Come Organizzare la Tua Giornata

2 Parti:Organizzare la Propria Agenda QuotidianaAttenersi alla Propria Agenda Quotidiana

Organizzare le tue giornate in anticipo ti permette di gestire il tempo in modo più efficiente. Grazie a una corretta pianificazione, potrai ottenere risultati migliori, riducendo al contempo le probabilità di tralasciare degli impegni importanti o di lasciarti distrarre da fattori di scarsa rilevanza. Per quanto possa sembrare più semplice affrontare gli impegni mano a mano che si presentano, col tempo potresti finire per essere disorganizzato, sentendoti sopraffatto dagli eventi e rischiando di dimenticarti alcune cose importanti. Fissare e rispettare un'agenda quotidiana può richiedere qualche sforzo, ma presto sarai contento di averlo fatto. Oltre a sentirti meno stressato, avvertirai di avere acquisito un controllo maggiore sulla tua vita. Organizzare la tua giornata ti consente di regolare meglio i tuoi comportamenti poiché ti dà la possibilità di accorgerti di cosa è stato fatto e di cosa è ancora necessario fare.[1]

Parte 1
Organizzare la Propria Agenda Quotidiana

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    Procurati un calendario o un'agenda. Assicurati di avere lo spazio necessario a registrare tutti i tuoi impegni. Esistono agende suddivise per settimane, giorni o addirittura ore. In alternativa puoi usare il tuo computer portatile. Scegli lo strumento più adatto alle tue esigenze personali.[2] Qualsiasi scelta tu abbia fatto, rispetta l'impegno preso. Ricorda che è meglio organizzare i tuoi impegni usando un unico strumento, anziché suddividere i diversi ambiti, per esempio lavorativo o scolastico, utilizzando mezzi diversi.[3]
    • Sono disponibili anche molte versioni di calendari digitali per cellulari o computer che ti consentono di sincronizzare tutti i tuoi dispositivi, in questo modo potrai accedere alla tua agenda ovunque ti trovi. Esistono anche numerose app che ti aiutano a organizzare la giornata con notifiche e promemoria.[4]
    • È preferibile scegliere un calendario, digitale o cartaceo, che offra un po' di spazio extra in cui aggiungere eventuali note. I tuoi appunti ti aiuteranno a tenere traccia non solo di cosa è già stato fatto, ma anche di come hai agito e/o di come ti sei sentito. Per esempio, accanto alla voce "Andare in palestra", oltre ad apporre un segnale di conferma dopo averlo fatto, potresti voler aggiungere una nota simile a "Percorso un chilometro extra, mi sono sentito entusiasta!". Aggiungere delle note personalizzate ti consente di essere più consapevole dei tuoi comportamenti.[5]
    • Se intendi passare da un calendario cartaceo a uno digitale, i primi giorni potresti avere l'impressione che si tratti di uno strumento con dei ritmi troppo frenetici; non arrenderti, è normale, sarà sufficiente avere un po' di pazienza per abituarti al nuovo sistema. Inizialmente potrai scegliere di usare entrambi, per essere certo di non aver commesso errori che ti inducano a dimenticare qualcosa o a rischiare di ripetere la stessa azione due volte.
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    Organizza i tuoi impegni. Usando un calendario elettronico avrai la possibilità di differenziare i diversi impegni con differenti colori. Per esempio, potresti evidenziare in rosso gli oneri di carattere lavorativo, in blu quelli legati allo studio, in verde quelli inerenti alle faccende domestiche, in arancione gli eventi di svago e in rosa gli appuntamenti sportivi. Se preferisci usare un'agenda cartacea o un computer, puoi fare altrettanto utilizzando matite, pennarelli, evidenziatori, caratteri e sfondi colorati. Dopo aver diversificato le molte tipologie di attività in programma, potrai continuare dando loro la giusta priorità.
    • Osservare il calendario dopo aver organizzato e codificato i tuoi impegni con diversi colori ti aiuterà a comprendere quali sono le attività che occupano la maggior parte del tuo tempo. Per esempio, potresti notare che ci sono ampie aree di rosso (lavoro) e di verde (faccende domestiche), mentre il rosa (esercizio fisico) è quasi del tutto assente. Notare tale carenza di momenti dedicati all'attività fisica potrebbe motivarti a rivedere l'organizzazione delle tue giornate per cercare di dare spazio alla cura e alla salute del corpo.
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    Fissa le tue priorità. Determinare quali sono i compiti più importanti, che andrebbero svolti prima degli altri, e quali invece quelli che possono aspettare è un passo fondamentale. Un esempio ti aiuterà a comprendere meglio la necessità di stabilire delle priorità. Supponiamo che tu debba sostenere due esami, stilare un resoconto, scrivere un saggio e sostenere una presentazione in un'unica settimana. Caspita!
    • Poniti delle domande per riuscire a capire quali sono i compiti che andrebbero portati a termine per primi e quanto tempo richiederanno. Quale di questi impegni ha la scadenza più prossima? Quali di loro richiederanno il maggior quantitativo di tempo? Quali sono i più rilevanti in termini di risultati a lungo termine? Per esempio, parlando di voti, quali incideranno maggiormente sulla tua valutazione finale? Quali sono gli incarichi che comportano gli sforzi maggiori?
    • In sostanza, dovrai decidere quale sia il fattore che ritieni di maggiore importanza riguardo ai compiti previsti dalla tua agenda: la scadenza temporale, la quantità di tempo necessaria a completarli o il loro valore. Nessuno meglio di te sa quali sono le tue capacità e i tuoi obiettivi primari; adotta un sistema di priorità conforme alle tue esigenze.[6]
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    Evidenzia gli impegni più urgenti. Una volta deciso come stabilire le giuste priorità, dovrai riportare le tue decisioni sul calendario. Rivedi i tuoi appuntamenti del giorno per aggiungere una "A" accanto a quelli che devono essere portati a termine per primi, una "B" accanto a quelli che devono essere portati a termine entro la giornata, una "C" a quelli con scadenza settimanale, e così via.
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    Fissa un lasso di tempo per ogni compito. Aggiungi una nota relativa al tempo che ritieni necessario per portare a termine ogni incarico. Per esempio, potresti prevedere di dover studiare (2 ore), fare esercizio fisico (1 ora), scrivere due email (30 minuti), portare fuori il cane (30 minuti). Organizzare la propria agenda in modo da disporre del tempo necessario per ognuno degli impegni elencati è la chiave per avere successo. Un'agenda troppo fitta, priva di aspettative temporali realistiche, è pressoché inutile, nonché una notevole causa di stress.
    • Ricorda di pianificare anche il tempo necessario agli spostamenti. Per esempio, alla fine dello studio, prima di poter dare inizio all'allenamento, potresti dover guidare per 20 minuti per spostarti dalla biblioteca alla palestra.
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    Prendi in considerazione anche i "tempi morti" tra un'attività e l'altra. Generalmente, la maggior parte delle persone tende a sottostimare il tempo necessario a portare a termine i propri impegni. Contemplare anche la fase di preparazione che precede ogni attività, e quella di riposo che la segue, ti aiuterà a organizzare la tua giornata in modo più accurato.
    • È sempre meglio sovrastimare il tempo necessario a portare a termine un incarico, anche di soli pochi minuti. Come regola base, prevedi ogni volta il 25% di tempo in più. Per esempio, se intendi dedicarti a un'attività che richiede 4 minuti, pianificane 5 sull'agenda, se ne richiede 8, predisponi di averne a disposizione 10, e così via. Col passare delle ore questi minuti si sommeranno, creando un intervallo di tempo che ti aiuterà a non fare tardi e a non rimanere indietro.
    • Rivedi gli incarichi principali della giornata e chiediti se comportano l'adempimento di alcuni compiti accessori. In caso di risposta affermativa non dimenticarti di inserirli in agenda. Per esempio, pensi che, dopo aver fatto attività fisica in palestra, avrai bisogno di fare la doccia? Ti capita spesso di trattenerti a chiacchierare nello spogliatoio anche per quindici minuti? Molti di coloro che frequentano abitualmente una palestra ammettono che, pur avendo programmato un allenamento di un'ora, finiscono per trattenersi anche oltre le due ore.
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    Prevedi un po' di tempo libero. Fissalo alla fine della giornata, potrai usarlo per dedicarti ai compiti minori o a eventuali imprevisti. Avere un po' di tempo libero, oggi o in un altro giorno della settimana, ti consentirà di iniziare a lavorare agli impegni futuri. Eventuali compiti aggiuntivi potrebbero includere per esempio la riorganizzazione stagionale dell'armadio o dei documenti relativi alle spese della famiglia. Pur essendo mansioni di priorità minore, prive di una scadenza fissa, che non causano stress, sarai contento di averle portate a termine.

Parte 2
Attenersi alla Propria Agenda Quotidiana

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    Controlla la tua agenda giornaliera. Prendi l'abitudine di analizzarla ogni sera e ogni mattina per preparare al meglio la giornata in arrivo. Inoltre, stabilisci un momento quotidiano, per esempio dopo aver fatto colazione o mentre sei sui mezzi pubblici che ti porteranno al lavoro, in cui rivedere con attenzione che cosa deve essere fatto, che cosa è già stato completato e che cosa eventualmente è bene aggiungere.
    • Dedicare qualche minuto a ispezionare con attenzione l'elenco dei tuoi impegni, prima di tuffarti nella frenesia della giornata, potrebbe aiutarti a perfezionarne l'organizzazione, conferendoti inoltre la motivazione necessaria a iniziare con grinta![7]
    • Usa la sveglia del cellulare o del computer per ricordarti di alcuni compiti o appuntamenti. Per esempio, normalmente, le visite mediche e dentistiche vengono fissate con molto anticipo, potrebbe quindi essere utile creare un promemoria che ti aiuti a ricordartene quando manca circa una settimana, in modo da poter organizzare la tua agenda di conseguenza.
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    Porta a termine i tuoi impegni in ordine di priorità. La tua agenda dovrebbe mostrare chiaramente le priorità stabilite in base ai tuoi criteri personali, assicurati quindi di rispettarle con costanza.
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    Modifica i tuoi piani in base alle necessità del momento. Per quanto sia importante cercare di attenersi il più possibile ai programmi stabiliti in precedenza, talvolta potrebbe accadere qualcosa che comporta la necessità di cambiare. Se dovesse presentarsi un'urgenza, una complicazione o un ostacolo, cerca di posticipare le mansioni flessibili o quelle meno urgenti ai giorni successivi.
    • Tuttavia, cerca di non posticipare i tuoi impegni con troppa frequenza o facilità, per evitare che si accumulino irrimediabilmente nei giorni successivi. Se ti accorgi di trovarti spesso in questa situazione, cerca di programmare un maggior quantitativo di tempo per ogni mansione della giornata, anziché costringerti a modificare i piani dei giorni successivi.
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    Aggiungi un segno di spunta accanto ai compiti che hai completato. Farlo ti donerà un notevole senso di soddisfazione! Inoltre, ricordati di spostare al giorno dopo gli impegni che non sei riuscito a concludere.
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    Concediti una ricompensa! Ogni volta che riesci a rispettare la tua agenda, portando a termine gli impegni presi, è importante premiarti per avere agito correttamente. Dopo aver completato le mansioni della giornata, usa un rinforzo positivo, come prepararti un bagno caldo, guardare il tuo programma televisivo preferito o mangiare una fetta di torta, per celebrare i tuoi meriti. Consapevole di aver fatto del tuo meglio, ti sentirai soddisfatto e appagato.[8]
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    Valuta la necessità di apportare eventuali cambiamenti. Di tanto in tanto, sarà importante rivedere la tua agenda per capire se continua a rispondere alle tue esigenze. Un modo molto efficace per farlo consiste nell'analizzarla prestando attenzione anche al tuo umore e alle tue sensazioni. In generale puoi notare un alto numero di segni di spunta che ti fanno sentire positivo e produttivo? In caso di risposta affermativa, con buona probabilità, il modo in cui organizzi le tue giornate è ideale per te!
    • Al contrario, se scopri che spesso i tuoi impegni vengono spostati al giorno dopo (e poi a quello dopo ancora, e così via), ragione per cui tendi a sentirti frequentemente demoralizzato, molto probabilmente, la cosa migliore da fare è modificare il modo in cui organizzi la tua agenda.
    • Identifica le aree problematiche analizzandone le pagine passate alla ricerca degli incarichi rimasti incompiuti. Nel caso si tratti di elementi che ritieni importanti, per esempio fare esercizio fisico, potrebbe essere necessario rivalutare e riordinare le tue priorità. Allo stesso modo, potresti dover riconsiderare la quantità di tempo programmata per ognuno dei tuoi impegni. Per esempio, anziché concederti ogni mattina due ore di tempo per prepararti, valuta di ridurle a un'ora sola per tre volte alla settimana per poterti dedicare a 30 minuti di jogging.
    • Comprendi che dover riorganizzare più e più volte la propria agenda è del tutto normale. Riuscire a sviluppare una routine efficiente, ideale per le tue esigenze, richiede tempo e pazienza.

Consigli

  • Il tuo tempo ha un valore importante. Organizzare efficacemente le tue giornate ti aiuterà a usarlo al meglio.
  • Pianificare i tuoi impegni potrebbe aiutarti ad accorgerti di alcuni schemi che finora erano rimasti inosservati. Per esempio, potresti notare che il giovedì mattina tendi a svegliarti sentendoti molto stanco perché tutti i mercoledì sera fai tardi con gli amici. Una volta riconosciuta questa abitudine, potrai apportare delle modifiche che ti aiutino a sentirti meglio. Per esempio, potresti uscire il venerdì sera così, pur senza rinunciare a divertirti, eviterai di arrivare al lavoro stanco il giovedì mattina.[9]
  • Organizzare e rispettare un'agenda quotidiana ti consente di essere più efficiente e produttivo in quanto impone degli orari fissi ai tuoi impegni. Ciò significa che non potrai più usare la scusa "Non c'è abbastanza tempo!".[10]

Avvertenze

  • Non rimandare a domani quello che puoi fare oggi. L'unico risultato che otterresti è quello di sentirti stressato, disorganizzato e facilmente irritabile.

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Categorie: Sviluppo Personale

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