Come Lavorare in Modo più Efficiente

In questo Articolo:ConcentrarsiMettere in Pratica delle Strategie di Lavoro EfficaciFare Cambiamenti nello Stile di Vita

Chiunque lavori a tempo pieno sa che una giornata di lavoro non è abbastanza lunga per riuscire a conseguire tutti gli impegni pianificati. Ciononostante è possibile migliorare la produttività usando delle tecniche elaborate per rendere il lavoro più efficiente. Un lavoratore efficiente impiega al meglio ogni minuto del giorno, partendo dagli incarichi più difficili, a cui dedica la massima attenzione. Essere efficiente al lavoro non solo aumenterà la tua produttività facendoti spiccare agli occhi del capo, ma ti farà sentire soddisfatto e completo, visto che avrai dato il meglio di te.

Parte 1
Concentrarsi

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    Mantieni l’ambiente di lavoro pulito e ordinato. Essere più efficienti al lavoro a volte può essere tanto semplice quanto ripulire l’ambiente in cui lavori. Un’area di lavoro disordinata e un’area di lavoro che ostacola la produttività. Se perdi tempo a cercare documenti e attrezzi specifici, stai sprecando del tempo prezioso che potresti dedicare al lavoro serio. Tieni a portata di mano solo ciò che ti serve per lavorare e metti da parte tutto il resto.
    • Se lavori in ufficio, organizza la scrivania in modo da poter trovare facilmente e velocemente quello che ti occorre per lavorare. Se non lavori in ufficio, applica lo stesso principio. Per esempio, se lavori in un negozio dove si eseguono riparazioni di bici, organizza gli attrezzi e mantienili puliti per poterli trovare subito e usarli quando ne hai bisogno. Questo principio vale per quasi tutti i tipi di lavoro.
    • Gli impiegati d’ufficio e le persone che maneggiano un sacco di documenti devono avere un sistema di archiviazione logico e organizzato. Tieni i documenti che usi frequentemente a portata di mano. Cataloga gli altri documenti in ordine alfabetico (o in un altro ordine, scegli tu).
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    Il luogo di lavoro deve essere ben fornito. Assicurati di avere tutto ciò di cui hai bisogno per lavorare, strumenti e rifornimenti. Se lavori in ufficio vuol dire che devi avere una serie di strumenti come perforatori, rimuovi graffette, calcolatrici, penne, carta ecc. In altri ambienti di lavoro gli strumenti sono diversi, ma il principio fondamentale è lo stesso, prima di iniziare a lavorare devi assicurarti di avere ciò che ti serve. Anche gli scienziati che lavorano su grafici complessi e i meccanici che lavorano con le chiavi inglesi possono trarre vantaggio da questa regola.
    • Ciò significa anche avere a portata di mano anche un buon rifornimento di materiale necessario per lavorare, gli impiegati hanno bisogno delle graffette, i carpentieri dei chiodi e gli insegnanti dei cancellini.
    • Assicurati che i tuoi strumenti siano in buone condizioni. Uno strumento essenziale, se rotto, può compromettere tutto l’orario di lavoro! Puoi risparmiare molto tempo se curi periodicamente la manutenzione dei tuoi strumenti di lavoro.
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    Segui una tabella di marcia rigida. Se non hai ancora una tabella di marcia, stabilirne una e seguirla assiduamente aumenterà di certo la tua efficienza al lavoro. Per mantenere una tabella di marcia efficace, usa un’unica agenda (con l’aggiunta facoltativa di un piccolo calendario nell’ufficio per tenere a mente gli obiettivi a lungo termine). Non complicarti ancora di più la vita tenendo più di un’agenda o ammucchiando note su note che andranno inevitabilmente perdute. Devi essere in grado di stipare e consultare tutti i tuoi impegni in un unico luogo .
    • Organizza ogni giorno, creando una lista di cose da fare. Inizia con le attività che hanno una priorità maggiore. Metti in fondo alla lista le attività meno importanti. Inizia dal primo punto della lista. Se non completi le attività che ti eri prefissato alla fine della giornata, riporta le rimanenti sulla lista el giorno successivo.
    • Fissa delle scadenze per i progetti più importanti e sii realistico riguardo al tempo che ci vorrà per svolgerli. Se non vuoi far fiasco, ti conviene chiedere più tempo all’inizio di un progetto, che poco prima della scadenza.
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    Elimina tutte le distrazioni personali. Ai diversi ambienti di lavoro corrispondono diverse distrazioni, può capitare di trovare un collega chiacchierone che non ti lascia in pace. Altri possono essere particolarmente silenziosi, tanto da farti distrarre. Fai ciò che è necessario per rimanere concentrato sul lavoro. Se il regolamento permette di ascoltare la musica, porta un lettore mp3 al lavoro. Puoi anche scrivere delle note da attaccare al muro per chiedere ai colleghi di non disturbarti. Anche se può sembrare maleducato, non lo è. È un modo efficace per chiedere alle persone di lasciarti in pace mentre lavori. Ricordati che puoi socializzare durante le pause caffe e pranzo .
    • Una distrazione “molto” comune è quella di perdere tempo su siti internet di intrattenimento. Uno studio mostra che almeno due terzi dei lavoratori perdono ogni giorno parte dell’orario di lavoro su siti di intrattenimento. [1] Fortunatamente, la maggior parte dei browser ti permette di integrare dei componenti aggiuntivi che ti permettono di bloccare i siti problematici. Fai una ricerca sullo store del tuo browser, troverai delle soluzioni efficaci e gratuite.
    • Un altro modo per evitare le distrazioni è di schermare le chiamate (per evitare conversazioni telefoniche non necessarie) e diminuire gli incontri coi colleghi nei corridoi .
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    Usa le pause per gestire gli impegni personali. Anche se sembra bizzarro, le pause possono in realtà aiutarti a migliorare la produttività, anziché diminuirla. Prima di tutto, le pause aiutano a riposarsi. Se non ti riposi, ogni tanto, ti affatichi e di conseguenza lavori più lentamente o in maniera meno efficiente. Seconda cosa, le pause ti permettono di gestire le tue distrazioni. Usa le pause per fare quello che non puoi fare mentre lavori. Elimina le distrazioni! Volevi chiamare un parente durante l’orario di lavoro, fallo durante la pausa.

Parte 2
Mettere in Pratica delle Strategie di Lavoro Efficaci

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    Suddividi il lavoro in piccole parti gestibili. I progetti più impegnativi possono spaventare. Normalmente, se il progetto è molto impegnativo, siamo tentati di svolgere prima tutti i lavoretti inutili e poi concentrarci su questo prima della scadenza. Un lavoratore efficiente, invece, svolge il lavoro impegnativo per primo, anche se ciò vuol dire farne una piccola parte. Anche se completare una piccola parte di un grosso progetto non è soddisfacente come completare tanti piccoli progetti, comunque è un modo intelligente di impiegare il tempo. Se impieghi una parte del giorno per completare i progetti impegnativi un po’ alla volta, ti accorgerai che il processo richiede molto meno tempo che farlo tutto in una volta .
    • Per esempio, se devi presentare una relazione impostante e hai un mese di tempo a disposizione, suddividi il lavoro in piccoli obbiettivi che puoi portare a termine quotidianamente. Non ti prenderà troppo tempo e non ti distrarrà dagli altri compiti che devi svolgere.
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    Alleggerisci il carico di lavoro delegando dei compiti. A meno che tu non sia l’ultima ruota del carro, hai l’opportunità di risparmiare del tempo delegando parte del tuo lavoro a uno dei tuoi subordinati. Non delegare compiti che solo tu sai come portare a termine in maniera soddisfacente, delega dei compiti monotoni che ti fanno perdere tempo e ti impediscono di usare il tuo talento su progetti più importanti. Se deleghi del lavoro, ricordati di seguire i tuoi assistenti e di assegnargli delle scadenze. Si SEMPRE gentile con i tuoi subordinati quando ti aiutano, se si sentono apprezzati lavoreranno meglio su progetti futuri.
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    Accorcia i meeting. C’è un motivo per cui tutti odiano i meeting. Secondo uno studio del 2012, ameno la metà degli impiegati che partecipano ai meeting li considerano una grossa perdita di tempo, più di quella costituita dalla visita di siti ricreazionali.[2] I meeting sono vitali per discutere degli obbiettivi e creare una visione d’insieme. Ma senza regole, i meeting diventano un insieme di concetti vuoti e parole grosse, facendo sprecare ore (in alcuni casi giorni) di tempo preziose senza che nessuna decisione venga presa. Eccoti qualche suggerimento per rendere i meeting più efficienti:
    • Stabilisci un programma prima di ogni meeting, in modo che il tempo impiegato frutti al massimo. Riserva un po’ di tempo per alcuni argomenti chiave che richiedono una discussione. Prova il più possibile a rispettare il programma, e se sopraggiungono altri argomenti assicura i dipendenti che verranno trattati in separata sede o nei prossimi meeting.
    • Invita meno persone possibili. Mantenere un numero basso di persone significa ridurre le possibilità che il meeting verta su argomenti che non sono nell’ordine del giorno. Inoltre permette a tutti i dipendenti che non hanno bisogno di partecipare al meeting la possibilità di lavorare.
    • Riduci al minimo le presentazioni con slide. C’è un grosso dibattito sull’efficacia in termini lavorativi delle presentazioni con slide (powerpoint, ecc).[3][4] In ogni caso, tieni a mente che le presentazioni devono essere coincise e informative. Usa le slide per mostrare immagini e dati che non possono essere espressi a parole, non l’intero contenuto della presentazione.
    • Infine, come principio guida, ricordati che devi sapere quale sarà la tua decisione prima che il meeting inizi.
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    Risolvi le controversie coi colleghi. Il luogo di lavoro può essere un luogo terribilmente stressante. Se gli animi si infiammano, seda le ostilità immediatamente e in maniera diretta. Questo può voler significare dover chiedere scusa, o accettare delle scuse. Risolve il prima possibile, meglio prima che poi. Se permetti ai piccoli conflitti quotidiani di trasformarsi in rancore, la tua efficienza ne risentirà, poiché potresti perdere tempo a cercare di evitare i tuoi colleghi sul posto di lavoro. E, a prescindere da tutto, questo ti farebbe sentire depresso, non lasciare che i conflitti sul luogo di lavoro rovinino la tua efficienza o, peggio ancora, il tuo buonumore !
    • Non avere paura di coinvolgere qualcuno che possa fare da mediatore. Si sa che i conflitti e le offese personali possono rallentare il flusso produttivo, per questo alcune aziende assumono delle persone in grado di risolvere le dispute. Contatta il direttore delle risorse umane se qualcuno sul posto di lavoro ti fa sentire frustrato, depresso o spaventato.
    • Risolvere un conflitto non vuol dire diventare amico del collega con cui hai avuto un contrasto. Basta solo che tu sia in grado di lavorarci. Sii educato sul luogo di lavoro, anche con le persone che odi.

Parte 3
Fare Cambiamenti nello Stile di Vita

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    Riposa bene. La stanchezza non ha mai aiutato a rendere il lavoro più efficace. La stanchezza ti rallenta, peggiora le performance e può causare spiacevoli inconvenienti sul posto di lavoro, soprattutto se ti capita di addormentarti durante un meeting. A parte ciò, la mancanza di sonno è collegata a una serie di disturbi salutari.[5] Non dormire sulla scrivania e non saltare il lavoro perché non ti senti bene, riposati per 7-8 ore, solo così riuscirai a dare il meglio.
    • Un po’ di stanchezza può farti leggermente distrarre, tanta stanchezza può essere devastante. Se svolgi un lavoro di responsabilità, in cui le persone affidano la loro vita nelle tue mani (per esempio, controllore di volo o autista di autobus), è obbligatorio essere ben riposati prima di lavorare.
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    Fai esercizio fisico. La scienza ha provato che l’attività fisica migliora l’umore sul luogo di lavoro e la produttività.[6] Questo vale soprattutto per i lavori di ufficio sedentari. Se passi molto tempo seduto di fronte a un computer, trova del tempo per fare un po’ di attività fisica. In questo modo ti verrà più semplice lavorare, sarai di buon umore e ti sentirai più motivato.
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    Alimenta il buonumore. Migliorare l’efficienza al lavoro non significa farlo in maniera seriosa. Spesso non è una buona idea, e anche se aumenta l’efficienza a breve termine, può impedirti di farti piacere il tuo lavoro. Se non ti concedi un po’ di piacere al lavoro, perderai motivazione e ti stresserai. Essere di buonumore ti aiuterà a lavorare meglio e ti renderà più ambizioso. Fai delle piccole cose in grado di migliorare il tuo umore, ma che non compromettano il tuo lavoro. Ascolta della musica con le cuffie, prenditi piccole pause, o porta il notebook nella sala riposo per un po’ di pace e di silenzio.
    • Sfrutta al meglio le pause pranzo. Usa il tempo a tua disposizione per goderti del buon cibo e per scambiare quattro chiacchiere coi colleghi.
    • Non esagerare con il caffè. Il caffè è un ottima bevanda energizzante, soprattutto se ti senti stanco, ma se lo bevi tutti i giorni puoi diventarne dipendente, e in ogni caso dopo tanto tempo diventa inefficace.
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    Motivati. È più facile lavorare, se hai delle buone ragioni per farlo. Se a volte senti di non farcela, ricordati il motivo che ti ha spinto ad accettare quel lavoro, i tuoi obiettivi, i tuoi sogni e le tue ambizioni. Pensa al lavoro come un mezzo, un mezzo per ottenere un "fine", il tuo sogno. Se ami il tuo lavoro, pensa a come ti fa sentire. Ti senti soddisfatto di quello che hai fatto ?
    • Pensa a quello che il tuo lavoro ti permette di ottenere. Probabilmente grazie al lavoro sei riuscito a comprare la macchina o la casa dei tuoi sogni, o questo lavoro ti permette di mandare i tuoi figli a scuola. Pensa anche ai benefici che il tuo lavoro ti permette di avere, come l’assistenza dentistica per te e per la tua famiglia, per esempio.
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    Ricompensati. Se riesci a migliorare l’efficienza del tuo lavoro, ricompensati! Te lo meriti. Non è facile perdere delle brutte abitudini per coltivarne delle buone, perciò ricompensa i tuoi sforzi. Vatti a bere una birra dopo il lavoro, il venerdì, vai a trovare qualche amico o rimani a letto fino a tardi con la compagnia di un buon libro. Qualunque cosa ti faccia sentire bene dopo una settimana di duro lavoro. Le ricompense aumentano l’autostima e ti fanno sentire più soddisfatto, una parte importante del processi di motivazione.
    • Non ti devi ricompensare in maniera eccezionale, non esagerare. Le piccole ricompense sono le migliori. Rimanda l’acquisto del nuovo Rolex per un’altra occasione.

Consigli

  • Crea un sistema di gratificazione in cui poni gli impegni meno gratificanti al principio, invece che lasciarli alla fine. In questo modo non sprecherai tempo con progetti inutili cercando di evitare quelli rognosi. Svolgere prima il lavoro non gratificante ti permette di svolgere quello più gratificante per ultimo, lasciandoti soddisfatto e meno stressato.

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Categorie: Il Mondo del Lavoro

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