Come Lavorare più Velocemente

3 Parti:Stabilire un PianoFissare degli ObiettiviGestire il Lavoro e il Tempo Libero

Viviamo in un mondo frenetico in cui sembra che ogni ora del giorno debba avere uno scopo preciso. Per sfruttare al meglio il tempo a nostra disposizione è importante lavorare velocemente, efficacemente e mantenere alta la qualità. Che si tratti di lavoro, compiti scolastici o lavori di casa, questi consigli possono aiutarti a lavorare più velocemente e, in generale, ad essere più produttivo.

Parte 1
Stabilire un Piano

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    Organizza un piano giornaliero. Il passo più importante che puoi compiere per lavorare più efficacemente è quello di avere già un piano prima di iniziare la giornata.[1]
    • Pianifica la giornata la sera prima; prepara tutto il materiale di studio sulla scrivania oppure scrivi una lista di tutto quello che desideri fare e ottenere. Così, il mattino quando ti svegli sai già con precisione cosa ti aspetta per la giornata.
    • Annota il piano su un quaderno, al computer oppure sul calendario. Avere una lista dei compiti da svolgere si rivela molto più efficace che ricordarsi ogni singolo punto a memoria ed è un ottimo strumento per raggiungere i tuoi obiettivi.
    • Scrivere quello che vuoi portare a termine può anche aiutarti a non accettare più lavoro di quello che riesci a completare in un determinato periodo. Essere ambiziosi è un'ottima cosa, ma è altrettanto importante impostare un piano giornaliero realistico e semplice da svolgere.
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    Dai un tema a ogni giorno. Se ti capita spesso di passare da un compito all'altro senza averlo concluso oppure di iniziare più progetti contemporaneamente, prova a dare un tema alle tue giornate e concentrarti su uno alla volta.[2]
    • Se sei uno studente, puoi decidere di dedicare giornate intere a soggetti specifici: potresti riservare i lunedì per lo studio delle materie scientifiche e dedicare i martedì alla matematica o alle discipline umanistiche.
    • In ufficio, stabilisci compiti specifici per i diversi giorni della settimana: i lunedì possono essere dedicati alle attività amministrative, mentre il martedì puoi concentrarti su progetti più creativi.
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    Dividi le ore della giornata. Dividere la tua giornata lavorativa in sezioni più gestibili ti permette di rimanere più organizzato e pianificare di svolgere determinati compiti durante un determinato periodo.[3]
    • Prova a dedicare la prima ora del giorno a rispondere alle chiamate e alle e-mail ricevute.
    • Imposta una sveglia con intervalli regolari per ricordarti di svolgere il compito successivo sulla lista e rimanere concentrato durante tutto il giorno.
    • Sfrutta la pausa pranzo per lavorare, soprattutto se mangi direttamente in ufficio oppure porti il computer in mensa o al ristorante. Puoi approfittare di questo periodo per rispondere alle e-mail mentre mangi uno spuntino. Così, riesci a fare più cose contemporaneamente!
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    Impara a fare più cose contemporaneamente con le tecniche corrette. Il multitasking può rivelarsi un'arma a doppio taglio: è una strategia utile per fare di più in meno tempo, ma rischia anche di diminuire la qualità del lavoro se non viene prestata adeguata attenzione.[4] Per godere dei benefici del multitasking ed evitarne le difficoltà, segui le seguenti strategie:
    • Svolgi tutti i compiti simili allo stesso tempo. Svolgendo contemporaneamente più attività dello stesso tipo riduci lo sforzo mentale necessario per passare da un compito all'altro. Prova a rispondere a tutti i tuoi messaggi insieme: e-mail, messaggi vocali e lettere.
    • Compila una lista dei compiti da svolgere. Avere una lista dei compiti in sospeso diminuisce le distrazioni e la confusione quando è essenziale essere concentrati.[5]
    • Alla fine di ogni compito prenditi un po' di tempo per analizzarlo singolarmente. Concentrarsi nel dettaglio su ogni attività rende più semplice trovare eventuali errori e assicurarsi di averla portata a termine correttamente.

Parte 2
Fissare degli Obiettivi

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    Fissa obiettivi gestibili. Stabilire traguardi giornalieri di dimensioni adeguate ti aiuta a rimanere motivato, concentrato ed efficiente durante il corso della giornata.[6]
    • È consigliato iniziare con i compiti di minore importanza, come andare a fare la spesa o svolgere le commissioni, per essere più concentrato durante il resto della giornata nel caso dovessero presentarsi lavori che richiedono maggiore attenzione da parte tua.
    • Se hai obiettivi a lungo termine o progetti importanti, suddividili in sezioni più ridotte: sarà più semplice fare progressi e affrontare singolarmente ogni problema. Questo è un ottimo metodo per lavorare di più e rimanere motivato a continuare a lungo.
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    Dai una priorità ai compiti. Dare una priorità non significa fare una lista delle cose da fare. Piuttosto, si tratta di categorizzare i compiti e dare una priorità a quelli più piccoli e gestibili o quelli più importanti e urgenti.[7]
    • Fai una lista in ordine cronologico di quando devi svolgere o consegnare tutti i tuoi progetti. Inizia con quelli che devi finire il prima possibile.
    • Dopo aver dato la priorità ai compiti in cima alla lista, prendi una boccata d'aria e inizia a valutare quali sono quelli meno incombenti.
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    Pianifica in anticipo. Dopo aver imparato come organizzare un piano giornaliero a breve termine, puoi iniziare a crearne uno più lungo che comprende i tuoi compiti e lavori futuri.
    • Sapere in anticipo quali traguardi ti sei prefissato, che si tratti di una buon voto al prossimo esame scolastico o una conferenza davanti a un pubblico internazionale, ti aiuta a prepararti meglio in vista dell'evento ed essere più concentrato.[8]
    • Fai un calendario mensile personale o creane uno per l'intero semestre scolastico.
    • Annota ogni scadenza importante e aggiungi alcuni promemoria durante le settimane precedenti. Questo ti aiuterà a lavorare più efficacemente e prenderti cura di obiettivi sempre più grandi.
    • Questo metodo di pianificazione ti permette di organizzare la tua giornata lavorativa come pure gli hobby, le pause e addirittura le vacanze. Avere sempre sott'occhio le tue scadenze ti permette di pianificare la tua giornata in modo più preciso e assicurarti di avere abbastanza tempo sia per lavorare che per rilassarti durante il tempo libero.
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    Smetti di procrastinare. Procrastinare e rimandare sono due aspetti condivisi da molte persone, ma possono avere un impatto negativo sulla produttività come pure sulla qualità del lavoro.
    • Non credere nel falso concetto secondo cui "si lavora meglio sotto pressione". Diversi studi di psicologia hanno dimostrato che non è assolutamente così![9] Spesso, procrastinare fino all'ultimo minuto causa semplicemente un numero maggiore di errori.
    • Smetti di procrastinare diminuendo le distrazioni. Spegni la connessione internet mentre lavori per non rischiare di cadere nella tentazione di aprire il tuo sito web preferito, il tuo profilo Facebook o farti distrarre dalla miriade di immagini di gatti.[10]
    • Fatti un regalo ogni volta che porti a termine un lavoro: vai a cena al tuo ristorante preferito o a fare shopping con la tua ragazza. Sapere che ti aspetta una piccola ricompensa ti aiuterà a rimanere motivato e, probabilmente, a lavorare anche meglio.

Parte 3
Gestire il Lavoro e il Tempo Libero

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    Usa un cronometro mentre lavori. Esiste un concetto chiamato "Legge di Parkinson" che afferma che "il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile".[11] In altre parole, se non definisci la durata di un determinato compito, sarà quasi sicuramente necessario più tempo del dovuto per completarlo.
    • Usa un cronometro o un altro tipo di timer per tenere traccia del tempo che dedichi a ogni singolo compito.
    • Fissa degli obiettivi e prova a trattarli come se fosse un gioco; provando a rimanere nei tempi prefissati lavorerai molto più velocemente.
    • Prova a non dedicare più di dieci minuti ai compiti meno importanti. Seguire questo semplice consiglio può aiutare a liberare fino a 90 minuti ogni giorno. Sarai sorpreso di quanto tempo viene sprecato con incarichi di minore importanza come scrivere e-mail![12]
    • Lavorare in questo modo può aiutarti a sviluppare un "flusso" di lavoro che, secondo gli psicologi comportamentali, migliora la produttività, la felicità e la soddisfazione personale.
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    Dedica il mattino o il fine settimana a te stesso. Di primo acchito potrebbe sembrare un controsenso, ma dedicare del tempo a se stessi può aumentare la produttività durante la giornata e la settimana lavorativa.[13]
    • Sfrutta le prime ore della giornata per fare qualcosa che ti piace: giocare con i tuoi figli, portare il cane a fare una passeggiata, meditare, eccetera. Queste attività rilassano la mente, mettono di buon umore, aumentano la concentrazione e nel complesso ti permettono di lavorare più velocemente.
    • Diversi studi hanno dimostrato che la mente raggiunge il suo potenziale massimo 2-4 ore dopo il risveglio; dedica quindi le prime ore ad attività che non hanno a che fare con il lavoro per rimanere più concentrato durante il resto della giornata.
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    Lavora da casa. La scuola e l'ufficio possono rivelarsi luoghi non adatti per lavorare a causa del rumore e delle eccessive distrazioni. Prova a portare un po' di lavoro a casa per finirlo comodamente senza venire disturbato.[14]
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    Disconnettiti durante il tempo libero. La nostra mente può continuare a essere al lavoro anche se siamo sdraiati sul divano a guardare un film e non è raro che questo possa causare un esaurimento. Però, la produttività e la qualità del lavoro sono gli aspetti che vengono maggiormente colpiti da una mancanza di riposo adeguato.[15]
    • Crea un'e-mail personale e una per il lavoro o la scuola e limita la frequenza con cui controlli quest'ultime durante il fine settimana.
    • Spegni il telefonino e il computer quando ti rilassi sul divano di casa e prova a non aprire le e-mail fuori dagli orari che ti sei imposto.
    • Fai del tuo meglio per trovare un momento in cui puoi staccare la spina dai problemi del lavoro, soprattutto durante il fine settimana. Così, puoi presentarti riposato il lunedì e lavorare in modo più veloce e efficace.

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Categorie: Tecniche di Apprendimento

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