Come Organizzare i Documenti Cartacei in Ufficio

Riordinare e organizzare i fascicoli in ufficio può essere impegnativo, soprattutto se si ha una gran quantità di incartamenti e documenti, ma non deve essere necessariamente un compito traumatico. Pianificare in anticipo e decidere quale criterio di archiviazione usare può aiutare a organizzare i documenti nel modo migliore per il tuo tipo di attività, e aiutarti trovare i documenti importanti più velocemente in futuro. Qui troverai una serie di passaggi da seguire per iniziare a organizzare i fascicoli nel tuo ufficio.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Riservare del tempo per separare i documenti

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Ritagliati un periodo di tempo ininterrotto per organizzare i fascicoli, in modo da non doverti continuamente fermarti per poi riprendere il lavoro. Prima di iniziare, assicurati di avere cartelline e etichette a sufficienza per raggrupparli.

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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Separare fogli e fascicoli

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Dividi il mucchio di fogli e fascicoli che vuoi organizzare in gruppetti più piccoli e gestibili.
- Dai uno sguardo ai documenti contenuti in ciascun gruppo così formato, e sbarazzati di tutti quelli che non ti servono più, buttandoli nel cestino o usando una macchina distruggidocumenti. In questo modo inizierai a ridurre sia il volume della carta che la confusione.
- Separa i fogli e i fascicoli che desideri tenere creando due gruppi separati: uno per quelli che ti serviranno nei prossimi mesi, e uno per quelli che non ti serviranno a breve e che puoi archiviare.
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Ordina le cartelle in ordine alfabetico se si tratta di fascicoli corrispondenti a clienti diversi. Se, per esempio, ogni fascicolo contiene i documenti riguardanti una persona o un’azienda, puoi ordinarli alfabeticamente in base al cognome della persona (o al nome dell’azienda). Se decidi di ordinarli in base al cognome, usa per ogni cartellina un’etichetta che inizi in modo chiaro dal cognome, seguito dal nome. Metti via le cartelline in ordine alfabetico, e poi metti sui vari cassetti dell’armadietto delle etichette per indicare quali cassetti contengono i documenti relativi ai cognomi che iniziano per quali lettere.
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Se hai tipi di documenti diversi per aree diverse della tua attività, ordina i fascicoli per categoria. Potresti avere, per esempio, fascicoli corrispondenti a bollette oppure contratti: in questo caso potresti preferire dividerli per tipologia. Di nuovo, etichetta in modo chiaro ogni raccoglitore e inserisci al suo interno i documenti relativi a quella categoria. Potresti aver bisogno di creare sottocategorie: in questo caso usa una cartella sospesa per la categoria e delle cartelline per le sottocategorie.
- Usa un raccoglitore per i documenti che ti servono urgentemente, in modo da sapere subito dove trovarli.
- Sistema le cartelline nell’armadietto in modo che i fascicoli temporanei siano di fronte a te e i documenti importanti siano nella parte posteriore: in questo modo i documenti che ti servono più spesso saranno più facilmente accessibili.
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Creare delle cartelline mensili

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In aggiunta ai metodi di archiviazione descritti sopra, usa una serie di cartelline divise e etichettate in base al mese (e anno): in questo modo, quando non hai tempo di archiviare subito i documenti, potrai comunque tenerli ordinati prima di archiviarli (quando avrai tempo) partendo dai più vecchi. Il farlo ti permetterà inoltre di tenerli sempre organizzati in base a un criterio, cosa che ti tornerà utile quando avrai bisogno di trovare qualcosa.
- Le cartelline mensili sono anche un utile modo per tenere in ordine i documenti che non appartengono a nessuna categoria specifica.
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Alla fine dell’anno, dai uno sguardo ai documenti rimasti nelle cartelline mensili: potresti scoprire di dover creare una nuova categoria a cui non avevi pensato. Crea, nel nuovo anno, questa categoria, aggiungendola al tuo sistema di archiviazione.
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Raccogli insieme tutti i documenti restanti con una graffetta. Archiviali in una cartellina da etichettare “Documenti Vari (Anno …)”.

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Consigli

Una volta organizzati tutti i fascicoli nel tuo ufficio, continua a mantenerli ordinati, archiviandoli di volta in volta e rimettendoli al posto dopo averli consultati.
Per evitare confusione e accumuli inutili all’interno del tuo nuovo archivio, sbarazzati dei documenti che non ti servono più, buttandoli nel cestino, destinandoli al riciclo o usando una macchina distruggidocumenti.