Come Creare uno Schedario

Se ti capita di lottare per tenere sotto controllo la lista delle cose da fare e stai perdendo del tempo produttivo nel tentativo di organizzare tutto, uno schedario può aiutarti a gestire ogni singolo impegno. Infatti, ti permette di suddividere i tuoi compiti e i tuoi documenti su base quotidiana, settimanale e/o mensile. Gli schedari sono strumenti utili per organizzare i documenti e le bollette di casa, gli appuntamenti di lavoro e personali o le telefonate e le e-mail lavorative. Continua a leggere per scoprire come creare uno schedario tradizionale o uno elettronico, affidandoti a efficaci servizi digitali.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Creare uno Schedario Cartaceo

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Procurati tutto l'occorrente. Avrai bisogno di un armadietto classificatore o di un supporto per cartelle sospese e di 43 cartelline. Questo ti consentirà di creare una cartellina per ciascun mese, nelle quali inserirai 31 cartelline provviste di spaziatori, uno per ogni singolo giorno del mese ^{[1]
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- Esiste una varietà di modi in cui puoi realizzare uno schedario, ma quello illustrato in questo articolo generalmente è il più diffuso e facile da organizzare.
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Etichetta le cartelline. Dovrai etichettarne 12, ognuna dedicata a un mese. All'interno di ogni cartellina, dovrai inserire 31 cartelline provviste di divisori di cartoncino, ognuno dedicato a un giorno del mese.
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Organizza le cartelline. Indica il mese dell'anno a cui fanno riferimento, cominciando con la data di inizio del processo. Per esempio, se oggi è 15 giugno, inserisci 15-31 cartelline con divisori nella cartellina di giugno e 1-14 in quella di luglio.
- Nota: giugno ha solo 30 giorni, ma tieni comunque la cartellina con il divisore numero 31 nella cartellina mensile, così potrai spostarla con facilità nella successiva senza troppa confusione.
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Riempi le cartelline. Adesso che sono state organizzate, è giunto il momento di sistemarle. Disponi tutto quello che devi ricordare nella cartellina appropriata. Puoi inserirci post-it e promemoria vari, bollette, lettere o qualsiasi altro foglio di tuo interesse in un dato giorno.
- Metti tutti i documenti che ti serviranno in futuro nelle cartelline mensili appropriate. Quando un certo mese inizierà, potrai suddividere i vari elementi nelle cartelline quotidiane giuste.
- Se un impegno si porterà via diversi giorni, accertati di inserire il documento nella cartellina del primo giorno in cui ti ci dedicherai, non quello della scadenza!
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Tieni a portata di mano l'armadietto. Questo sistema ti tornerà utile solo se sarà di facile accesso. Dovresti posizionarlo nell'area in cui sei solito lavorare. Ciò ti permetterà di accedere ai documenti senza doverti alzare, il che potrebbe scoraggiare un uso costante ^{[2]
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Usa le cartelline quotidiane. All'inizio di una giornata, cerca i documenti che ti interessano servendoti del divisore e mettili sulla scrivania, così potrai occupartene. Quando ne completi uno, archivialo permanentemente, o buttalo. Giorno dopo giorno, sposta le cartelline quotidiane vuote nella cartellina mensile successiva.

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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Usare i Google Calendar

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Apri la app di Google Calendar sul web. Puoi usarlo in congiunzione con Gmail per creare uno schedario digitale, che ti ricorderà di controllarlo quotidianamente. A questo scopo, avrai bisogno di un account su Google, aprirlo è gratuito.
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Crea un nuovo calendario. Se vuoi facilitarti la separazione degli elementi dello schedario da quelli della normale agenda, realizzare un nuovo calendario ti permetterà di aggiungere elementi che potrai visualizzare in maniera più ordinata, distinguendoli nettamente da quelli di altri calendari. Avrai inoltre la possibilità di scegliere delle impostazioni diverse per i vari elementi.
- Guarda il menu sulla sinistra e clicca sulla freccetta che si trova di fianco a “I miei calendari”
- Seleziona “Crea nuovo calendario”.
- Dai un titolo al calendario, come “Schedario”. Puoi aggiungere una breve descrizione se ti va.
- Clicca sul tasto che dice "Crea Calendario" quando avrai finito.
- Disattiva il calendario principale quando crei ed elabori gli incarichi dello schedario. Questo ti permetterà di assicurarti che ogni evento finisca nel calendario corretto. Puoi selezionare il calendario di tuo interesse cliccando sul box colorato che si trova al lato del nome del calendario, nel menu a scorrimento de “I miei calendari”.
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Crea eventi quotidiani. Per ogni elemento dello schedario quotidiano, crea gli incarichi ai quali ti dedicherai. Come farlo? Vai nella sezione che ti permette di visualizzare l'intera settimana e cerca le barre sottili nella parte superiore del calendario: ne troverai una sotto ogni giorno della settimana.
- Clicca sulle barre bianche corrispondenti ai diversi orari della giornata per aprire una finestra pop-up chiamata “Nuovo Evento”. Clicca sul link “Modifica Evento” per accedere alla sezione nella quale potrai aggiungere tutti i dettagli.
- Inserisci tutti i dettagli riguardanti questo elemento dello schedario. Scrivi un titolo, gli eventuali indirizzi pertinenti, una descrizione dettagliata che includa e-mail o siti web che potrebbero servirti. Puoi anche copiare e incollare degli estratti dai documenti che ti torneranno utili.
- Aggiungi un colore se vuoi migliorare l'organizzazione visiva.
- Se c'è un promemoria, eliminalo. Dovrai impostarne uno diverso.
- Come avviene con uno schedario classico, assicurati di inserire ogni elemento nel giorno in cui dovrai iniziare a occupartene, non in quello della scadenza.
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Ricevi quotidianamente tutti i dati della tua agenda. Una volta che avrai inserito tutti i tuoi incarichi nel calendario, puoi optare per l'impostazione che ti invierà un promemoria quotidiano via e-mail, riassumendo tutto quello che dovrai fare. Per attivare questa funzione, clicca sull'icona che somiglia a una ruota dentata; si trova nell'angolo destro superiore. Seleziona “Impostazioni”.
- Clicca sul tab dei calendari e poi sul link “Promemoria e notifiche” correlato al tuo schedario digitale.
- Spunta il quadratino che si chiama “Agenda giornaliera”. Ti verrà mandata una lista di tutti gli impegni previsti per un dato giorno sul tuo account Gmail, alle 5 di mattina. Puoi rivedere questa lista non appena inizi la giornata ^{[3]
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Continua a inserire gli incarichi previsti nei giorni a venire. Raccogliendo più elementi nello schedario, assicurati di introdurli nei giorni appropriati. Cerca di fare un controllo generale una o due volte al mese, per assicurarti che sia tutto ok.
- Se ti ritrovi a ripetere parecchio certi elementi, puoi programmarli affinché si ripetano automaticamente, così non dovrai aggiungerli ogni volta.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Usare Evernote

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Crea 12 taccuini. Evernote è un servizio di archiviazione gratuito che ti permette di creare note e di suddividerle in taccuini. Puoi usare il sistema di archiviazione virtuale per creare uno schedario molto simile a uno cartaceo. Per cominciare, realizza 12 taccuini ed etichettali per mese (scrivi prima il numero, poi il nome). Inserisci uno 0 prima di ogni singolo numero che ti serve a indicare il mese, in modo da ordinarli correttamente.
- Per esempio, “01 Gennaio, 02 Febbraio, 03 Marzo, 09 Settembre, 10 Ottobre, ecc.”.
- Per creare nuovi taccuini, clicca sulla freccetta al lato dell'intestazione "Taccuini", nel menu sulla sinistra. Successivamente, clicca su “Nuovo Taccuino...”.
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Impila i taccuini. Dopo averli creati, inizia a metterli da parte. Trascina quello chiamato “02 Febbraio” su quello intitolato “01 Gennaio”. Ti verrà richiesto di dare un nome alla pila. Chiamala “.Schedario”. Il “.” ti assicura che la raccolta di taccuini rimanga sulla cima della lista.
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Crea note per ogni singolo giorno del mese. Clicca sul taccuino corrispondente al mese attuale e poi sul tasto “+ Nuova nota”. Intitola “01” la prima nota del primo giorno del mese. Ripetilo per ogni giorno, finché non avrai note quotidiane per tutto il mese.
- Quando finisci di creare una nota, clicca sul menu “Vedi opzioni”, sul fondo della finestra, e seleziona “Titolo (in ordine ascendente)”. Questo classificherà la lista delle note, così rimarranno nell'ordine corretto.
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Riempi le note. Ora che la struttura è stata determinata, puoi iniziare a scrivere tutte le informazioni necessarie nelle note. Come succede con uno schedario comune, assicurati di inserire tutti gli elementi che ti servono nel giorno in cui devi iniziare a occuparti di un progetto, non in quello della scadenza.
- Aggiungi dei tag per aiutarti nella ricerca e nell'organizzazione delle informazioni dei diversi documenti dello schedario.
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Aggiungi i promemoria. Usa l'icona raffigurante una sveglia che si trova nella parte superiore della nota per impostare l'invio di un promemoria via e-mail. Una volta che ti metterai al lavoro, ti verrà mandata la lista della tua routine per quel dato giorno, e non avrai bisogno di altro ^{[4]
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Consigli

Se ti ritrovi ancora a lottare con il volume quotidiano dello schedario, creane uno separato, suddiviso in giorni, settimane o mesi, per ogni gruppo di incarichi che devi portare a termine. Etichettali tutti chiaramente, indicando il loro scopo. Per esempio, potresti crearne uno per le bollette da pagare e un altro per le persone da contattare.