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I comitati possono essere estremamente difficili da gestire, considerando che i membri dedicano volontariamente il proprio tempo al servizio e hanno molte altre cose da fare nella loro vita quotidiana. Essere il presidente significa coordinare il lavoro di tutti, in modo da raggiungere uno scopo comune. Se hai deciso di dedicare il tuo tempo a dirigere questi volontari, segui i passaggi che seguono per imparare a gestire un comitato.

Passaggi

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    Stabilisci lo scopo del comitato. All'interno di ogni organizzazione ci possono essere diversi comitati cui è affidato l'incarico di svolgere compiti diversi. Prima di procedere con i volontari, organizza un incontro al fine di garantire che tutti conoscano il vostro obiettivo e ciò che dovete fare.
  2. 2
    Esamina le aspettative con i membri. Un comitato è formato per uno scopo molto specifico e per un periodo limitato di tempo. È meglio informare i membri di ciò che ci si aspetta da loro durante il tempo in cui lavorerete insieme, in modo che non ci siano sorprese in futuro, quando organizzi una riunione.
  3. 3
    Assegna ruoli specifici ai volontari. Anche se ti è stato dato l'incarico di gestire un comitato, ciò non vuol dire che sei responsabile di tutto il lavoro. Le persone fanno volontariato proprio per dare il proprio contributo, quindi prenditi il tempo di apprendere le doti o le capacità di ciascuno e poi delega gli incarichi da svolgere.
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    Sviluppa un budget per il lasso di tempo in cui il comitato lavorerà insieme. Devi determinare la quantità di denaro con cui devi lavorare. Quando assegni i ruoli di ciascuno, dovresti scegliere un tesoriere che sarà incaricato di controllare come i membri spendono i soldi che ricevono.
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    Scrivi un ordine del giorno per ogni riunione. Quando presiedi un comitato, devi renderti conto che il tempo di tutti è prezioso e devi rispettare un'agenda rigorosa. I membri hanno offerto volontariamente il proprio tempo e vogliono partecipare a riunioni che siano gestite in modo efficiente – e non perdere tempo in chiacchiere o litigi.
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    Coltiva i rapporti con ogni membro. Chiama ciascun volontario ogni tanto, oppure invia regolarmente delle e-mail a ogni persona, in modo da conoscere tutti i membri del comitato. Oltre a consentirti di scoprire di più su di loro, i membri si sentiranno molto più a proprio agio nel comunicare con te durante il tempo in cui lavorerete insieme.
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    Valuta il successo del comitato. Quando presiedi un comitato, è una buona idea fare periodicamente dei controlli coi membri per vedere come stanno procedendo. Visto che sei stato in contatto con loro, dovresti essere in grado di chiedere se si sentono sicuri nel loro ruolo e, in caso negativo, di che tipo di aiuto hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro.
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Consigli

  • Utilizza le vostre riunioni per portare alla ribalta i risultati raggiunti man mano che si va avanti, in modo che i volontari si sentano apprezzati per tutto il duro lavoro svolto. Ciò servirà anche a motivare tutti a eseguire il lavoro nel miglior modo possibile.
  • Rispondi in modo rapido e tempestivo a tutte le richieste, domande, commenti o dubbi di cui i membri ti portano a conoscenza.
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Categorie: Attivismo Sociale
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