenderti se la creazione di un database clienti richiede tempo. Infatti, pur utilizzando software che ti facilitano il compito, potrebbero volerci settimane prima di trovare il formato ideale.