Come Inviare un Fax Senza Utilizzare un Fax

Co-redatto da Danielle Blinka, MA, MPA

Un tempo il fax era il fiore all'occhiello delle comunicazioni aziendali. Grazie al fax è infatti possibile inviare, praticamente in maniera istantanea, documenti, contratti, immagini ed informazioni attraverso le linee telefoniche, in una qualsiasi parte del mondo. Nonostante l'arrivo di internet e lo sviluppo delle comunicazioni via e-mail, il fax non è scomparso del tutto e in alcuni casi rimane ancora un mezzo di comunicazione molto efficiente. Se vuoi liberarti del tuo fax, o se non vuoi acquistarne uno, sappi che esistono molti modi per inviare un documento ad un prezzo irrisorio, o addirittura gratuitamente. Vediamo come fare.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Utilizza il computer come Fax

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Prepara i documenti per l'invio. Se vuoi utilizzare il tuo computer come se fosse un fax tradizionale, collegato alla linea telefonica, utilizzando l'apposito software presente sul tuo computer.
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Utilizzando Windows 7:
- Apri il menù Start, seleziona la voce Tutti i programmi e clicca Fax e scanner.
- Seleziona il pulsante Nuovo Fax, si trova in alto a sinistra sulla barra degli strumenti. Segui la procedura guidata e collega il doppino telefonico al computer.
- Compila il modulo del fax, inserisci il numero di telefono del destinatario, scrivi un breve messaggio esplicativo ed allega i documenti da inviare.
- Terminata la compilazione, clicca il pulsante Invia.
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Utilizzando OS X:
- Apri il documento che desideri inviare tramite fax ed esegui tutte le modifiche necessarie.
- Dal menù File seleziona la voce Stampa.
- Seleziona il pulsante relativo ai PDF e, dal menù a discesa, scegli l'opzione Invia PDF via Fax.
- Nel campo apposito, digita il numero di fax del destinatario, assicurandoti di includere tutti i prefissi necessari all'invio, sia nazionali che internazionali e, nel caso ti trovassi in ufficio, ricordati di includere il numero che indica una chiamata esterna al centralino aziendale.
- Nel campo relativo alla scelta del modem, seleziona Internet Modem.
- Se il tuo fax è provvisto di una copertina, seleziona dal menù a discesa la voce Pagina di copertina e compila le relative opzioni in base alle tue esigenze.
- Clicca il pulsante Anteprima per vedere un'anteprima del documento completo prima dell'invio. Dopo il controllo seleziona il pulsante 'Invia'.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Utilizza un servizio on-line

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Scegli un servizio fax. Nel web ci sono innumerevoli siti che offrono questo tipo di servizio, ecco un elenco dei principali.
- PamFax. Se hai un profilo Skype, controlla il servizio PamFax. Consente di utilizzare Skype come strumento per inviare fax in tutto il mondo. In molti paesi dell'Europa e del Nord America il prezzo si aggira intorno agli 11 centesimi per pagina e l'invio delle prime tre pagine, dopo esserti registrato, sarà gratuito. Si tratta di un servizio senza costi fissi mensili, privo di pubblicità e che supporta Dropbox e Google Drive.
- MyFax. MyFax è un servizio di invio e ricezione fax tramite internet, e-mail o smartphone. Ha un piccolo costo fisso mensile, pari a 9€, che include l'invio gratuito di 100 pagine al mese e la ricezione gratuita di 200 pagine al mese. Seppure MyFax utilizzi il tuo account di posta elettronica, per inviare e ricevere fax, ti fornirà anche di un numero fisico, a cui i tuoi clienti, soprattutto se affezionati a quei vecchi fax con il tastierino numerico che emettono strani rumori simili a scariche statiche, potranno inviarti i loro documenti.
- eFax. E' simile agli altri servizi, ti fornisce un numero di fax e ti offre un periodo di prova gratuito di 30 giorni. E' abbastanza economico e ti offre la possibilità aggiuntiva di memorizzare tutti i tuoi fax inviati, funzione che potrebbe tornarti utile in un futuro

Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Strumenti utili per l'ufficio

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Sostituire il tuo fax è una procedura molto semplice! Pensa e chiediti da che cosa è composto un fax tradizionale: un semplice scanner in bianco e nero, un collegamento tramite una linea telefonica ed una stampante termica, che già nel 1984 era una tecnologia obsoleta. Oggi intorno a te, a casa o in ufficio, puoi trovare strumenti avanzatissimi come: computer, stampante a colori a getto d'inchiostro ad alta risoluzione, scanner piatto a basso costo, oltre ad una connessione internet a banda larga. E' proprio come avere un grande fax super dopato!
- Potresti addirittura non aver bisogno di una stampante, ad oggi infatti sono molti i documenti che non hanno bisogno di essere stampati per essere utilizzati, allora perché dovresti averne una? Oggi le stampanti hanno molti vantaggi. Hanno raggiunto una qualità di stampa molto elevata, pur rimanendo molto economiche. Non sono più le vecchie stampanti ad aghi in bianco e nero, ad oggi, con la giusta carta e con un po' di talento, potresti stampare le tue foto a colori in modo perfetto, tranquillamente dal salotto di casa tua.
- Lo stesso discorso vale per uno scanner. Se non hai bisogno di scansionare dei documenti, possederne uno potrebbe non essere necessario. Sappi, però, che uno scanner può essere utile anche per altre funzioni, ad esempio proprio per inviare un fax, oppure per scansionare vecchie foto o vecchie diapositive da postare su Facebook. Nel tempo libero potresti anche decidere di scansionare più semplicemente il tuo bel viso, schiacciandolo contro il vetro dello scanner. Uno scanner è utile per scansionare la tua firma, oppure per scansionare dei vecchi documenti di cui vuoi usufruire senza rovinare gli originali.
- Se vuoi risparmiare un po' di soldi e un po' di spazio, puoi comprare una stampante multifunzione che incorpori uno scanner ed un modem. In questo modo, avrai una stampante, uno scanner, un fax e, di conseguenza, una fotocopiatrice, in un unico piccolo dispositivo. Praticamente non avrai bisogno di altro!(Eccetto di una linea telefonica funzionante).
- Molti servizi fax online dispongono anche di un'ulteriore applicazione, che permette di usufruire del servizio direttamente dal tuo dispositivo mobile, per Android tramite Google Play e per iPhone tramite Apple Store. Utilizzando una di queste applicazioni potrai inviare e ricevere fax ovunque ti trovi, avendo bisogno solo di una connessione dati attiva sul tuo dispositivo mobile. A questo link troverai una lista comparativa di alcune delle applicazioni per l'invio e la ricezione di fax tramite dispositivi mobili.
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Consigli

E' possibile modificare l'immagine della scansione utilizzando Photoshop, oppure semplicemente convertirla in un documento PDF.
Se non possiedi una stampante multifunzione, e non vuoi comprarne una, utilizzare la tua fotocamera digitale potrebbe essere una valida opzione.
Quando esegui la scansione digitale di documenti, per ottenere i risultati migliori, usa una risoluzione di 300 dpi in un formato A4.
Prova a rottamare il tuo vecchio fax in un negozio che vende computer.