Come Organizzare una Festa di Compleanno a Sorpresa

Co-redatto da Stefanie Chu-Leong

Organizzare una festa a sorpresa sembra semplice, ma per ottenere un buon risultato serve un po' di pianificazione. Scegli un tema generale per la festa che vuoi realizzare e considera che cosa gradirebbe l'ospite d'onore. Una volta stabiliti i dettagli, mantieni il segreto sulla festa, assicurandoti però che gli invitati abbiano informazioni sufficienti per partecipare. Per far arrivare il festeggiato, dai alcuni suggerimenti al suo accompagnatore su come condurlo alla festa senza rivelare il segreto.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Organizzare i Dettagli di Base

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Scegli un tema per la festa. Considera le preferenze dell'ospite d'onore e scegli un tema che possa piacergli. Se stai organizzando una festa per un bambino, il tema può essere il suo giocattolo o il suo cartone animato preferito. Per un festeggiato più grande, scegli un tema abbinato ai suoi hobby e interessi. Per esempio, se hai intenzione di sorprendere la tua fidanzata, organizza una festa basata sul suo film preferito. Puoi chiedere agli invitati di vestirsi come personaggi del film.^{[1]
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- Ricorda che dovrai pensare anche al cibo, alle decorazioni e ad attività legate al tema che hai scelto. Quindi se decidi di organizzare una festa hawaiana, cerca di farlo in spiaggia oppure allestisci decorazioni tropicali. Servi cocktail tipici e offri collane di fiori agli invitati.
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Scegli il luogo giusto per l'evento. Puoi organizzarlo dove preferisci. La location dovrebbe essere abbastanza grande per accogliere tutti gli ospiti. Di conseguenza, se vuoi dare una grande festa, potresti affittare un salone per ricevimenti. Se invece inviterai solo una decina di persone, puoi prenotare in un bel ristorante.^{[2]
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- Per esempio, puoi organizzare la festa a casa dell'ospite d'onore, a casa tua, al ristorante, al parco o in un ambiente che sorprenda il festeggiato.
- Se hai deciso di affittare una location, chiedi quali sistemi audio sono disponibili e quali sono le regole sul cibo e sulle decorazioni.
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Scegli la data e l'ora della festa. Puoi organizzare l'evento nel giorno del compleanno del festeggiato, ma la sorpresa sarà ancora maggiore se la festa si terrà leggermente in anticipo. Dovrai scegliere una data e un orario che sia comodo per la maggior parte degli invitati e dovrai assicurarti che anche l'ospite d'onore sia disponibile.^{[3]
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- Considera di chiedere al festeggiato se vuole incontrarti nell'orario in cui pensi di organizzare la festa. Se ti risponde che ha già altri impegni, devi scegliere un'altra data.
- Evita di organizzare la festa a sorpresa dopo il compleanno dell'ospite d'onore, altrimenti potrebbe pensare che ti sei dimenticato della ricorrenza.
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Decidi che cosa servire al rinfresco. A una festa, gli invitati si aspettano cibo e bevande. Se stai organizzando un compleanno per bambini, puoi servire del normale cibo da festa (come patatine, pizzette, torte e biscotti). Per gli adulti invece, servi piatti facili da preparare e da mangiare. Se non vuoi perdere tempo a cucinare, puoi assumere un servizio di catering oppure organizzare la festa in un ristorante.^{[4]
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- Scegli le pietanze in base all'orario della festa. Per esempio, se l'evento si tiene in un giorno feriale dopo il lavoro, la maggior parte degli invitati si aspetteranno di cenare. Al contrario, se la festa è di pomeriggio nel fine settimana, puoi servire stuzzichini e aperitivi.
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Scrivi la lista degli invitati. Decidi quante persone parteciperanno e pensa alla personalità del festeggiato. Se non è molto estroverso, probabilmente apprezzerà di più una festa a sorpresa con soli parenti e amici intimi. Se invece ama stare in mezzo alla gente e chiacchierare con tutti, puoi invitare tante persone.^{[5]
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- Puoi chiedere a qualcun altro di aiutarti a pianificare la festa a sorpresa, specie se trova emozionante l'idea della festa.
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Manda gli inviti. Una volta stilato l'elenco degli invitati, crea una pagina sui social network per comunicare la data dell'evento oppure chiamali e invitali personalmente. Evita di spedire gli inviti per posta, in modo da non rischiare che il festeggiato trovi un invito e scopra la sorpresa. Spiega chiaramente a tutti gli invitati che si tratta di una festa a sorpresa.^{[6]
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- Decidi se vuoi chiedere agli invitati di portare regali o di aiutarti con il cibo e le bevande.
Consiglio dell'Esperto

Stefanie Chu-Leong
Titolare e Organizzatrice Eventi Senior presso Stellify Events
Stefanie Chu-Leong è la Titolare e l'Organizzatrice di Eventi Senior di Stellify Events, una ditta di gestione eventi con sede nella San Francisco Bay Area e nella California Central Valley. Stefanie ha oltre 15 anni di esperienza nella pianificazione di eventi ed è specializzata in eventi su larga scala e occasioni speciali. Si è laureata in Marketing presso la San Francisco State University.

Stefanie Chu-Leong
Titolare e Organizzatrice Eventi Senior presso Stellify Events

Evita di parlare della festa sui social network e con messaggi di testo. Non rischiare che l'ospite d'onore legga un messaggio sulla festa a sorpresa sul telefono di un'altra persona. Per evitare di svelare il segreto, non scrivere dettagli sul telefono e sugli altri dispositivi.

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Parte 2

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Mantenere il Segreto sulla Festa

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Decora a festa la casa dell'ospite d'onore. Se hai deciso di organizzare l'evento a casa del festeggiato, dovrai aspettare che esca per allestire le decorazioni rapidamente. Scegli elementi facili da preparare. Assicurati che il festeggiato non riesca a vedere le decorazioni prima di entrare nella stanza a in cui si tiene la festa. Per questo, evita di allestire decorazioni vicino a finestre visibili dall'esterno.^{[7]
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- Se non hai molto tempo a disposizione per allestire le decorazioni, inizia dalla stanza principale in cui si terrà la festa, poi se ti resta del tempo, pensa agli altri ambienti.
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Decora l'ambiente della festa. Se preferisci non organizzare l'evento a sorpresa a casa dell'ospite d'onore, è molto facile allestire tutto in anticipo. Puoi seguire il tema della festa, utilizzare i colori preferiti dal festeggiato oppure scegliere decorazioni classiche per un compleanno, come palloncini e striscioni. Ricorda che l'ingresso alla sala della festa non dovrebbe rovinare la sorpresa, quindi evita di mettere striscioni o palloncini in quella zona.
- Chiedi ad alcuni invitati di aiutarti ad allestire le decorazioni prima dell'arrivo degli altri.
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Comunica agli invitati le informazioni sulla festa. Una volta che tutti hanno confermato la loro partecipazione, chiamali o rivela informazioni più dettagliate creando una pagina sui social network che il festeggiato non possa vedere. Per mantenere il segreto, suggerisci agli invitati dove dovranno parcheggiare, dove mettere i regali o le pietanze quando arriveranno, il codice di abbigliamento o i costumi da indossare e l'ora esatta in cui presentarsi (di solito circa 30 minuti prima della grande sorpresa).^{[8]
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- Evita di rivelare i dettagli della festa a troppe persone o a chi non è fra gli invitati, altrimenti aumenteresti il rischio che il festeggiato scopra la sorpresa.
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Scegli un accompagnatore per l'ospite d'onore. Trova una persona che lo scorti mentre allestisci la festa. Scegli qualcuno con cui il festeggiato si senta a proprio agio (come sua moglie o il suo migliore amico). Questa persona potrà distrarlo e controllarne gli spostamenti fino al momento della festa a sorpresa.
- Spiega all'accompagnatore che lo contatterai se avrai bisogno di più tempo o per condurre subito l'ospite d'onore alla festa.
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Pianifica un finto evento per confondere il festeggiato. Il modo più facile per distrarre l'ospite d'onore è organizzare un altro evento che gli comunicherai. Per esempio, chiedi all'accompagnatore di invitare il festeggiato fuori a cena o per un'attività. Se avrà già dei piani, sarà meno sospettoso.^{[9]
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- Se hai intenzione di organizzare la festa a sorpresa a casa, chiedi all'accompagnatore di portare il festeggiato a fare shopping, al cinema o a fare un'escursione. Dovrebbe scegliere un'attività divertente, in modo che l'ospite d'onore non decida di tornare a casa in anticipo.
- Assicurati che il festeggiato sia vestito adeguatamente. Per esempio, se si tratta di una festa dal tema elegante, anche l'ospite d'onore dovrebbe vestirsi in quel modo.
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Controlla una lista delle cose da fare prima dell'inizio della festa. Per verificare di aver pensato a tutto, stila una lista delle cose da fare. Inserisci le decorazioni da allestire, i cibi da preparare, l'installazione del sistema audio, eccetera. Puoi utilizzare la lista per delegare alcuni compiti agli altri invitati.^{[10]
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- Per esempio, chiedi a una persona di incaricarsi delle luci e della musica al momento dell'ingresso del festeggiato. Puoi anche chiedere agli invitati di avvisarti appena vedono arrivare l'ospite d'onore.
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Spiega agli invitati che cosa dovranno fare al momento della sorpresa. Dai delle indicazioni precise, in modo che nessuno rovini per sbaglio la grande sorpresa. Per esempio, puoi chiedere a tutti di saltare fuori e gridare "Sorpresa, buon compleanno!".^{[11]
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Parte 3

Parte 3 di 3:

Far Arrivare l'Ospite d'Onore alla Festa

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Chiedi al festeggiato di aiutarti a pianificare una festa a sorpresa per qualcun altro. Se vuoi davvero distrarlo, chiedigli di incontrarti per organizzare il compleanno di un'altra persona. Questo metodo funziona benissimo se non hai molto tempo per distrarre il festeggiato. Puoi invitarlo nel luogo della festa e incontrarlo in una stanza priva di decorazioni. Quando la sorpresa sarà pronta, potrai portarlo nella stanza della festa.
- Per esempio, se hai organizzato la festa a casa tua, decora il salone e chiedi all'ospite d'onore di incontrarti in giardino. Quando sarai pronto, potrai portarlo nella stanza che hai allestito.
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Inventa una scusa se il festeggiato non vuole venire. Se sei l'accompagnatore e ti stai divertendo con l'ospite d'onore, a un certo punto dovrai condurlo alla festa. Puoi dirgli che hai "dimenticato" qualcosa di importante a casa e che devi tornare a prenderlo.
- Questa strategia funziona solo se hai organizzato la festa a casa tua o a quella dell'ospite d'onore.
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Chiedi al festeggiato di accompagnarti per una commissione. Se la festa è in un locale o al parco, incontra l'ospite d'onore. Dopo aver passato un po' di tempo con lui, chiedigli se non gli dispiace accompagnarti da qualche parte, poi conducilo al luogo della festa.
- Per esempio, immagina che stiate prendendo un caffè al bar. Dopo un po' di tempo, puoi dirgli: "Qualche giorno fa ho lasciato il giubbotto al ristorante qui all'angolo. Ti dispiace se passiamo da lì, così posso prenderlo?".
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Avvisa in anticipo gli invitati. Se sei l'accompagnatore, scrivi un messaggio all'organizzatore 10 minuti prima di arrivare con il festeggiato. Se non pensi di riuscire a farlo in segreto, chiedi all'organizzatore di piazzare un invitato vicino all'ingresso, in modo che possa avvisare tutti dell'arrivo dell'ospite d'onore.^{[12]
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- Dare un preavviso è particolarmente importante se hai deciso di far cadere dei palloncini, di lanciare coriandoli o brillantini. In questo modo, eviti il rischio di sprecare la sorpresa per uno degli invitati invece che per l'ospite d'onore.
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