Tenere l'inventario è un compito importante in molte aziende. Per inventario si intende l'ammontare dei beni disponibili e la procedura per contarli. Molte aziende fanno controlli periodici dell'inventario per assicurarsi di non esaurire i prodotti più venduti, e per controllare che vi sia corrispondenza tra l'ammontare totale dei prodotti ordinati ed il conteggio fisico dei prodotti presenti in magazzino. Se il risultato della procedura è un eccesso o un ammanco, ciò potrebbe costituire il segnale d'allarme di un problema come per esempio un incorretto rilevamento dell'inventario o un possibile furto subito.

Metodo 1 di 2:
Approccio Generale a un Inventario

  1. 1
    Trova un buon posto dove vi sia abbastanza spazio per fare l'inventario. Può essere un ripostiglio vuoto, un piccolo ufficio o un magazzino.
    • Assicurati che il luogo di tua scelta sia pulito, asciutto e ben illuminato.
    • Assicurati che ci sia abbastanza spazio, e scaffalature sufficienti da contenere i beni da inventariare.
    • Salvaguardia il tuo magazzino chiudendo la porta a fine giornata.
  2. 2
    Sviluppa un sistema d'inventario che funzioni bene per le tue esigenze. I sistemi d'inventario possono variare da qualcosa di molto semplice fino a sistemi elaborati.
    • Organizza il magazzino in modo che i prodotti chiave stiano davanti e siano facilmente accessibili.
    • Tieni insieme i prodotti quando sono dello stesso tipo. Per esempio, se hai in magazzino una varietà di cartucce per stampanti, tienile in un'unica scaffalatura e organizzale in base al produttore e al modello.
    • Etichetta ciascuno scaffale, contenitore o scatola, rendendo facili da trovare i prodotti inventariati.
  3. 3
    Determina quale metodo di rilevazione dell'inventario funziona meglio per le tue esigenze. Ci sono molte opzioni a disposizione.
    • Se l'inventario è piccolo, la cosa più facile potrebbe essere fare le rilevazioni manualmente.
    • Scegli un programma semplice da utilizzare, come Excel, o scarica un software gratuito per la gestione dell'inventario.
    • Crea un foglio di lavoro con sufficienti righe e colonne per identificare ciascun prodotto da inventariare. Includi il prodotto e la sua descrizione, il codice, lo stile o il numero del modello. Annota la data in cui hai ricevuto il prodotto, il suo costo, la quantità e la data in cui l'hai venduto o messo in uso.
  4. 4
    Fai le registrazioni del tuo inventario. Organizzare i tuoi prodotti rende più semplice contarli e fare le registrazioni delle cose che hai in mano.
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    Verifica il totale dell'inventario. Se il tuo inventario iniziale è inaccurato, non ti sarà possibile farlo combaciare con l'inventario finale.
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    Ricorda di rilevare tutti i prodotti da inventariare sia in ingresso che in uscita.
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    Fai l'inventario fisico e il conteggio e fai la registrazione di ciascun prodotto regolarmente. Puoi programmare di farlo mensilmente, ogni quattro mesi o annualmente.
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Metodo 2 di 2:
Designazione ed Etichettature dell'Inventario

  1. 1
    Dividi tutti gli oggetti per tipo. Crea una categoria.
  2. 2
    Raggruppa oggetti simili in sottocategorie.
  3. 3
    Assegna un prefisso alla categoria.
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    Assegna una lettera alla sottogategoria.
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    Impacchetta ed etichetta tutti gli oggetti simili per prefisso, sottocategoria, lettera e lotto o numero della scatola.
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    Crea una lista con tutte le designazioni che hai deciso per gli oggetti dell'inventario.
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    Crea un file con la posizione e i contenuti delle scatole, le quantità possono essere segnate in una lista o fotografate.
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Consigli

  • Per esigenze più complesse, considera di acquistare un software professionale di gestione dell'inventario.
  • Nell'accettare la merce in arrivo, sii certo di ricevere l'esatto numero di pacchi indicati nella ricevuta di consegna.
  • Se più di una persona gestisce il tuo inventario, tieni una copia delle procedure da seguire a portata di mano per tutto lo staff che se ne occupa.

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Avvertenze

  • Non immagazzinare un ammontare eccessivo di merce. Le tue scorte dovrebbero incontrare le richieste dei consumatori.
  • Non lasciare che il numero dei prodotti in magazzino scenda troppo. Potresti facilmente esaurire qualcosa prima che arrivi la prossima consegna.
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