Come Essere un Segretario Efficiente e Organizzato

La descrizione di un bravo segretario? È scrupoloso, attento e ben organizzato. Dovrebbe essere in grado di esprimersi correttamente, sia al telefono sia via e-mail, in modo che sia chiaro quello che dice. Riuscendo a rispettare tutti questi requisiti e a fare un buon lavoro, è possibile rivestire un ruolo indispensabile nel team. In questo modo il posto verrà mantenuto e sarà sempre interessante andare in ufficio.

Passaggi

1
Sii sempre puntuale. Questo aspetto ti offre l'opportunità di soddisfare il tuo capo, mentre i ritardi non ti permetteranno di farti una bella reputazione.
2
Preparati sempre a rispondere alle domande inattese, ma anche a quelle attese. Questo è fondamentale per dare al tuo capo le informazioni che gli servono durante le riunioni e in altre occasioni. Potrebbe inoltre chiederti di scrivere un intero discorso per lui. Rimanere sulla carreggiata giusta per soddisfare i suoi obiettivi e la direzione presa dalla compagnia ti consentirà di fare un buon lavoro e di essere indispensabile.
3
Devi essere sempre al corrente di quello che ha in programma il capo. Se ha un incontro e se ne dimentica, dovresti essere tu quello che mezz'ora prima (o un'ora, dipende dall'organizzazione e dagli impegni che ha) va a ricordargli di prepararsi.
4
Preparati a rispondere alle sue telefonate. Fallo ogni volta che ti chiama: è importante essere sempre a sua disposizione. Prepara un saluto standard da usare quando rispondi al posto suo, questo per massimizzare le relazioni pubbliche dell'impresa in sua assenza. Ecco un esempio: “Pronto, [nome dell'ufficio, del tuo capo o della compagnia]. Sono il suo segretario. Come posso aiutarla?”. Chiedi il nome e il numero di telefono del tuo interlocutore, informandoti anche sul momento migliore in cui può essere richiamato. In seguito, avvisa il prima possibile il capo, così potrà occuparsene. È una buona pratica nel mondo degli affari e gli permetterà di fare bella figura, dal momento che si farà sentire subito con il cliente (o con chiunque altro) grazie alla tua diligenza. Ovviamente sono tutti punti a tuo vantaggio.

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Consigli

Cerca di fare il possibile, anche quando non pensi di essere pronto.
Usa sempre gli strumenti di controllo ortografico. Non c'è niente di peggio che mandare un documento che sarà di dominio pubblico pieno di errori grammaticali. Sia tu sia la compagnia farete una brutta figura, perché sembrerà che non siate colti o che non rispettiate gli altri.
Indossa vestiti appropriati all'ufficio e sii un modello di organizzazione. Ricorda che sarai l'immagine della compagnia.
Fai subito ed efficacemente quello che dice il capo e dimostra iniziativa al di là dei soliti compiti, così non dovrà guidarti sempre.
Sii sempre educato nei confronti di tutti.