Le informazioni di contatto sono fondamentali per gestire le relazioni d'affari e le comunicazioni. Quando ricevi un biglietto da visita, assicurati di conservarlo da qualche parte cosicché puoi trovare le informazioni di nuovo quando ti servono. Che tu gestisca un'attività in proprio o semplicemente abbia una vasta rete di relazioni sociali, organizzando i tuoi biglietti da visita sarai in grado ti trovare le persone più velocemente,il che può anche farti guadagnare di più. Ecco alcune idee per organizzare i tuoi biglietti da visita.

Passaggi

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    Guarda il biglietto da visita non appena lo ricevi. Leggere il biglietto da visita è un buon modo per ricordare il nome di qualcuno e associarlo al suo volto. Il titolo di una persona è solitamente stampato nel biglietto da visita, così hai maggiori indizi di chi si tratta e che cosa fa.
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    Decidi un posto dove mettere i biglietti da visita che ricevi. Se porti un'agenda o una borsa con te alle riunioni, dedica un posto ai biglietti da visita. Oppure, usa una seconda tasca del tuo porta-biglietti per raccogliere i biglietti che ricevi. Qualsiasi posto tu scelga, non metterli tra i tuoi appunti o in tasca dove finiranno per perdersi oppure per essere lavati insieme ai vestiti.
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    Organizza le informazioni di contatto nel tuo computer. Quando ritorni da un pranzo di lavoro, da una fiera commerciale o da una riunione, metti immediatamente i biglietti da visita in un posto sicuro, come per esempio un cassetto della scrivania. L'ideale è un posto dove altre persone non possono mettere le mani. Quando hai un po' di tempo, prendi tutti i biglietti da visita che hai raccolto e registra tutte le informazioni usando programmi come Outlook, Excel, Access o anche Word.
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    Usa un campo “Appunti” o una colonna per ciascun file dove registrerai i tuoi biglietti da visita. Annota tutte le informazioni che non erano nel biglietto: cosa fanno quelle persone, quali informazioni possono fornire o quali prospettive offrono, quando le hai incontrate, e così via.
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    Crea un sistema di votazione a tre livelli: in testa, i migliori contatti d'affari, poi quelli così-così, infine i contatti d'affari solo potenziali e coloro con cui probabilmente non parlerai più. Puoi assegnare un numero a ciascun livello: per esempio la categoria 1 sono i migliori, la 2 i così-così, la 3 quelli con cui non parlerai più, oppure potresti usare un sistema coi colori del semaforo: rispettivamente verde, giallo e rosso. Usa un sistema che non dimenticherai in modo da classificare i tuoi contatti.
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    Organizza i contatti nel modo in cui ne hai bisogno. Potresti ordinarli in ordine alfabetico sulla base del cognome oppure sulla base del nome della società; la città dove hai incontrato la persona nel caso che tu viaggi spesso; oppure per categoria o settore. In questo modo puoi limitarti a digitare le informazioni che ti ricordi in una casella di ricerca ed ottenere una lista di contatti qualificati per la tua ricerca.
    • Molti software per la gestione dei contatti possono organizzare i contatti secondo le tue necessità e possono renderli facili da trovare, anche nel caso in cui ti ricordi solo alcune delle informazioni. Se puoi usare uno di questi sistemi, puoi risparmiare un sacco di tempo per l'archiviazione.
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    Organizza i biglietti da visita alla vecchia maniera. Conserva i biglietti in uno schedario rotante oppure in un porta-biglietti da visita. Puoi trovare porta-biglietti da visita nei negozi di forniture per l'ufficio.
    • La vecchia maniera, anche se consiste in un contenitore di plastica nel tuo cassetto della scrivania, può costituire un buon backup delle informazioni memorizzate al computer.
    • Dovrai decidere come organizzare i tuoi biglietti da visita: per nome, società, città, eccetera.
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    Ogni qual volta ricevi un nuovo biglietto da visita, annota il nome del luogo dove hai incontrato la persona sul retro del biglietto, entro pochi giorni dall'incontro. In questo modo non lo dimenticherai. Scrivi anche una breve nota di ciò di cui avete parlato. Poi quando contatti la persona, più tardi, gli puoi ricordare dove vi siete incontrati e chiedergli notizie dei suoi bambini, o di qualsiasi cosa abbiate parlato.
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    Finito.
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Consigli

  • Se ricevi un sacco di biglietti da visita, cerca un software per gestirli. Esistono degli scanner appositi, con dei software che leggono automaticamente le informazioni che vi sono scritte. Questi sistemi possono farti risparmiare molto tempo nell'immissione manuale dei dati.
  • Fatti sentire prontamente se hai promesso qualcosa o se qualcuno è sembrato interessato.
  • Non lasciare accumulare biglietti da visita senza registrare le informazioni. Digita le informazioni o archivia i biglietti almeno una volta la settimana, prima di dimenticarti chi hai incontrato e perché.
  • Se hai bisogno di maggiori informazioni sui tuoi contatti d'affari oltre al nome e al numero di telefono, cerca sistemi software per la gestione delle informazioni dei contatti e dei clienti.
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Avvertenze

  • Se memorizzi i tuoi contatti al computer, fai un backup regolarmente, così non li perdi nel caso in cui si rompa il computer o il disco fisso. Automatizza questo backup, se possibile.
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Categorie: Il Mondo del Lavoro
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