Come Inviare un Fax

2 Parti:Prima di Inviare un FaxInviare un Fax

Forse sei un ragazzino che non ha mai sentito parlare dei fax prima d'ora oppure hai semplicemente dimenticato come si usa. In ogni caso ti sarà utile, prima o poi, sapere come inviare un fax. Ricorda che ci sono molti modelli diversi di apparecchi, quindi devi sempre fare riferimento al manuale o alle istruzioni specifiche del fax che hai a disposizione. In genere è necessario inserire una lettera di presentazione, digitare il numero di fax del destinatario e inviare il documento.

Parte 1
Prima di Inviare un Fax

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    Prepara una lettera di presentazione. Spesso i fax sono condivisi fra più uffici e fra più persone all'interno dello stesso ambiente di lavoro. Poiché chiunque è in grado di leggere il documento inviato, vale la pena inserire una lettera di presentazione. In questo modo sei certo che il resto della documentazione verrà consegnata al destinatario corretto.
    • La lettera di presentazione deve riportare alcune informazioni, come il nome del destinatario, l'oggetto del fax e il numero di pagine. Dovrebbe anche contenere alcuni dati del mittente, come il nome e il numero di fax; in questo modo il destinatario potrà conoscere la persona che glielo invia e rispondere, se necessario.
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    Digita il numero di fax. La fase successiva consiste nel comporre il numero di fax del destinatario, proprio come faresti con un normale telefono. Alcuni modelli sono dotati di una rubrica interna, per cui basterà selezionare solo il tasto corrispondente al numero memorizzato. In caso contrario, dovrai digitare tutto il numero, compreso il prefisso locale e internazionale (se previsto).
    • Se devi inviare un fax all'estero, devi indicare il prefisso internazionale del Paese, quello locale e infine il numero del destinatario.
    • Se il fax è collegato a una rete aziendale molto ampia con un centralino interno, allora potrebbe essere necessario digitare un numero specifico per "prendere la linea esterna". In genere si tratta del numero 9, ma devi sempre informarti prima, per averne la certezza.
    • Ricorda che devi digitare il numero di fax del destinatario e non quello di telefono. A volte queste informazioni sono scritte l'una vicino all'altra sul biglietto da visita ed è piuttosto facile confonderle.
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    Controlla come inserire i fogli nel dispositivo. Quando metti nel fax i documenti che devono essere inviati, accertati di farlo nel verso giusto. Il foglio verrà scansionato, se inserisci quindi la carta con il lato sbagliato verso il lettore ottico, il destinatario riceverà solo una pagina bianca. Controlla che tutti i fogli siano orientati correttamente prima di inviarli.
    • Ogni modello di fax prevede una modalità di inserimento differente. Per fortuna ogni strumento riporta un chiaro disegno che aiuta a capire l'esatto orientamento delle pagine. In un punto del vassoio di alimentazione della carta dovrebbe esserci il simbolo di un foglio con un angolo piegato verso il basso. Noterai inoltre che questo simbolo riporta delle linee su un lato, mentre è bianco sull'altro.
      • Se le righe si trovano sull'angolo piegato, allora devi inserire il foglio con la parte bianca rivolta verso di te.
      • Se l'angolo piegato è bianco, allora la facciata scritta deve essere rivolta verso l'alto.
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    Invia dei fogli adatti. I fax lavorano meglio con fogli di dimensioni standard. Se invii del materiale che non rispetta queste dimensioni, il foglio potrebbe accartocciarsi o danneggiare i meccanismi della macchina. Se devi inviare un documento riportato su una pagina di dimensioni anomale, ad esempio uno scontrino, dovresti prima fotocopiarlo su foglio standard e inviare quest'ultimo.
    • In genere i fax funzionano con fogli A4, esattamente come le stampanti.

Parte 2
Inviare un Fax

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    Usa il dispositivo fax per inviare il documento. Quando tutto il materiale descritto nella sessione precedente è pronto, puoi spedire il fax. Una volta inserito correttamente il foglio dal formato corretto e digitato il numero del destinatario, non ti resta che premere il tasto "Invio". In genere questo tasto è più grande degli altri e ben evidenziato. Ecco fatto! Hai inviato il fax!
    • Una volta azionato il comando di invio, ti accorgerai che la macchina invierà una serie di "bip" e fruscii. Si tratta di un processo del tutto normale e indica che il fax mittente e ricevente stanno comunicando. Quando il documento è stato trasmesso con successo, dovresti sentire un lungo e distinto "bip". Se invece sorgono dei problemi e il tuo dispositivo non riesce a completare l'operazione, emetterà un rumore sgradevole simile a un lamento. In tal caso, consulta il libretto di istruzioni per risolvere il problema.
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    Usa internet per inviare un fax. È possibile usare il mondo digitale per inviare del materiale a un fax fisico. Puoi trovare molti siti web che offrono questo servizio, la maggior parte a pagamento. Potrebbe trattarsi di un investimento saggio se non invii spesso dei fax e non vuoi affrontare la spesa di un dispositivo o affidarti ai corrieri.
    • PamFax è un eccellente servizio di fax che supporta Skype; tuttavia è a pagamento, per quanto il costo sia ridotto.
    • HelloFax è un servizio che si integra bene con Google Drive e permette di inviare via fax i documenti Google. Consente l'invio gratuito di un determinato numero di fax, dopodiché il servizio diventa a pagamento.
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    Usa la casella di posta elettronica per inviare il fax. In base al numero a cui stai inviando il documento, è possibile usare una semplice e-mail senza alcuna spesa aggiuntiva. Tuttavia, devi ricordare che questo metodo è possibile solo con pochi numeri di fax e ti permette di inviare solo delle informazioni limitate.
    • Puoi verificare che il numero del destinatario sia abilitato a questa procedura con una ricerca online.[1]
    • Per creare l'indirizzo di posta elettronica a cui inviare il fax usa questa formula: "remote-printer.Nome_Cognome@12345678910.iddd.tpc.int"
    • Dalla stringa di comando indicata sopra rimuovi le virgolette, cambia il numero con quello di fax del destinatario (completo di prefisso) e sostituisci le parole "Nome_Cognome" con il reale nome e cognome del destinatario.
    • Ricorda che con questo metodo puoi solo inviare il testo di una mail. Non potrai quindi inviare degli allegati in PDF o altro materiale.

Consigli

  • Digita sempre il numero per intero, compreso il prefisso internazionale (se necessario) e quello locale.
  • La maggior parte dei telefoni-fax è dotata di libretto di istruzioni. Permetti alla saggezza di chi le ha scritte di guidarti.

Avvertenze

  • Se stai per inviare delle informazioni confidenziali, ricorda che chiunque può leggere il fax una volta stampato. Controlla sempre attentamente il numero a cui lo stai mandando e accertati che il destinatario sia pronto a riceverlo di persona.

Cose che ti Serviranno

  • Lettera di presentazione
  • Fogli da inviare via fax
  • Numero di fax del destinatario
  • Fax o computer

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Categorie: Il Mondo del Lavoro

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