Come Creare un Evento di Successo per Stabilire una Rete di Contatti

È vero: tendiamo ad acquistare da persone che ci piacciono e di cui ci fidiamo, e questo è uno dei motivi per cui una rete di contatti di successo è importante per accrescere la tua clientela.

Passaggi

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Abbi un obiettivo chiaro. Devi conoscere lo scopo dell'evento con cui vuoi stabilire una rete di contatti, e considerarlo dal punto di vista di tutte le persone coinvolte. Per esempio, se l'obiettivo è che tutti trovino dei potenziali clienti o delle referenze, valuta la strategia migliore per fare in modo che ognuno ottenga ciò che gli serve.
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Stabilisci la portata. Con "portata" ci riferiamo alle dimensioni e all'industria. Quante persone comprenderai nell'evento? Hai intenzione di creare una tavola rotonda dove le persone, a turno, spiegano quello che fanno e per quale tipo di nuovi clienti si sono messi sul mercato? Oppure immagini un grande raduno in cui i contatti si stabiliscono liberamente, con un imponente scambio di biglietti da visita? Forse un evento dove si stringono conoscenze velocemente è più nel tuo stile. Stai considerando l'idea di organizzare delle riunioni mensili, con cadenza regolare, o semplicemente un evento isolato? Ognuno di questi tipi di evento può avere un notevole successo, ma, dopo che avrai stabilito la portata, sarà utile pianificarne i dettagli di conseguenza.
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Fissa la data. Se stai organizzando un evento di grande o media portata, devi avvisare le persone, in modo che possano segnare la data sul loro calendario.
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Prenota un luogo d'incontro. Ora che hai stabilito l'obiettivo, lo stile e la portata del tuo evento, il passo successivo è quello di prenotare una sede, e ti conviene farlo al più presto possibile.
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Diffondi la voce. Potrebbe sembrare ovvio, ma saresti sorpreso di sapere quante persone iniziano a organizzare con le migliori intenzioni un evento, che alla fine si rivela un "incontro segreto". In altre parole, nessuno sapeva dell'incontro, tranne te e un paio di contatti vicini.
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Organizza accuratamente il rinfresco. Ricorda: questo è un incontro per stabilire una rete di contatti, non un intrattimento. Le persone sono qui per conoscersi, presentarsi e trovare nuovi contatti d'affari, non per abbuffarsi. Offri un rinfresco leggero e facile da mangiare (una buona regola generale è: niente che richieda l'uso di una forchetta o che si impigli tra i denti).
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Prepara i partecipanti. È una buona idea lasciare che i tuoi invitati sappiano cosa aspettarsi. Se, per esempio, stai organizzando un piccolo evento a casa di qualcuno, fai sapere ai partecipanti quante persone saranno presenti, in modo che possano programmare di portare con sé abbastanza biglietti da visita e qualche volantino, depliant, brochure, ecc. da distribuire.
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Stabilisci l'ordine del giorno. Ecco una possibilità: 19:00-19:15 incontri e presentazioni; 19:15-19:20 benvenuto e introduzione; 19:20-20:30 ogni partecipante prende a turno la parola per 5-7 minuti; 20:30-21:00 contatti sociali liberi.
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Agevola la socializzazione. La chiave per qualunque evento di successo è la socializzazione in tutto il gruppo. Ogni volta che riunisci un gruppo di persone, ci saranno quasi sempre quelli che socializzano con facilità, facendosi strada attraverso la stanza stringendo legami e instaurando rapporti, mentre altri si sentiranno un po' nervosi o insicuri in una stanza dove non conoscono nessuno.
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Promuovi te stesso. Non cadere nella trappola in cui si trovano invischiati molti coordinatori di eventi: solo perché hai coordinato l'evento, non significa che tu debba evitare di promuovere te stesso.
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Lascia un ricordo. "Lontano dagli occhi, lontano dal cuore" è semplice natura umana, quindi è importante avere qualcosa da lasciare ai tuoi partecipanti; altrimenti, tutto il tempo e il duro lavoro che hai investito nell'evento potrebbe essere inutili.
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Raccogli le opinioni. Potresti pensare che il tuo evento sia stato un successo strepitoso, ma la percezione è tutto: quindi è una buona idea raccogliere qualche opinione anche dagli altri partecipanti.
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Persevera. Segui i contatti e i legami che hai stabilito, e incoraggia i partecipanti dello stesso gruppo a fare lo stesso. C'è un detto che dice: "La fortuna sta nella perseveranza". Chiama i tuoi contatti e di' loro che ti ha fatto piacere incontrarli. Trova dei modi in cui potreste giovare reciprocamente ai vostri affari. Invia e richiedi referenze. Sii specifico sulle tue necessità.

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Consigli

Prepara dei volantini o degli opuscoli da distribuire non solo ai tuoi contatti, ma anche ai contatti dei tuoi contatti.
Creare un evento per una rete di contatti non dovrebbe avere solamente lo scopo di trovare nuovi clienti tra i membri del gruppo, ma anche quello di generare fiducia e dare alle persone lo spazio per conoscersi.
In alternativa, per un evento più grande, potresti scegliere di dare un rinfresco offerto da uno sponsor oppure da una compagnia locale (o un venditore alimentare).
Puoi agevolare la socializzazione avvicinandoti con cordialità e gentilezza a quelli che sembrano un po' "persi" e avviando una conversazione. Chiedi loro quello che fanno e quali caratteristiche dovrebbe avere il loro cliente ideale, e presentali a una persona vicina (anche se nemmeno tu conosci quella persona e devi presentare te stesso allo stesso tempo). Poi puoi lasciare assieme queste persone che si sono appena conosciute e ripetere la cosa altrove, se necessario.
Anche se nel tuo evento i contatti vengono stabiliti liberamente, potresti fare un annuncio ogni 30 minuti per presentare te stesso, ringraziare tutti della loro presenza, ringraziare lo sponsor per aver offerto cibi e bevande, e incoraggiare ognuno a socializzare.
In alternativa, se hai bisogno di strumenti audiovisivi, potresti prenotare la sala per banchetti di un ristorante, la sala congressi di un albergo, o le strutture per incontri della comunità locale, come una biblioteca (alcune biblioteche pubbliche dispongono di stanze che sono perfette per un raduno di questo genere) o la sede del circolo del quartiere (se si tratta della zona in cui abiti e paghi la tua quota della "homeowner association", l'associazione dei proprietari di case, prenotare una struttura potrebbe costarti meno di quanto pensi).
Se hai intenzione di creare degli incontri regolari, sarebbe bene far conoscere a tutti la data e il luogo del prossimo incontro, in modo che possano segnarlo sul calendario.
Non preoccuparti se inviti più persone di quante tu possa ospitarne: limitati a diffondere la voce.
L'obiettivo del tuo evento potrebbe semplicemente essere di aiutare tutti a espandere la propria rete di contatti. Qualunque sia lo scopo che hai in mente, fai in modo che costituisca la forza ispiratrice delle decisioni che prendi in merito alla gestione logistica dell'evento.
In una riunione piccola e intima, puoi concludere la serata con una nota sentimentale come questa: "Vorrei ringraziare tutti per essere venuti questa sera e per aver condiviso con noi le vostre idee. Durante i vostri impegni nella vita, vi chiedo per favore di pensare a questo gruppo e di fornire referenze ogni volta che vi sembra appropriato, ricordando che qualunque cosa trasmettiate vi verrà restituita in abbondanza. Vorrei ringraziare il nostro sponsor, _________ (se non ne avete uno, cita la tua compagnia, visto che sei stato tu a investire tempo, denaro ed energie nella coordinazione dell'evento) per aver reso disponibile e gratuito questo evento. E vorrei ricordarvi di proseguire e passare all'azione: tenetevi in contatto tra di voi e con me, e fateci sapere come vi sta andando e se le nostre referenze hanno successo. Grazie e buona notte".
Se ti accorgi che stai raggiungendo un alto numero di adesioni avvicinandoti alla massima capacità, puoi ridurre per un po' il numero degli inviti.
Alcuni modi in cui puoi promuovere te stesso: prepara delle borse col "bottino", contenenti informazioni sulla tua azienda, da dare a ogni partecipante; dai un volantino a ogni partecipante nel momento in cui lascia l'evento; se si tratta di un grande raduno e hai in programma di fare degli annunci, cita i tuoi prodotti o servizi; distribuisci i tuoi biglietti da visita.
A seconda delle dimensioni del tuo evento, potresti comprare degli annunci pubblicitari mirati su Facebook con la modalità pay per click, oppure affiggere dei volantini nella zona circostante.
Se il tuo evento è aperto al pubblico, assicurati di aggiungerlo a siti specifici del luogo, come Meetup.com.
Stai cercando di mantenere basso il costo dell'evento (o addirittura gratuito)? I gruppi più piccoli possono riunirsi a casa tua (o in quella di qualcun altro) oppure in un ristorante, una caffetteria o una gelateria.
Potresti avviare conversazioni individuali, inviare un veloce questionario via e-mail o limitarti a domandare in giro. Assicurati comunque di chiedere opinioni specifiche riguardo agli eventuali miglioramenti che si possono apportare a un evento futuro.
Per le riunioni più grandi, dove le persone se ne vanno in momenti diversi dell'evento, una "borsa del bottino" è un ottimo ricordo da lasciare. Molte volte, gli agenti delle assicurazioni o di altre copagnie forniscono le borse (con le loro informazioni pubblicitarie stampate all'esterno), e puoi far sapere in anticipo ai partecipanti che possono presentare articoli (pezzi pubblicitari, biglietti da visita, volantini, buoni, campioni, ecc.) per le borse che verranno distribuite ai partecipanti.
Molte persone non faranno che sgranocchiare qualcosa; quindi servi solo spuntini semplici: acqua e caffè, cracker e formaggio, magari un po' di frutta. Questa spesa dovrebbe essere minima.

Avvertenze

Evita antipasti che contengano aglio o cipolla, o qualunque altro sapore forte che potrebbe mettere a disagio i partecipanti nel parlare da vicino ad altri mentre stabiliscono dei contatti.
Non sottovalutare il terzo passaggio ("Fissa la data"): oggigiorno tutti sono pieni di impegni e quanto prima sei in grado di far sapere alle persone quando si verificherà l'evento, maggiori saranno le probabilità che possano condividere l'invito con un amico o un collega o due.
Se scegli una sede all'aperto, assicurati di avere un piano di riserva nel caso che il tempo sia inclemente, e fallo conoscere in anticipo alle persone.
Visto che certamente non hai alcuna intenzione di restare bloccato con qualcuno facendogli da babysitter per tutta la sera, compiere un gesto gentile come avvicinarti e avviare una conversazione può fare in modo che un principiante che fatica a socializzare o una persona timida si sentano a proprio agio e continuino a stabilire contatti per conto proprio.