Come Fare un Discorso di Successo

In questo Articolo:Eventi per Gruppi PiccoliRiferimenti

"Ah, mi ferisce fino in fondo all'anima quando ascolto un robusto giovanotto imparruccato che riduce a brani un discorso d'amore..."
William Shakespeare: Hamlet - Act 3, Scene 2



Tenere una presentazione davanti a un pubblico, grande o piccolo che sia, può portare a livelli di ansia e stress molti alti. Terrai un discorso di questo tipo davanti ad un gruppo di persone, alcune conosciute altre no. Ti troverai su un palco con gli occhi puntati addosso e il pubblico avrà grandi aspettative altrimenti non sarebbe presente. Ogni parola, ogni sfumatura, il tuo aspetto, il tono della voce per non parlare del contenuto della presentazione: tutto sarà passato al setaccio. Tu sai cosa vuoi dire, conosci il materiale ma avrai sempre quella fastidiosa impressione di dire qualcosa di sbagliato o di esserti macchiato la giacca.


Le presentazioni di affari hanno varie forme. Alcune sono estremamente formali con molte informazioni dettagliate… come fai a essere certo che il pubblico non si perda nei dettagli e si deconcentri? Alcune persone non sono così formali e il difficile diventa il non parlarsi addosso. E che cosa dire degli aspetti tecnici? Cosa farai che il proiettore di diapositive non funziona, hai un piano di emergenza. Il risultato che vuoi ottenere è che una volta uscito, il pubblico ricordi le informazioni che hai comunicato e che abbia una buona impressione della tua presentazione. Questi passaggi offrono delle linee guida su come gestire tutto.

Passaggi

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    Conosci il tuo pubblico e scopri le loro aspettative. Che tu voglia persuaderli o semplicemente informarli, dovrai capire il loro livello di conoscenza e come percepiranno il messaggio. Fare una presentazione per un gruppo di professori delle scuole superiori è piuttosto diverso rispetto a quella per un consiglio direttivo o per un pubblico ostile.
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    Fai delle ricerche approfondite. Devi assolutamente essere padrone dell'argomento. Okay, non il massimo esperto in materia, ma devi conoscere le informazioni essenziali e anche quelle meno vitali. Parlare di cose che le persone già conoscono è la ricetta per la noia. Non è del tutto insolito trascorrere settimane o mesi a raccogliere materiali, scremare opinioni e commenti da parte delle fonti autorevoli e della comunità in generale.
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    Documenta le tue fonti. Da dove ricavi le informazioni è importante quando le informazioni stesse. Senza dati certi e revisionati sei solo una persona con delle opinioni. Il pubblico in questo caso si aspetterà dei fatti e delle proiezioni. La tua opinione personale può essere importante, ma non deve essere l'unica cosa presentata. Non dovrai elencare fonti fino alla nausea (annoieresti e sarebbe sciocco) ma dovrai saper citare le derivazioni se richiesto.
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    Scrivi il tuo discorso. Quelli a braccio vanno bene se sei in piedi su una cassetta in mezzo a un parco. In una stanza con centinaia di persone non puoi permettertelo. Non dovrai proprio "leggere" il tuo discorso anche se non è certo raro, specie se utilizzerai gobbo elettronico. Stampa il tuo discorso a caratteri grandi in modo da poterci vedere senza dare l'apparenza chi sta leggendo. Dovrai sembrare uno che parla al pubblico invece di uno che legge ma questo ti aiuterà ad essere preciso e predeterminato.
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    Prepara le diapositive. Se mostrerai qualcosa di visivo, dovrà essere strutturato in modo da sostenere ciò che dici. Evita di mostrare slide che hanno un numero di dettagli disordinato perché solitamente il supporto visivo ha un grande impatto. Un foglio di lavoro con dozzine di file e colonne non avrà senso. I titoli dovrebbero riflettere il contenuto e richiamare ciò che dici. Mai leggere le diapositive! Le persone sanno leggere da sole. I supporti devono sostenere le tue parole, non copiarle. Ci sono poche cose che puoi fare e che avranno un impatto negativo rispetto a leggere ciò che le persone sanno leggere da sole. Se tutto ciò che sai fare è far partire le diapositive e ripetere a pappagallo quello che c'è scritto sopra, allora il pubblico non ha bisogno di te.
    • Le presentazioni di PowerPoint, le lavagne luminose, quelle classiche e i tabelloni sono tutti aiuti e vanno trattati in quanto tale. Innanzitutto dovrebbero essere visivi, quindi basarsi su grafici, illustrazioni e schemi piuttosto che sul testo. Se le slide hanno molto testo -- o anche qualche breve frase incisiva -- il pubblico passerà il tempo a leggere e concentrarsi su quello invece che su di te. Inoltre, ricorda che sono "aiuti": non potranno fare la presentazione al posto tuo. Il tuo discorso dovrebbe avere più contenuti rispetto alle slide.
    • Non farle troppo piene. Se metti troppe informazioni tutte insieme, il pubblico avrà problemi a concentrarsi. Vai al punto in dieci parole o meno.
    • Non usare troppa grafica flash o animazioni. Distrae l'attenzione dal contenuto informativo e ovviamente devierà l'attenzione da te, l'oratore e da ciò che devi raccontare.
    • Pensa al tempo. Se c'è un limite, accertati di inserire uno spazio per le domande se previste. Meglio ridurre il materiale che non scorrerlo troppo velocemente. coordina la grafica con il discorso. Evita diapositive che non servono o ridondanti come ad esempio quelle introduttive che descrivono la presentazione.
    • Se hai molto materiale da inserire nel lasso di tempo che ti è concesso, mettilo su delle slide extra che proporrai alla fine della presentazione. Quelle diapositive ti saranno utili se durante il momento delle domande, qualcuno chiedesse dettagli. E così sembrerai super preparato!
    • Accertati che gli schemi dei colori delle slide siano appropriati per il tipo di presentazione. In alcune situazioni, il testo scuro su uno sfondo chiaro è il migliore mentre quello chiaro su sfondo scuro è più facile da leggere. Dovresti anche preparare una versione della presentazione in entrambi i modelli, giusto perché non si sa mai….
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    Prova da solo. Fallo in separata sede. Leggi il discorso e guarda la tua presentazione visiva una dozzina di volte. Deve esserti così familiare da sapere quale diapositiva arriverà dopo, cosa dirai per ciascuna, la sequenza stessa… deve essere automatico. Quando inizi ad annoiarti perché la sai a memoria, allora sei pronto per il prossimo passo.
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    Fai una prova generale. Chiedi a qualcuno di cui ti fidi un'opinione onesta. Devono essere persone rappresentative del pubblico che affronterai. Ripeti loro anche tutto il discorso. Fagli prendere degli appunti: in cosa eri confuso e in cosa perfetto? Fai in modo che si concentrino su di te: Stai andando troppo in fretta, troppo piano? Non devi essere "iper" ma nemmeno monotono.
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    Apporta piccole modifiche. Prendi tutto ciò che hai imparato dalla prova generale e apporta dei cambiamenti. Cerca di metterti nei panni del pubblico quando lo fai. Cosa sentiranno quando appaiono le slide sullo schermo?
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    Preparati. Fino ad ora i passaggi hanno riguardato la preparazione della presentazione. Ora è tempo di pensare a te. A meno che tu non lo faccia per vivere, sarai nervoso. Visualizza te stesso davanti alle persone: un lavoro perfetto, applausi, gli ooh e aah. Trova un posto tranquillo, chiudi gli occhi e rivedi la presentazione, immaginati nel pieno controllo senza alcun intoppo. È un passo molto, molto importante, Gli atleti lo fanno ogni volta prima di una gara. È una tecnica ormai assodata [1]. Usala. Dovresti attuarla subito prima di salire sul palco.
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    Introduci la presentazione. Hai fatto un grande lavoro di preparazione, conosci il materiale, hai provato, hai perfezionato la visualizzazione: insomma, sei pronto. Una delle cose più importanti alle quali prestare attenzione è come ti poni fisicamente. Non devi apparire rigido o troppo casual. Dovresti già avere il giusto comportamento e fluidità di movimenti quando fai le prove generali.
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    Presenta il materiale. Ovviamente, questo è il succo del soggetto. Ricorda che sei tu l'esperto. Come riuscire ad evitare la "paura da palcoscenico" varia da persona a persona (avrai sentito quel consiglio di "immaginare il pubblico in mutande") ma l'unica cosa seria da fare è usare il contatto visivo. Una persona, poi un'altra, poi un'altra ecc. Non pensare a loro come ad una massa di persone… stai parlando con una alla volta. Ricorda che la presentazione sei TU.
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    Domande e Risposte. È optional, ma può essere un modo importante per chiare alcuni punti chiave ed essere certo che il pubblico abbia chiaro il messaggio. Come realizzare la parte D&R merita un articolo a parte ma ecco alcune cose da considerare.
    • Devi avere il controllo. Alcune domande saranno poco amichevoli. Quando ti capitano, rispondi con i fatti e vai avanti. Non dare nuovamente la parola a quella persona.
    • Ti potrebbero anche fare delle domande "soft" che in realtà non chiedono niente, perciò stai attento. Sono facili e non necessitano di molto tempo. Non evitarle o passarci sopra ma nemmeno ricamarci sprecando tempo per ripetere ciò che hai già detto. Rispondi con i fatti, dai qualche informazione e passa oltre.
    • Apri la sezione Domande e Risposta con "prima di concludere, ci sono domande". In questo modo avrai una chiusura forte e non una presentazione che lascia il pubblico inattivo.
    • Quando ti fanno una domanda, ripeti la domanda al pubblico in modo che tutti la sentano, poi dai la risposta.
    • Prenditi qualche secondo per formulare una risposta chiara. Sbagliare può portare a dare risposte vaghe o fantasiose che non riflettono bene ciò che hai espresso durante l'orazione.
  13. 13
    Lascia il palco. Ringrazia per l'attenzione, informa il pubblico della presenza di un supporto cartaceo. Se fornisci consultazioni personali menzionalo adesso. Non impiegare troppo tempo in questo fare, hai finito quindi vai.

Eventi per Gruppi Piccoli

I passaggi precedenti riguardavano una presentazione più formale. In quelle meno impegnative considera i seguenti suggerimenti:

  • Ricorda che gli adulti sanno orientarsi da sé. Sei un facilitatore e non un insegnante delle medie.
  • Domanda al pubblico di condividere le esperienze con il gruppo: gli adulti devono imparare a collegare ciò che sanno con la conoscenza di base.
  • Aiuta il tuo pubblico a capire l'importanza dell'argomento rispetto al loro lavoro. Solitamente un adulto è orientato all'obiettivo e apprezzerà un programma educativo organizzato e con elementi ben definiti.
  • Ricorda di mostrare rispetto. Le persone apportano una conoscenza empirica alla tua presentazione e, se permesso loro, la arricchiranno.
  • Controlla l'impulso a interrompersi. In questi ambienti si può perdere il controllo della presentazione se non si rimane concentrati. Questo non vuol dire adottare metodi draconiani dittatoriali, ma accertati che ognuno capisca che tu sei quello che presenta e mantieni il controllo della sala.

Consigli

  • Sicurezza! È quel fascino magico che fa sì che gli altri vogliano ascoltare. Se hai seguito tutti i passaggi fino a questo momenti, tutto andrà bene e non ci sarà nulla di cui preoccuparsi. Guarda dritto il pubblico, parla chiaramente e stai al passo con la tua presentazione.
  • Puoi iniziare con un aneddoto umoristico. Se lo fai accertati di provarlo prima davanti ad altri e registra le loro reazioni. Spesso funziona con il pubblico e rilassa te. Ma se butti lì la battuta senza la sicurezza che funzioni, ti ci vorrà del tempo per riprenderti.
  • Se il pubblico vede più presentazioni perché è una sessione multipla, concentrati su ciò che vuoi ricordino della tua.
  • Se ti sbagli, riprenditi e vai avanti. Non indugiare su ciò che è capitato. È perfettamente ok correggersi, basta proseguire. Non cercare di buttarla sul ridere, tieni conto dell'errore e procedi come se non fosse capitato. Concentrati su presente e futuro, non sul passato.
  • Muoviti mentre parli. Cammina ma non troppo in modo da distrarre. Il movimento e il linguaggio del corpo possono richiamare l'interesse, rafforzare le emozioni delle tue storie e sottolineare il cambio di argomento o di ritmo.
  • Quando usi le diapositive, parti dal bianco e passane una per volta, con un click del mouse. Fai in modo che la precedente non si veda più prima che compaia quella seguente. Un insieme di slide contemporaneamente distrae il pubblico portandolo a continuare a leggere o a tornare indietro invece di ascoltare te. Oscurando le precedenti, sono comunque leggibili se qualcuno (o tu!) ha bisogno di fare un riferimento, ma saranno in sottofondo e quindi il pubblico non ci si concentrerà.
  • Vestiti in modo adatto. Pensa a cosa metterai e preparalo in giorno prima. È una cosa formale? Di affari? Jeans e maglietta? Ciò che indossi dipende in parte dal pubblico e dal materiale. Quello che metterai farà sì che ti apprezzino o meno. Gli abiti troppo stretti o larghi distrarranno il pubblico dalla presentazione. Vuoi che si concentrino sul materiale, non sull'aspetto. Evita completi con design vistosi che manderebbero chi ti ascolta in "vacanza mentalmente" facendo perdere loro parti importanti del discorso.
  • Se è appropriato, ringrazia persone specifiche che stanno partecipando. Cita individualmente i membri per nome come esempio positivo di ciò che vuoi illustrare. Intervista chi ha organizzato la cosa, condividi le tue idee e chiedi esempi al pubblico. E se lo fai, pronuncia i nomi correttamente.
  • Prepara le cartelline. Dovrai fare copie stampate alle delle proiezioni oltre che degli appunti da consegnare al pubblico una volta che hai terminato. Puoi anche farlo come precauzione in caso la tecnologia non collabori.

Avvertenze

  • Non consegnare la presentazione in anticipo. È un errore molto comune. Se lo commetti chi ti ascolta leggerà e non ti guarderà. Perderai l'attenzione e l'impatto.
  • Evita rigorosamente le parole di "pausa". "Um" o "allora" sono le peggiori. Una pausa vera e propria è da preferire piuttosto di una congiunzione sbagliata o di un suono gutturale. Quando usata correttamente, la pausa può essere di grande effetto. Winston Churchill era famoso per le pause drammatiche che metteva in ogni discorso, dopo le quali buttava fuori tutto ciò che doveva dire dando al pubblico l'idea che la frase gli fosse appena venuta in mente.

Informazioni sull'Articolo

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Categorie: Presentazioni

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