Come Gestire le E mail

In questo articolo sono descritti 8 passaggi che ti aiuteranno a gestire in maniera professionale le tue e-mail.

Passaggi

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    Rispetta le regole base per l'uso della posta. Tieni presente il vecchio modo di dire: "Si prendono più mosche con una goccia di miele che con un barile di aceto". Non serve a nulla insistere sulla questione del galateo. Tutti conosciamo le regole della netiquette. Ma qui ci sono alcuni punti da prendere in considerazione:
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    Non credere di mantenere l'anonimato. Se mandi dei messaggi indecenti, magari pensi che nessuno possa scoprire da dove proviene la mail. Dopo tutto, hai configurato un indirizzo web falso. Pensaci bene. Le e-mail contengono delle informazioni invisibili sul mittente. Queste informazioni si trovano nell'intestazione. Tutti i principali programmi di gestione della posta elettronica possono mostrare le informazioni dell'intestazione. Ecco come:
    • In Microsoft Outlook, clicca sulla mail due volte. Poi clicca su Visualizza > Opzioni. In Microsoft Outlook Express, clicca sull'e-mail. Poi clicca File > Proprietà e seleziona la scheda Dettagli.
    • In Eudora, clicca sul messaggio due volte. Poi clicca il pulsante Blah Blah.
    • In Netscape, clicca sul messaggio per aprirlo. Poi clicca su Visualizza > Fonte del messaggio per mostrare l'intestazione.
    • Le informazioni che rivelano il nome del mittente si trovano nelle sezioni che incominciano con "Ricevuto:." Ce ne potrebbero essere diverse, in base al numero di computer che il messaggio ha attraversato. Il computer da cui è partita si trova in basso a "Ricevuto:." Questa sezione avrà un numero di Protocollo Internet (IP), come 124.213.45.11. Può essere rintracciato su vari siti Web.
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    Evita di mandare e-mail alla persona sbagliata. I programmi moderni mirano a facilitare l'invio delle e-mail. Quando incominci a digitare l'indirizzo di un destinatario a cui hai in precedenza inviato una mail, il campo "A:" potrebbe essere completato automaticamente. Fai attenzione. Verifica sempre che il destinatario sia quello giusto. In aggiunta, se stai scrivendo qualcosa di negativo su Joe Smith, avrai in testa il nome Joe. Non inviare il messaggio proprio a lui.
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    Non usare lo stesso indirizzo di posta per tutto. Usa diversi indirizzi e-mail: per uso privato, uso pubblico, per liste di distribuzione online e per gli acquisti online. La maggior parte dei provider ti darà diversi account. Puoi anche usare indirizzi sul Web per account personali. Gmail e Yahoo! vanno entrambi bene. Puoi avere accesso a questi indirizzi da qualsiasi luogo, purché tu abbia accesso al Web.
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    Ricordati di controllare tutti i tuoi account di e-mail. Controllare tutti questi account può essere impegnativo, soprattutto da casa. Per ridurre i tempi, potresti usare ePrompter (www.eprompter.com) che può controllare 16 account diversi protetti da password. inoltre ePrompter è gratuito. Ci sono altri programmi con la stessa funzione e gratuiti, come Active Email Monitor (www.emailmon.com).
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    Non cliccare "Invia" di fretta. Rileggi le e-mail prima di inviarle! Anche se non stai cercando lavoro, devi fare attenzione. La gente inconsciamente ti giudicherà per i tuoi errori. Nessuno è perfetto. Ma puoi trovare il 99% di questi errori rileggendo il testo. Non affidarti troppo a un correttore di ortografia. Individuerà alcuni errori, ma ne ignorerà altri. Ed è anche molto difficile che si accorgerà di alcune parole mancanti che inavvertitamente non hai incluso in una frase. Quindi prenditi cinque minuti e rileggi il testo. Non fare la figura dell'ignorante.
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    Imposta un timer. Lo puoi fare in Outlook aggiungendo un'impostazione che ritarda l'invio da 1 fino a 5 minuti, conservando l'e-mail nella casella di posta in uscita, con la possibilità di poterla cancellare. In questo modo eviterai di premere il pulsante sbagliato e di inviare per errore una e-mail non ancora finita. Avrai, inoltre, abbastanza tempo per cancellare tutti gli insulti che in un momento di rabbia avevi indirizzato al tuo capo.
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    Non dimenticarti gli allegati. Dato che capita un po' a tutti, non dovrebbe essere un problema grave. Se, però, ti capita spesso, la gente potrebbe pensare che stai dando i numeri. Potrebbero anche avere dei dubbi se fare affari con te in futuro. Quando sei pronto a inviare l'e-mail, chiediti: "Sto dimenticando qualcosa?"
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    Usa il tuo nome di dominio. Dai un tocco professionale alla tua azienda. Se per la tua azienda fai uso di un conto Web o un nome ISP, non darai una buona impressione.
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    Se il nome non è già stato preso da qualcun altro, puoi usare il nome della tua azienda nel nome di dominio.

Consigli

  • Se poni molte domande, numera ciascuna di esse.
  • Se la mail richiede che qualcuno faccia qualcosa, fornisci una data di scadenza. Per esempio: "La prego di rispondere entro lunedì, 2 giugno, ore 16". Evidenziare la data in grassetto può essere d'aiuto. Lo scopo è di permettere a chi legge di cogliere subito le informazioni più importanti e di evitare incomprensioni.
  • 1. Quando vorresti che il lavoro sia completato?
  • 2. Che cosa potrebbe migliorare il layout?
  • 3. Quantità richiesta?

Informazioni sull'Articolo

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