Come Essere un Supervisore Efficiente

In ogni ambito sono necessari dei supervisori efficienti, soprattutto quando gli impiegati hanno bisogno di essere guidati e coordinati per portare a termine le attività, servire i clienti e rispettare le scadenze. All'interno delle corporazioni, nelle organizzazioni pubbliche e private, così come nelle istituzioni educative il ruolo del supervisore è indispensabile, tuttavia non è alla portata di tutti: il supervisore deve essere un comunicatore efficace, deve riuscire a motivare gli impiegati e deve improvvisare per risolvere i problemi inaspettati. Per trarre il meglio da ogni dipendente, il supervisore deve essere capace di individuare i loro punti di forza e le loro necessità. Ecco quali sono le strategie giuste per diventare un supervisore efficiente.

Passaggi

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    Comunica in modo chiaro, efficiente e rispettoso. Innanzitutto devi chiarire le aspettative riguardanti il reparto o il settore di cui ti occupi. L'organizzazione cosa si aspetta esattamente dal tuo gruppo?
    • Ascolta attentamente. Se ti mostri interessato alle idee e alle preoccupazioni altrui, riuscirai a comprendere a fondo le situazioni e prenderai decisioni migliori. Trova il tempo - e un luogo adatto - per ascoltare gli impiegati: è un aspetto cruciale se vuoi essere davvero un comunicatore capace. Offrendo ai lavoratori tutta la tua attenzione, si sentiranno rispettati e saranno più inclini a seguire la tua guida. Dare ordini categorici senza ascoltare alcuna ragione è un atteggiamento che rovina l'impegno e l'entusiasmo dei lavoratori.
    • Parla in modo chiaro e coinciso. Non usare le e-mail per le direttive o per le ramanzine. Individua quali sono i punti più importanti di cui discutere e riferisci il messaggio di persona o per telefono. Poi, ribadisci il concetto tramite e-mail per essere sicuro di essere stato chiaro, coinciso e rispettoso.
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    Organizza delle riunioni periodiche con gli impiegati. Mostra loro il tuo rispetto rendendoti disponibile quotidianamente o più volte a settimana. Informati sui progetti a cui stanno lavorando durante queste riunioni e chiedi loro in che modo puoi essere di aiuto. Dedica questi incontri periodici all'ascolto dei loro problemi e dei loro trionfi. Parlate insieme dei successi della squadra e fate brainstorming per trovare una soluzione ai nuovi problemi.
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    Dai credito quando è dovuto. Apprezza il lavoro di chi raggiunge i risultati desiderati.
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    Concentrati sui punti di forza degli impiegati. Cerca di notare quali sono i talenti e le abilità di ogni lavoratore e sfrutta i loro punti di forza a favore del progetto o della società. Ad esempio, una persona può essere straordinaria al telefono, ma estremamente lenta quando digita: in tal caso, trova il modo di sfruttare la sua abilità comunicativa per stabilire dei buoni contatti per la società, per aumentare le vendite o per migliorare il servizio clienti.
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    Contribuisci a rafforzare i punti deboli dei lavoratori. Un supervisore efficiente deve supportare gli impiegati, spingendoli a trasformare le debolezze in competenze. Il primo passo è comunicare l'aspetto da migliorare. Ad esempio, un dattilografo lento potrebbe essere incoraggiato a prendere lezioni di dattilografia o potrebbe ricevere mansioni specifiche che lo portino a migliorare questa abilità.
    • Evita di attirare l'attenzione sui punti deboli di una persona se non è necessario. Il lavoratore potrebbe demoralizzarsi.
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    Risolvi i problemi. Sul posto di lavoro i conflitti sono all'ordine del giorno e possono verificarsi tra lavoratori, tra un impiegato e un supervisore, tra un impiegato e un cliente. Per risolvere i problemi in modo efficace devi restare concentrato sui fatti e pensare a soluzioni creative. Evita di focalizzarti sulle emozioni e sulle responsabilità. Rifletti soltanto sui passaggi necessari per calmare i lavoratori e far sì che riprendano le mansioni interrotte.
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    Tieni duro e cerca di essere elastico. Quando le cose vanno male, evita le accuse e le recriminazioni, ma focalizzati soltanto sull'obiettivo, cercando di andare avanti con impegno rinnovato e maggiore concentrazione. Impara dagli errori, dai contrattempi e dai problemi.
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    Stabilisci un sistema per snellire le operazioni. Crea un procedimento per far risparmiare tempo agli impiegati ed evitare gli errori. Specifica in un documento le responsabilità dei vari dipendenti e quali sono i compiti di ciascun impiegato.
    • Organizza delle sessioni di formazione. Investi nella crescita professionale dei tuoi impiegati. Sviluppa dei manuali di formazione per assisterli nei compiti specifici. Consenti delle sessioni di domande e risposte per imparare nuovi compiti.
    • Rendi automatici i compiti più banali. Incoraggia gli impiegati a concentrarsi su progetti più produttivi e coinvolgenti.

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Categorie: Management

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