Come Organizzare una Festa di Pensionamento

Una festa di pensionamento è un evento che rispecchia e corona la carriera lavorativa di un pensionato. Non solo dovrebbe essere un'occasione grazie alla quale i colleghi possono dimostrargli la loro stima, ma dovrebbe anche essere un momento per salutare chi va in pensione in maniera positiva e divertente. Se possibile, sarebbe più opportuno celebrare un simile addio senza sprecare troppi soldi, ma lasciando un ricordo duraturo e felice nel festeggiato. Per essere certi che sia un evento piacevole per tutti, l'aspetto più importante di tutta la preparazione consiste nel concepire una festa che tenga conto della personalità del pensionato.

Parte 1

Parte 1 di 5:

Prepararsi a Organizzare la Festa

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Chiedi aiuto ad amici, familiari e colleghi del pensionato. Quanta più collaborazione riesci a ottenere per organizzare la festa, tanto meno ti stresserai, cosa molto probabile se fossi costretto a studiare ogni aspetto da solo. I familiari e gli amici possono offrirti una prospettiva diversa sulla persona che andrà in pensione da quella dei suoi colleghi, perciò se puoi, cerca di includerli nell'organizzazione. In particolare, non trascurare la figura del partner (qualora lo avesse) nella preparazione della festa.
- Innanzitutto, cerca di capire se chi andrà in pensione ha piacere di essere festeggiato. Se non lo conosci bene, prova a rivolgerti a un familiare o un collega con cui ha un rapporto più stretto. Non tutti apprezzano le feste in pompa magna e, in questi casi, un regalo d'addio più appropriato potrebbe essere una cena al ristorante da trascorrere in tutta tranquillità con il partner o un amico.
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Stabilisci un budget per la festa di pensionamento. Ti consentirà di tenere sotto controllo le spese ed evitare di andare sul lastrico per organizzare l'evento. Dovrai considerare se è necessario pagare l'affitto di un locale e sicuramente bisognerà includere un regalo per il festeggiato.
- Fissa un budget e rispettalo. Una volta che lo avrai stabilito, potrai presentarlo al dipendente preposto alla gestione delle risorse aziendali (o al comitato che si occupa dei soldi destinati agli eventi che si tengono al di fuori del posto di lavoro), per scoprire se è possibile disporre di questi fondi per coprire le spese.
- Probabilmente per l'evento dovrai raccogliere denaro tra i colleghi. La cifra può variare, ma la quota necessaria deve essere ragionevole per ognuno di loro. Puoi anche far sapere che, se vogliono, possono offrire una somma maggiore per sostenere le spese della festa.
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Crea un elenco in cui annotare le "priorità della festa". Può essere utile se le difficoltà economiche ti impongono di fare delle scelte. Ad esempio, se lavori in una grande azienda, potresti decidere di invitare un numero maggiore di persone, quindi in questo caso hai la possibilità di prenotare un locale a un prezzo più conveniente. D'altro canto, se preferisci organizzare una cena elegante in un ristorante, potresti invitare un gruppo ristretto di colleghi e amici.
- Non esiste un modo giusto o sbagliato di stabilire le priorità per una festa di pensionamento. L'elenco dipenderà in gran parte dalle dimensioni dell'azienda e dall'atmosfera generale che si respira in ufficio, così come dalla personalità e dalle relazioni di lavoro e interpersonali del pensionato.
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Parte 2

Parte 2 di 5:

Rivedere i Punti Essenziali della Festa

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Crea una lista degli invitati. L'elenco dovrebbe includere tutte le persone più importanti nella vita del dipendente che va in pensione. Oltre al coniuge o al partner, non dimenticare di invitare i figli. Prova a consultarti con chi ha un rapporto più stretto con lui affinché ti aiuti a non omettere nella lista le persone che contano di più.
- Oltre alla famiglia e agli amici, cerca di non dimenticare neanche le persone più importanti che appartengono al contesto lavorativo. È meglio non creare una situazione di disagio tra i colleghi, facendo una selezione che ti porta a considerare alcuni ed escludere altri. Se la scarsa disponibilità di soldi ti costringe a effettuare questa scelta, dovresti spiegarlo a chi non viene invitato. Per evitare di urtare la suscettibilità delle persone, potresti dire: "A causa delle difficoltà economiche abbiamo scelto di invitare solo i colleghi che lavorano con Claudio da più di cinque anni".
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Scegli il locale per l'evento. Può essere un semplice luogo di ritrovo, come la sala conferenze dell'azienda, ma anche qualcosa di più personale come la casa di un collega, un ambiente più grande come la sala parrocchiale o un altro spazio pubblico, oppure più piccolo come un ristorante. Dipende in larga misura dalle disponibilità finanziarie e dalle "priorità della festa" (soprattutto dal numero di persone che desideri invitare e dalla scelta delle pietanze).
- Considera di prendere in affitto uno spazio riservato in modo che gli invitati possano chiacchierare comodamente e prendere parte alle attività organizzate per i festeggiamenti. Ad esempio, se decidi di tenere la festa in un ristorante, chiedi se è disponibile una sala separata da occupare di pomeriggio o la sera.
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Spedisci gli inviti. L'invito dovrebbe includere le informazioni che riguardano il festeggiato, comunicare se si tratta di una festa a sorpresa, dove si svolgerà, che tipo di cibo verrà servito, quanto tempo durerà, qualche suggerimento sui regali, se è stato stabilito un tema o un abbigliamento particolare, se è possibile parcheggiare comodamente oppure conviene raggiungere il locale con i mezzi pubblici (o organizzarsi con un auto di gruppo).^{[1]
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Fonte di ricerca} Puoi reperire su Internet alcune idee per scrivere un invito adatto a una festa di pensionamento: una semplice ricerca su Google ti aiuterà ad ampliare le alternative.
- Se un collega ha doti artistiche o una bella grafia, potresti ideare e produrre gli inviti manualmente. In questo modo hai la possibilità di risparmiare denaro e spenderlo successivamente per curare altri aspetti della festa.
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Acquista un regalo. Scegli qualcosa che sia appropriato e che rispecchi la personalità del festeggiato. Che si tratti di un oggetto, un biglietto per assistere a un evento, un buono presso uno dei suoi negozi preferiti o una cena pagata al ristorante o un'altra idea originale, per organizzare una festa di pensionamento è importante scegliere il regalo con criterio, in quanto costituirà il simbolo di tutto il suo percorso professionale.
- Se organizzi una festa a tema, non dimenticare questo particolare quando vai a comprare il regalo. Ad esempio, se chi va in pensione ha in animo di viaggiare una volta chiusa la sua carriera, opta per un set di valigie personalizzate.
- Forse all'interno del regalo vorrai includere un album di foto (o qualcosa di personale che ricordi determinati momenti del suo percorso lavorativo in azienda). Pertanto, scegli delle fotografie che ritraggono il festeggiato con i suoi colleghi nel corso degli anni, allegando dediche scritte da collaboratori e superiori. Puoi combinare il tutto all'interno di un "album di ricordi".
- Se vuoi essere originale, considera la possibilità di devolvere i soldi del regalo a una delle organizzazioni di beneficenza preferite dal pensionato.^{[2]
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  Fonte di ricerca} Prova a scrivere direttamente sull'invito la cifra che ognuno ritiene più appropriata donare a un determinato ente di beneficenza.
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Parte 3

Parte 3 di 5:

Decidere i Dettagli della Festa

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Scegli un tema per la festa di pensionamento. Scegli qualcosa che metta in risalto gli interessi della persona che va in pensione.^{[3]
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Fonte di ricerca} Potresti optare per un singolo tema (i viaggi, uno sport, un'attività all'aria aperta, le automobili e così via) oppure selezionare vari interessi dell'ospite d'onore per valorizzare diversi aspetti della sua vita. In alternativa, puoi scegliere uno dei temi che più si usano per festeggiare una persona che va in pensione.
- Tra i suggerimenti più diffusi per il tema di una festa di pensionamento vi sono "l'anno dell'assunzione" (in cui includere l'abbigliamento, la musica, i programmi televisivi, i film, i giochi e gli avvenimenti più importanti relativi all'anno in cui il festeggiato è stato assunto), "lutto in azienda" (in cui si chiede agli invitati di vestirsi di nero e "porgere le condoglianze" per la perdita di un dipendente importante) e le famose "vacanze perpetue" (in cui ricostruire l'ambientazione di una spiaggia o organizzare un festa hawaiana completa di regole per l'abbigliamento che prevedono camicia hawaiana e bevande tropicali).^{[4]
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  Fonte di ricerca}
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Stabilisci un programma divertente che renda onore al dipendente in pensione. Anche se non desideri organizzare tutto in maniera troppo rigida, considera di dedicare parte della festa ai discorsi o ai giochi. In questo caso, sarebbe utile creare un programma per informare gli invitati sul modo in cui procederanno i festeggiamenti. Stampalo su un cartoncino, aggiungendo qualche foto dell'ospite d'onore in modo da renderlo più personalizzato.
- Pensa a come dovrebbe svolgersi l'evento. Se hai optato per una cena, sarebbe meglio intervallarla con brevi discorsi o canzoni in onore del festeggiato oppure potresti decidere di concentrare gli interventi delle persone nella prima parte della serata, in modo che tutti possano rilassarsi per il resto dei festeggiamenti.
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Scegli una persona spigliata capace di presentare o condurre la serata. Dovrebbe avere il compito di condurre i festeggiamenti nei tempi previsti. Tra le sue responsabilità vi sono: annunciare quando è il momento di mangiare, incoraggiare gli ospiti a prendere parte alle attività previste e presentare gli interventi di varie persone. Valuta la possibilità di noleggiare o prendere in prestito un microfono per il presentatore, anche se questa scelta dipende in gran parte dal luogo e da altri aspetti che riguardano la festa.
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Organizza il servizio fotografico o video. Se è previsto all'interno del budget e se la posizione del pensionato lo consente, ingaggia un fotografo professionista affinché immortali i momenti più belli della serata. In alternativa, puoi assegnare a un invitato (preferibilmente a un altro collega) il compito di fare fotografie e girare un video. Negli anni a venire questo materiale diventerà per il festeggiato un caro ricordo di questo evento. Assicurati, inoltre, che abbia modo di visionare le foto una volta terminati i festeggiamenti!

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Parte 4

Parte 4 di 5:

Scegliere le Pietanze

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Organizza un evento in cui ognuno porta qualcosa da mangiare. Se scegli di tenere la festa in un luogo che non offre il servizio di ristorazione, forse sarebbe meglio che ognuno porti una pietanza e si senta libero di mangiare tutto quello che desidera. Può essere un'ottima scelta se il denaro a disposizione non è sufficiente per coprire le spese relative al cibo.
- Crea una lista in modo che tutti possano vedere che cosa preparerà ciascun invitato. Prova a tracciare varie colonne (in cui inserire gli antipasti, i piatti principali, i contorni e i dessert), in modo da non correre il rischio di avere dodici portate di lasagne. Puoi anche offrire suggerimenti e proporre agli invitati di sottoscrivere una sorta di petizione con cui richiedere determinate pietanze.
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Assumi un servizio di catering. Ti permetterà di tenere la festa in qualsiasi luogo desideri.
- Chiama diversi ristoratori che offrono un servizio di catering per vedere se hanno bisogno di un numero minimo di invitati o per sapere a quanto ammontano le spese. È meglio essere certi di rientrare nel budget al momento di pianificare la cena.
- Studia le alternative per il menu e assicurati che vi siano pietanze che incontrino il gusto degli invitati. È preferibile includere piatti vegetariani e alimenti per celiaci. Chiedi agli invitati di metterti al corrente di eventuali allergie o intolleranze alimentari particolarmente gravi in modo da tenerle presenti durante la scelta del menu.
- Fai un giro di telefonate per trovare un ristoratore a prezzi ragionevoli. È sempre utile ricevere diversi preventivi prima di scegliere il servizio di ristorazione. In questo modo riuscirai a rispettare il budget che hai a disposizione.
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Stabilisci un "menu fisso" presso un ristorante. Se hai deciso di tenere la festa di pensionamento in un ristorante, potresti scegliere un "menu fisso". Così facendo, hai la possibilità di inserire alcuni piatti preferiti dal festeggiato e offrire agli invitati una certa scelta. Inoltre, riuscirai a rimanere entro i limiti del budget.
- Chiedi al ristorante se è possibile ribattezzare temporaneamente i piatti scelti in onore della persona che va in pensione. Ad esempio, un "hummus per l'entrata in pensione di Mario" o una "pasta e fagioli di Anna" è un modo creativo e originale per omaggiare il festeggiato. Se puoi, abbina la scelta dei nomi al tema della serata.
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Parte 5

Parte 5 di 5:

Programmare le Attività della Festa

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Fai in modo che il pensionato venga preso in giro affettuosamente. Può essere un ottimo modo per creare un'atmosfera di ilarità intorno al festeggiato. Chiedi a tutti i presenti di scrivere qualcosa sull'ospite d'onore in base a un particolare suggerimento fornito dal presentatore della festa. Invita a parlare uno alla volta tutti coloro che lo desiderano e, se il locale è piuttosto grande, assicurati che abbiano un microfono.
- Dai qualche indicazione originale ritagliata sulla figura del pensionato oppure prova una di queste:
  - "Un momento imbarazzante che ho vissuto con Marco è stato quando...".
  - "Ciò che, a mio avviso, non direi mai a Marco è...".
  - "Il momento più divertente che abbia mai vissuto con Marco è stato quando...".
  - "Il momento in cui sono rimasto più impressionato da Marco è stato quando...".
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Proponi un quiz a domande sulla carriera professionale del festeggiato.^{[5]
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Fonte di ricerca} Inventa un gioco unico basato sulla vita lavorativa dell'ospite d'onore. Dovresti considerare tutta la sua storia (tra cui il suo primo lavoro, il suo primo capo, ecc.) e fare in modo che gli altri indovinino le risposte esatte (è meglio formulare domande a risposta multipla). La persona che totalizza più punti vince un premio.
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Proponi un brindisi in onore del pensionato. Chiedi al suo superiore di tenere un breve discorso di ringraziamento per il lavoro svolto e mostrare tutto il rammarico per il fatto che non sarà più tra i suoi dipendenti. Dovrebbe essere un momento solenne, ma positivo al tempo stesso. Non è l'occasione per fare battute, ma per esprimere stima e apprezzamento per il fatto di aver lavorato sodo in azienda.
- Anche altri invitati possono aggiungere qualcosa in merito. Puoi lasciare il microfono aperto e dare alle persone l'opportunità di alzarsi e dire ciò che vogliono oppure, al momento in cui confermano la loro presenza alla festa, chiedi se desiderano intervenire con un breve discorso.
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Includi altre forme di intrattenimento originali e adeguate alla situazione. L'intrattenimento dovrebbe basarsi sui gusti del festeggiato. Puoi chiedere ai colleghi di cantare una canzone d'addio o disegnare una caricatura dell'ospite d'onore. L'aspetto più importante è personalizzare le attività da inserire all'interno della festa in base al carattere e alla storia della persona che va in pensione, affinché si renda conto di quanto è stata speciale per l'azienda.

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