Come Organizzare una Conferenza

Ti è stato dato il compito monumentale di organizzare una conferenza, che comporta una lista delle cose da fare lunga un chilometro. Ci sono: la sede, la lista degli invitati, i materiali, la tecnologia e anche il rinfresco a cui pensare e da pianificare. Se stai iniziando a rimpiangere questa ritrovata fiducia che il tuo capo ha riposto in te, rallenta, fai un respiro profondo, e sappi che ne hai le capacità!

Passaggi

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    Scrivi gli obiettivi e l’ordine del giorno. È necessario definire con chiarezza cosa vuoi ottenere con questa conferenza, perché determinerà tutte le altre decisioni che prenderai. Sapere che messaggio si vuole trasmettere prima di organizzare qualsiasi iniziativa, alleggerisce lo stress delle cose da fare.
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    Calcola il tuo budget. Non puoi fare nulla senza sapere quanti soldi hai a disposizione, poi suddividi il denaro in budget più piccoli per la sede della conferenza, i materiali e le spese per i relatori. Rispetta il budget e, se deleghi delle responsabilità, assicurati che anche gli assistenti non superino il tetto economico fissato.
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    Scegli il luogo della conferenza. Quando fai i sopralluoghi, tieni in considerazione il numero di partecipanti, la comodità della posizione, il parcheggio e la vicinanza ai mezzi pubblici, agli aeroporti e agli alberghi. Il tuo obiettivo è quello di trovare un posto adatto e facilmente raggiungibile per i partecipanti.
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    Decidi in merito al menu. Quando organizzi una conferenza, devi ricordare che i partecipanti non vorranno stare tutto il giorno senza mangiare un pasto decente, e molti non sapranno quali locali ci sono nella zona. Informati se c’è la possibilità di avere un servizio di catering per portare nella sede un brunch, il pranzo e degli spuntini, oppure se la sede che hai scelto può fornire un servizio ristorante.
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    Mobilita il personale del locale per farti aiutare. Se hai scelto un luogo che è spesso sede di conferenze, puoi attingere a questa risorsa inestimabile; gestisce conferenze ogni giorno, e dovrebbe essere in grado di rispondere a qualsiasi domanda o preoccupazione e darti consigli quando necessario.
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    Segui tutto il processo. Una volta definita la maggior parte dell’organizzazione della conferenza, non lasciare nulla al caso: ripassa ogni scaletta e ogni dettaglio con lo staff che ti ha aiutato. Recati sul luogo il giorno prima e incontrati con il personale per essere certo che tutto sia a posto e per prenderti cura degli ultimi dettagli.

Consigli

  • Chiedi in anticipo ai relatori se avranno bisogno di apparecchiature aggiuntive per le loro presentazioni, come un podio, televisori, grandi schermi o computer.
  • Verifica se uno qualsiasi dei partecipanti alla conferenza ha particolari esigenze dietetiche per organizzare il menu.
  • Quando confronti i prezzi delle strutture, informati anche sul prezzo di cibo, acqua, bevande, ecc, perché potrebbero essere molto costosi.
  • Tieni presente l’obiettivo della conferenza quando organizzi la stanza, se è più opportuno un locale tipo auditorium con dei posti a sedere, oppure una stanza con sedie e tavoli per prendere appunti.

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Categorie: Parlare in Pubblico

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