Chiunque voglia preparare una riunione per la sua azienda o come consulente per l'azienda di qualcun altro deve sapere intraprendere i passaggi adeguati per organizzarla al meglio. Invitare i partecipanti, fornire a ciascuno tutto il necessario per una buona riuscita e fare in modo che la riunione si realizzi senza intoppi sono tutte responsabilità del facilitatore. Un esperto facilitatore lavorerà anche per coinvolgere tutti i partecipanti, lasciando fuori le diverse personalità e le posizioni politiche e focalizzandosi sull'argomento da trattare. Quest’articolo spiega come organizzare una riunione con successo.

Metodo 1 di 9:
Creare l'Ordine del Giorno

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    Stabilisci orario di inizio e di fine, insieme al tempo massimo da dedicare ad ogni argomento come atto di cortesia verso i partecipanti.
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    Chiedi ai colleghi della tua stessa azienda, o alle persone che richiedono la riunione, di suggerirti degli argomenti che ritengono di dover includere, insieme a una breve descrizione dell'argomento stesso.
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Metodo 3 di 9:
Allestire lo Spazio della Riunione

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    L'allestimento della stanza servirà a realizzare la riunione come desideri. Se la riunione si tiene in una struttura in affitto, come una sala di hotel o un altro tipo di sede adatta alle riunioni, il personale dovrà essere ben preparato a questo tipo di organizzazione.
    • Allestire la stanza per una conferenza -- con le sedie disposte in file - pone il relatore al centro e funziona bene quando l'obiettivo principale è fornire informazioni.
    • Allestire la stanza come un teatro -- un tavolo davanti alla platea - permette a un gruppo di relatori o di esperti di presentare davanti ai partecipanti, seduti in file come in un contesto da conferenza.
    • Allestire la stanza come una classe prevede dei tavoli davanti alle file di sedie per permettere ai partecipanti di prendere nota mentre il relatore resta al centro dell'attenzione.
    • Scegli dei tavoli rotondi se vuoi che i partecipanti lavorino come una squadra o se vuoi promuovere la condivisione tra i gruppi di partecipanti.
    • Utilizza l'allestimento a U (da sala riunioni) per le riunioni in cui desideri che i partecipanti possano guardarsi e interagire tra loro se necessario.
    • Disponi le sedie in cerchio con te al centro per le riunioni aperte e partecipative.
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Metodo 4 di 9:
Fornire gli Strumenti Necessari per la Riunione

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    Un facilitatore ben preparato fornisce penne, blocchi note, cartelle di lavoro, stampati e altri strumenti necessari alla riunione.
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    Crea un'"area" per le domande, con una lavagna con fogli mobili o una lavagna bianca sulla quale i partecipanti possono scrivere le loro domande, oppure individua una zona specifica della stanza dove i partecipanti possono lasciare le loro domande sui post-it. Questo farà in modo che la riunione prosegua senza intoppi, permettendo ai partecipanti di avere delle risposte alle loro domande in momenti stabiliti.
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    Fornisci ai partecipanti postazioni con bevande e spuntini (per le riunioni più lunghe) oppure brocche o bottiglie di acqua e caramelle su ogni tavolo (per le riunioni più brevi).
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Metodo 9 di 9:
Rispondi a Tutte le Domande che Puoi

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    Prendi le domande dai partecipanti o dall'"area domande". Lascia del tempo sufficiente per analizzare tutte le domande.
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    Renditi accessibile a tutti i partecipanti rimanendo anche dopo la riunione, per quelli che non vogliono rivolgersi in pubblico, ma fare delle domande specifiche individualmente.
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    Ricorda ai partecipanti di completare le schede di sondaggio e ringraziali per avere partecipato.
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Categorie: Il Mondo del Lavoro
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