Il “multitasking” (come viene chiamato negli Stati Uniti), in altre parole fare avanti e indietro tra diverse attività di varia complessità, è diventato una consuetudine sia in ambito domestico sia in ambito lavorativo. A differenza delle generazioni che ci hanno preceduto, non abbiamo mai un attimo libero: usiamo il cellulare mentre guidiamo e perdiamo il controllo dell’auto, siamo sempre più ansiosi e ci sentiamo sopraffatti da varie esigenze; sentirsi estenuati fisicamente e depressi mentalmente è diventata la norma. [1]

Stai svolgendo due lavori contemporaneamente mentre il tuo capo continua ad assegnarti nuovi incarichi. Mentre parli al telefono, ti arrivano tre nuove email. Provi a staccare in tempo per riuscire a fare la spesa prima di rientrare a casa per cena. Il tuo palmare sta per scaricarsi e presto lo sarà anche il cellulare. Il tuo collega viene a chiederti alcune informazioni e il tuo lettore Google è strapieno di messaggi che ancora devi leggere. Passi da un compito all’altro con la velocità e la destrezza di un giocoliere. Congratulazioni: sei un asso del “multitasking”.

Nell’era tecnologica nella quale viviamo, veniamo bombardati da una quantità infinita di informazioni e pretese degli altri per tutto il tempo. Anche adottare un sistema per prendere decisioni in modo rapido e gestire tutti gli obblighi che uno ha nella vita non basta a evitare di farci sentire così sopraffatti da sentirci cadere a pezzi.

Questo articolo non vuole spiegare come fare più cose contemporaneamente (il cosiddetto “multitasking”), ma l’esatto contrario: svolgere le proprie mansioni nel modo più semplice possibile per preservare la propria salute mentale e fisica.

Passaggi

  1. 1
    Cerca di capire perché fare più cose contemporaneamente non è una buona idea.
    • Sii è meno efficienti, perché si deve pensare a una cosa e subito dopo occuparsi dell’altra e ripetere questo processo varie volte.
    • Lavorare in questo modo è più complicato e quindi si è più soggetti a commettere errori e sentirsi stressati.
    • È un modo di lavorare che rende pazzi e, in questo mondo già tanto caotico, dovremmo cercare di ridurre lo stress e trovare una piccola oasi di calma e sanità mentale.
  2. 2
    Smetti di fare più cose contemporaneamente. I passaggi seguenti mostrano come smettere di praticare questo stile di vita e iniziare a svolgere il proprio lavoro in maniera “zen” svolgendo le proprie mansioni con molta più calma.
  3. 3
    Prepara delle liste di cose che hai da fare; ognuna per diversi contesti. Questo significa creare liste diverse per cose come rispondere al telefono, il computer, le commissioni, la casa, le attese, ecc. a seconda della tua situazione personale.
  4. 4
    Usa uno strumento che serve per prendere note. Uno strumento del genere, ad esempio un taccuino, si può usare per prendere delle note sui compiti che devono essere svolti.
  5. 5
    Vedi di avere una casella postale reale e una di posta elettronica. Cerca di avere il minor numero possibile di caselle di posta, in modo che tutta la posta in entrata sia raccolta in un solo posto. In effetti, dovresti avere una sola casella per la posta fisica e un’altra per quella digitale.
  6. 6
    Fai piani per la tua giornata in blocchi di tempo. Tieni dei blocchi aperti in mezzo agli altri per cose urgenti che potrebbero richiedere la tua attenzione. Potresti provare con blocchi di un'ora o di mezz'ora; dipende dalle tue esigenze personali. Oppure prova dei blocchi di quaranta minuti l’uno, con venti minuti tra ciascuno per gli imprevisti.
  7. 7
    La prima cosa che dovresti fare al mattino è di occuparti della cosa più importante che hai da fare. Non fare nient’altro prima di averla finita. Prenditi una breve pausa, e poi passa alla cosa successiva che devi fare per ordine d’importanza. Se riesci a svolgere due o tre di queste mansioni di mattina, il più del lavoro sarà già fatto.
  8. 8
    Quando stai lavorando a qualcosa durante uno dei tuoi “blocchi di tempo”, non lasciare che niente ti distragga. Spegni l'email e stacca Internet, se possibile. Spegni anche il cellulare. Evita di rispondere al telefono, se puoi farlo. Concentrati sul compito che devi svolgere e prova a evitare di preoccuparti di altro mentre ci stai lavorando.
  9. 9
    Se sentissi il bisogno irrefrenabile di controllare la tua email o metterti a fare qualcos’altro, fermati! Respira profondamente. Concentrati. Torna a lavorare sul compito principale che devi svolgere. Se dovesse arrivarti altro lavoro mentre stai lavorando, mettilo da parte per dopo o prendine nota nel tuo taccuino; dopo, torna subito a fare quello che stavi facendo.
  10. 10
    Qualche volta, dopo aver completato del tutto il lavoro, controlla il tuo taccuino e il lavoro che ti è stato lasciato sulla scrivania. Aggiungi i nuovi compiti che hai da svolgere alla tua lista di cose da fare e modifica il tuo piano per la giornata, se necessario. Controlla l’email e le tue altre caselle di posta a intervalli regolari predeterminati.
  11. 11
    Fai qualche respiro profondo, fai stretching e prenditi una pausa di tanto in tanto. Goditi la vita. Esci e apprezza la natura; cerca di tenere la tua mente sana.
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Consigli

  • Ci sono volte in cui non è possibile rimandare del lavoro che ti arriva, fino a dopo che avrai finito di completare quello attuale. In tal caso, prendi nota dei tuoi progressi (se hai il tempo per farlo) e metti da parte tutti i documenti e le note riguardanti quel lavoro (preferibilmente in una cartella apposita di “cose da fare”), Quando tornerai su quel lavoro, potrai controllare le tue note per vedere dov’eri rimasto.
  • Identifica quale sia la fonte che ti fa distrarre di frequente, se c’è ne una. Scopri le cause e cerca di eliminarle.

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Cose che ti Serviranno

  • Liste

Riferimenti

  1. Fonte originale dell’articolo, il generosissimo sito Zen Habits. Vistate il sito per sostenere la libera diffusione dell’informazione.
  2. Crystalinks Multitasking

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