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In un gruppo il ruolo di un facilitatore è molto importante, poiché incoraggia la comunicazione senza influenzare molto la discussione. Quelli di successo sono in grado di controllare e migliorare un gruppo grazie a una buona pianificazione, l'uso delle domande aperte e con l'incoraggiamento.

Metodo 1
Metodo 1 di 3:
Organizzare un Gruppo

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    Annuncia il tuo gruppo. Scegli la migliore modalità di comunicazione per raggiungere chiunque possa esserne interessato. Se possibile, prova attraverso più canali.
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    Ricerca per tempo i possibili argomenti da trattare. Dai un'occhiata online e sui libri per le idee da scegliere riguardo tali argomenti. Se stai conducendo un gruppo di lavoro, fai in modo che tutte le ricerche e le relazioni vengano inviate con un paio di giorni di anticipo, in modo che tutti possano essere sulla stessa lunghezza d'onda al momento della riunione.
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    Acquisisci maggiori capacità di gestione del tempo prima di facilitare un gruppo. Per iniziare e terminare le riunioni è richiesta un tipo di persona diretta, la quale terrà il conto del tempo a disposizione e degli eventuali restanti punti all'ordine del giorno. Indossa sempre un orologio e controllalo di tanto in tanto per assicurarti che tutto proceda come previsto. 

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    Preparati mentalmente per iniziare il tuo lavoro di facilitatore. Può diventare estenuante guidare un gruppo, soprattutto per quanto riguarda temi a carattere professionale ed emozionale. Concediti una notte di buon riposo e pratica alcune tecniche di respirazione profonda prima di iniziare la riunione del gruppo.
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    Allestisci un ambiente che faciliti la discussione. Sedersi tutti in cerchio è un approccio classico, in quanto nessuno viene lasciato fuori. Crea un cerchio di sedie prima che chiunque altro arrivi.
    • Evita un approccio tipo "aula scolastica". Se tutti devono guardare te, ma non possono vedersi tra loro, diventerai più una figura autoritaria e ti verrà più difficile favorire la discussione tra i membri del gruppo.
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    Mantieniti neutrale. Il tuo lavoro è proprio quello di incoraggiare la partecipazione senza influenzarne il risultato. Se sei una persona supponente, sforzati di tenere a freno la lingua durante discussioni politiche o d'opinione personale.
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Metodo 2
Metodo 2 di 3:
Avviare le Discussioni

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    Presentati. Sii breve, ma annuncia le tue qualifiche o l'interesse perché il gruppo abbia successo. Mira a una introduzione della durata di uno o due minuti al massimo.
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    Indica le regole se necessarie per il funzionamento del gruppo. Gruppi come gli Alcolisti Anonimi hanno delle prassi rituali che vanno seguite all'inizio di ogni riunione. Non esagerare con le regole, in quanto potrebbero limitare la libertà d'espressione all'interno del gruppo.
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    Annuncia lo scopo della riunione. Se c'è un determinato obiettivo da raggiungere o un eventuale ordine del giorno, è il momento di comunicarlo. Se necessario, ridefinisci il tempo da dedicare a ogni singolo elemento.
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    Regola la struttura del gruppo di discussione in base al numero dei membri. Se stai gestendo un gruppo piccolo, potresti muoverti in cerchio (Round Robin) in modo che ognuno abbia la possibilità di parlare. Se invece stai gestendo un gruppo grande, potrebbe essere necessario incoraggiare l'alzata di mano o la conversazione libera.
    • Specifica la struttura del gruppo prima di iniziare, cosicché ognuno abbia le stesse aspettative.
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    Non cadere nella trappola dei "comportamenti da maestrino". Ciò avviene quando inizi a rispondere alle domande, esprimi dati di fatto o parli di frequente. La tua funzione è quella di essere parte neutrale, non di fare l'insegnante.
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Metodo 3
Metodo 3 di 3:
Facilitare la Discussione

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    Fai domande aperte. Evita quelle che prevedono una risposta tipo si/no. Se proprio devono dare una risposta del genere, chiedi ai membri del gruppo di elaborarne la ragione.
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    Prosegui con le domande di approfondimento se la discussione non si avvia immediatamente. Una buona sequenza di domande può includere “In che modo ciò cambia quello che senti al riguardo di X,Y,Z?” e “Come credi che ciò possa essere applicato agli altri argomenti di cui stiamo discutendo?”
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    Dividi il gruppo in gruppi più piccoli per progetti o discussioni più confidenziali. Se ti preoccupa che il gruppo sia troppo ampio per favorire un'adeguata partecipazione, il lavoro a piccoli gruppi è un buon modo per incoraggiare tutti i partecipanti a interagire.
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    Dai il tuo incoraggiamento. Favorisci le interazioni costruttive. Ringrazia le persone per i loro contributi.
    • Non essere critico. Anche se il vostro fosse un gruppo d'analisi critica, la critica andrebbe fatta solo a piccole dosi. Fai in modo che ogni commento inizi con un incoraggiamento.
  5. 5
    Suggerisci un'attività d'intrattenimento se prevedi una lunga riunione. Stimola i membri a giocare tra loro, a guardare un video correlato su YouTube o ad alzarsi e fare movimento.
  6. 6
    Media tra le posizioni discordi per trovare un terreno comune. Il tuo compito, come leader del gruppo, è quello di riconoscere le potenziali controversie e cercare di andare avanti in modo produttivo. Dici qualcosa come:
    • "Sembra che ci sia una divergenza di opinioni"
    • "I punti di vista diversi dal nostro sono incoraggiati nel nostro gruppo"
    • "Sembra che entrambi siate molto coinvolti"
    • "Pare che ci si possa trovare d'accordo su X, Y, Z."
  7. 7
    Incoraggia altre persone a condurre le discussioni future. Questo è un buon modo per far sentire ai membri la titolarità del gruppo e dei suoi obiettivi.
  8. 8
    Crea un processo di valutazione. Chiedi di rispondere a un questionario o di discutere eventuali modifiche o problemi con te.
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Cose che ti Serviranno

  • Orologio
  • Ricerche/relazioni
  • Indirizzi di posta elettronica/volantini
  • Sedie in cerchio
  • Scheda di valutazione

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Categorie: Comunicazione
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