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Una casella di posta elettronica disorganizzata può rendere difficile trovare l'email di cui si ha bisogno. Microsoft Outlook ha fornito degli strumenti piuttosto utili per aiutare gli utenti a filtrare e organizzare i propri messaggi in un modo più pratico. Che tu stia usando Outlook 2010, Outlook 2007 o Outlook 2003, puoi facilmente gestire le tue email. Puoi sfruttare i seguenti strumenti per pulire la tua casella di posta in entrata e renderla più semplice da consultare quando ne hai bisogno.

Parte 1 di 6:
Filtri

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    Filtra velocemente i messaggi. Outlook 2010 ha una nuova opzione che aiuta a ordinare i messaggi per data e a sistemarli in conversazioni.
    • Quando utilizzi questa opzione, i messaggi che hanno lo stesso tema appariranno come conversazione e gli utenti possono vederli, espanderli o ridurli cliccando sull'icona alla sinistra dell'oggetto. I messaggi all'interno di ogni conversazione vengono classificati, con il messaggio più recente in alto. Quando viene ricevuto un nuovo messaggio, tutta la conversazione verrà visualizzata in cima alla lista delle email, aiutandoti a tenere facilmente traccia dei vari messaggi.
    • Per attivare la conversazione, nella scheda "Visualizza" della conversazione stessa spunta l'opzione "Mostra come conversazione". Puoi ridurre la dimensione del gruppo di conversazione con l'opzione "Pulizia conversazioni". Questo strumento ti aiuterà a eliminare i messaggi duplicati nella conversazione.
    • Nella scheda Home del gruppo "Elimina", clicca su "Pulizia" e poi su "Pulizia conversazioni". In tutte le versioni di Outlook, gli utenti possono trovare più velocemente i messaggi nella casella di posta cambiando il modo in cui vengono classificati nella cartella dell'email. Per esempio, puoi ordinare le tue email per data, mittente, dimensione del file o importanza.
  2. 2
    Utilizza degli oggetti standard. È l'energia mentale richiesta per spostare l'attenzione tra argomenti in continuo cambiamento che ti sfinisce, non il volume. Si tende a leggere in ordine sequenziale, che sia cronologico o per "importanza del mittente". In questo modo il tuo cervello si stancherà facilmente. Usa invece questa regola: si applica a email da rapporti diretti e funziona meglio delle catene di conversazione.
    • Identifica i 2-5 progetti più importanti a cui sei più interessato e crea degli oggetti per indicarli.
    • Fai sapere al tuo team che presterai attenzione a tutte le email con questi oggetti standard. Questi oggetti rappresentano i tuoi progetti che al momento hanno la priorità – la tua email verrà ordinata sulla base dell'oggetto e quelli con la priorità saranno letti e riceveranno risposta per primi.
    • Chiarisci che le email con oggetto non appropriato determineranno l'inserimento nella lista nera del mittente per un certo numero di giorni.
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Parte 2 di 6:
Raggruppamento

  1. 1
    Raggruppa gli stessi messaggi in cartelle. Creando una nuova cartella email, gli utenti vi possono raggruppare i messaggi connessi. Per esempio, puoi raggruppare i messaggi per oggetto, progetto, comunicazione o altre categorie relative al tuo lavoro o ai tuoi hobby. Gli utenti possono anche creare una cartella per tutti i messaggi inviati dal proprio capo o da qualcuno di importante, includendo l'informazione principale che deve essere salvata. Per creare una nuova cartella su Outlook 2010, nella scheda "Cartella", nel menu "Nuovo", clicca "Nuova cartella". Per creare una nuova cartella su Outlook 2007 o Outlook 2003, nella barra dei menu, clicca su "File", scegli "Nuovo" e poi "Cartella".

Parte 3 di 6:
Cartella Ricerche

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    Crea una cartella ricerche per trovare i messaggi. La cartella ricerche è un modo comodo e veloce per trovare i tuoi messaggi email. Non salva alcun messaggio, ma fornisce delle cartelle virtuali che mostrano tutti i messaggi della tua casella di posta in entrata, basandosi sui criteri che hai inserito. La cartella ricerche di Outlook fornisce delle opzioni di default come le email non lette, ma puoi anche impostare i tuoi criteri di ricerca. Per esempio, puoi usare la cartella ricerche per trovare tutte le informazioni relative a un certo progetto, a un importante cliente o a una riunione imminente.
    • Per creare una cartella ricerche su Outlook 2010, nel menu "Posta elettronica" clicca sulla scheda "Cartella", su "Nuovo" e poi su "Nuova cartella ricerche".
    • Per creare una cartella ricerche su Outlook 2007 o Outlook 2003, in "Posta elettronica" nel menu "File", vai su "Nuovo" e poi clicca su "Cartella ricerche".
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Parte 4 di 6:
Filtri Email

  1. 1
    Riduci la posta indesiderata con i filtri email. Evita che dei messaggi di posta inutili finiscano nella tua casella di posta in arrivo attraverso il filtro per la posta indesiderata. Questo filtro metterà le email contrassegnate come posta indesiderata in una cartella separata della tua casella di posta. Gli utenti possono visualizzare il contenuto di questa cartella per assicurarsi che al suo interno non siano stati messi messaggi non indesiderati per errore. Se così è successo, dovresti sistemare il filtro per evitare che tali errori si ripetano in futuro.

Parte 5 di 6:
Categorie a Colori

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    Assegna una categoria a colori. Assegna un colore a gruppi di messaggi non correlati e ad altre categorie di Outlook come appunti, contatti e appuntamenti. In questo modo, gli utenti possono facilmente identificarli e suddividerli. Per esempio, puoi facilmente tenere traccia di tutti i messaggi, gli appuntamenti e i contatti per il progetto di vendita di computer creando una categoria chiamata "Vendita computer" e assegnando i messaggi ad essa.
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Parte 6 di 6:
Contrassegni

  1. 1
    Contrassegna i messaggi per il completamento. Gli utenti possono utilizzare l'opzione "Contrassegno per il completamento" per contrassegnare i messaggi di posta e le operazioni per aiutarli a suddividerli o a metterli in evidenza. I contrassegni ti indicheranno di seguire un problema, segnalare una richiesta di qualcuno oppure ordinare un messaggio e un contatto indicati. Servono anche a ordinare in modo semplice la tua cartella, perché saprai esattamente cosa fare e quando. Osserva che quando crei un'attività e imposti la relativa data di scadenza, verrà automaticamente contrassegnata, di modo che non ti dimenticherai della data di scadenza dell'azione e la completerai.

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