Come Pianificare e Organizzare un Tour per il Tuo Gruppo

Pronto a metterti in viaggio e a portare la tua musica in tutta la regione, in tutto lo stato o oltre? Per organizzare un tour avrai bisogno di risparmiare qualche soldo, valutare la scelta del mezzo di trasporto, scegliere l'itinerario e prenotare le sedi in cui si terranno i concerti. Quando il tour sarà organizzato, non dimenticare di pubblicizzarlo. L’organizzazione di un tour può richiedere un po’ di lavoro, ma quando ti esibirai con il tutto esaurito di città in città, sarai contento di aver impiegato del tempo per pianificarlo a dovere.

Passaggi

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    Assicurati di aver scritto almeno un album. Non un paio di canzoni, un album completo. Avrai bisogno di un bel po’ di canzoni per i tuoi spettacoli. Cerca di avere abbastanza materiale per suonare per almeno 45-60 minuti, più uno o due bis (pensa positivo - vorrai fare quei bis!).
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    Risparmia un po’ di denaro per alcuni mesi. Ogni membro deve avere abbastanza denaro per potersi pagare il vitto durante il tour e il gruppo deve avere un fondo cassa per le spese principali. Avrai bisogno di benzina per il pulmino, qualche soldo per l’olio, la trasmissione, il liquido dei freni, ecc. Più qualche soldo per spese varie (metti che uno di voi prende il raffreddore e ha bisogno di uno sciroppo o qualcosa del genere). Meglio essere preparati economicamente.
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    Procurati un pulmino, o una macchina con un carrello. Avrai bisogno del carrello per trasportare le attrezzature e gli strumenti. Meglio avere un pulmino da 12-15 posti, c’è abbastanza spazio per stare comodi e il consumo di carburante è ottimo per il tipo di veicolo. Insieme al pulmino devi dotarti di una buona assistenza stradale, come l’ACI o l’Europ Assistance e dovrai fare una buona manutenzione del veicolo, soprattutto per tour molto lunghi.
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    Elabora l'itinerario o scegli quali città attraverserà il tour. Scegli quali saranno le città in cui si terrà il tour e i giorni in cui suonerete. Cerca di elaborare un percorso con un minimo di senso, ad esempio passando da città vicine, invece di suonare in un posto, fare 150 km per suonare in un altro, e poi tornare di nuovo indietro per suonare di nuovo nella prima città! Cerca invece di prenotare due spettacoli nella località n.1, in due giorni consecutivi, e poi spostarti nella località n.2, a 150 km di distanza. Assicurati che tutti i membri del gruppo siano disponibili durante l’intero periodo del tour.
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    Ricerca dei contatti in ogni città in cui hai intenzione di suonare. I contatti migliori sono i gruppi locali che suonano nella zona e i proprietari dei posti dove si può suonare. Manda un messaggio a gruppi/locali/pm di ogni città chiedendo loro di dare un’occhiata al tuo gruppo e di sapere se sono interessati a suonare con loro o farti suonare da loro, e per quale giorno. Non puoi sempre suonare il giorno che preferisci, e a volte è necessario modificare il percorso o trovare altri locali dove suonare.

    • Assicurati di non suonare quando lo stesso giorno è presente un gruppo più famoso nella stessa città (se hai una tribute band degli AC/DC, non suonare lo stesso giorno in cui nella stessa città ci sarà un concerto degli AC/DC o non verrà nessuno allo spettacolo).
    • Se provi a suonare in una città in cui è presente uno spettacolo simile la stessa sera, cerca di farne parte. Non organizzare uno spettacolo da solo se hai appena iniziato, perché c’è la probabilità che se sei di fuori e nessuno ti conosce, non verrà molta gente a vedervi suonare. Se invece partecipi a uno spettacolo in cui sono presenti i gruppi più famosi a livello locale, e suoni prima di loro, ci saranno più persone venute ad ascoltare i propri beniamini, e di conseguenza anche voi.
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    Scrivi un contratto per i pm e i proprietari del locale. Non devi assumere un avvocato per scriverlo, basta che usi il senso comune. Prepara un modello con degli spazi per poter inserire il nome, l’indirizzo, il numero di telefono, gli orari per la preparazione e l’esibizione, e la paga. In questo modo avrai un prestampato da poter utilizzare per ogni spettacolo, e avrai a portata di mano tutte le informazioni più importanti.

    • Invia questi contratti via mail o via posta a ogni promoter e in ogni locale con cui hai programmato uno show. Faglielo compilare e rispedire. Tieni tutti i contratti per utilizzarli come itinerario e assicurati che le cose vadano nel modo concordato.
    • Ci sono delle probabilità che alcune tappe vengano cancellate, i promoter si “dimentichino” di pagarti e altre cose del genere, che sono praticamente inevitabili. Succede quasi a tutti, quindi non farti scoraggiare (ecco perché devi portarti appresso più denaro di quello necessario). Un contratto, in ogni caso, ti aiuterà a impedire che alcuni promoter facciano i furbetti.
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    Fai stampare i CD e preparare il materiale di merchandising. Anche se hai solo una demo o un EP da tre tracce, puoi lo stesso farlo stampare e etichettare a prezzi irrisori. Puoi farlo anche da solo. Non importa molto, a patto che li abbia a disposizione per venderli/regalarli durante il tour. Se qualcuno ascolta il tuo gruppo e si appassiona ma non può comprare un CD, probabilmente non si ricorderà di te. Assicurati di inserire il nome del gruppo, una lista delle canzoni e il sito internet/MySpace in modo da potervi trovare online. Se hai abbastanza denaro, potrebbe essere una buona idea far realizzare due o tre magliette semplici. Non cercare di farle troppo costose o stravaganti all’inizio, perché non è detto che le persone comprino le magliette di una band sconosciuta, ma avere a disposizione due o tre semplici modelli da vendere ai nuovi fan può permettervi di guadagnare qualche soldo, e quando le indosseranno vi faranno pubblicità gratuita!
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    Realizza un volantino per ognuno degli spettacoli con il nome del posto in cui suonerete, la data dello spettacolo, l’indirizzo e il genere di musica che avete intenzione di suonare, insieme all’orario di inizio. Spediscili ai promoter, ai locali e ai gruppi con cui suonerete. A volte i promoter o gli altri gruppi possono scegliere di farlo al posto tuo e poi ti spediscono il volantino. In ogni caso assicurati che sia sul tuo MySpace/sito internet. Se avete intenzione di fare molti spettacoli, è meglio realizzare un poster con tutte le date e gli orari, le location e la copertina dell’album. Assicurati che il tuo sito sia sul volantino, in modo da non doverlo scrivere a penna.
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    Assicurati che ogni membro del gruppo abbia l’attrezzatura pronta per poter viaggiare. Avere delle corde e dei plettri di ricambio è necessario per i chitarristi e i bassisti. I batteristi devono portare bacchette di riserva, e la chiave per la batteria! Organizza le attrezzature nel carrello in modo che le cose più fragili stiano sopra (pezzi della batteria, ecc..) e non sbattano da nessuna parte. È sempre meglio riporre tutti gli strumenti nelle proprie custodie. Assicurati che l’attrezzatura sia pronta per viaggiare in sicurezza, che non ci sia nessun tubo rotto nella tua Triple Rectifier, nessun pezzo della batteria bucato e cose del genere. Non lasciare casa senza avere un accordatore e dei cavi per gli strumenti funzionanti, non c’è modo peggiore di apparire inesperti che dover chiedere in prestito un accordatore ogni sera. Portati dei cavi in più e controllali ogni giorno per verificare che siano in buone condizioni per lo spettacolo successivo.
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    Compila un inventario di ogni singolo oggetto nel pulmino, e fanne delle copie. Caricherai e scaricherai merce dal pulmino parecchie volte. E le possibilità di perdere o dimenticare qualcosa sono molto alte quando consideri la stanchezza di fine serata dopo un concerto, il buio della notte e dei locali e madre natura. E anche la birra prima dello spettacolo. Facilitati le cose, fatti una lista. Fai delle copie dell’inventario, e controlla che ci sia tutto prima di lasciare la città.
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    Ognuno dovrebbe portare il minimo indispensabile. I componenti di un gruppo sono notoriamente persone sporche, è un fatto appurato. Porta al massimo due borse! Uno zaino con oggetti per vari, come computer, iPod, libri, e articoli per la toeletta come spazzolino, deodorante e altre cose che terrai sul pulmino con te, e una borsa da palestra o una piccola valigia per metterci i vestiti, che starà nel carrello o nel portabagagli del pulmino. Concentrati soprattutto sui calzini, le mutande e le magliette. Le magliette e i pantaloni possono essere indossati più volte. Se passi da una città all’altra ogni giorno, nessuno saprà che stai indossando gli stessi vestiti del giorno prima. Assicurati solo che siano puliti, visto che si suda molto sul palco a causa del calore emanato dalle luci. Non indossare una maglietta inzuppata di sudore, per due notti di fila. Portala in una lavanderia a gettoni e lavala. Mentre ci sei lava anche mutande e calzini usati.
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    Prima di partire porta il veicolo con cui farete il tour a fare un controllo. Fai cambiare l’olio, testare le gomme, controllare i liquidi, ecc. è importante mantenere in buone condizioni il veicolo per evitare di dover ricorrere all'assistenza stradale!

Consigli

  • Dai a una persona il compito di rimanere nel pulmino quando ci sono tutte le attrezzature, sempre, se possibile. Puoi fare a turno, ma assicurati che qualcuno stia sempre vicino alle attrezzature o il tour potrebbe durare davvero poco.
  • Acquista un bel lucchetto per il carrello e il suo gancio. Cercane uno circolare, in cui nessuna delle parti che potrebbero essere tagliate sia esposta. Molto spesso i pulmini hanno dei lucchetti abbastanza fragili, e capita che qualcuno li seghi e rubi tutte le attrezzature o direttamente il carrello. Chiudi sempre a chiave il veicolo quando non c’è nessuno dentro, visto che i carrelli e i pulmini dei gruppi musicali sono bersagli facili, soprattutto in alcune zone.
  • Inizia senza esagerare. Fai molti piccoli tour nei fine settimana in giro per i paesi limitrofi al tuo o per la regione. È un ottimo inizio per costruire una base di fan ed è più redditizio per via dei tragitti brevi. Quando inizierai a fare tour più lunghi e andrai sempre più lontano, cerca di mantenere dei percorsi brevi, in questo modo non dovrai passare 8 ore al giorno a guidare, è uno spreco di soldi ed è anche estenuante.
  • Assicurati di portare un sacco a pelo e un cuscino. Può darsi che non vi possiate permettere un hotel, quindi abituatevi a dormire nel pulmino o a casa di sconosciuti, a cui piace il vostro gruppo. Riguardo a questo punto, è sempre meglio non aver paura di rifiutare un invito, se ciò ti mette a disagio. Fidati del tuo istinto ma sii sempre educato. Se ti sembrano persone tranquille e simpatiche va bene. Inoltre evita di partecipare a feste o di andare in altri posti bizzarri. Certo è sempre bello fare festa, ma non quando arrivano i poliziotti e ti trovi a centinaia di chilometri da casa. Meglio evitare.
  • Porta un po’ di musica per conto tuo. C’è la possibilità che non ti piaccia tutto quello che ascoltano i membri del tuo gruppo. È anche un modo per non sentire la presenza costante delle stesse persone durante un lungo tragitto, e ti sarà d’aiuto.
  • Portati molti snack e roba da mangiare che non si deteriora e che non ha un odore sgradevole. È un buon modo per riempirsi mentre guidi e evita di sprecare soldi per mangiare. Le arachidi sono un’ottima scelta perché contengono anche delle proteine. I mix di frutta secca e uvetta o le mele sono ottimi, e anche nutrienti.
  • Assicurati di avere un sito internet o/e un MySpace sul tuo gruppo con alcune canzoni. MySpace è uno strumento insostituibile oggigiorno nel panorama musicale, serve per collegare le persone, ottenere fan e prenotare gli spettacoli. Tutte i gruppi dovrebbero averne uno.
  • Se non hai un’assicurazione sulla vita – sii proattivo! Se HAI un’assicurazione sulla vita – sii proattivo! Bevi tanta acqua ogni giorno, almeno 8 bicchieri. Procurati un buon integratore multivitaminico, e prendilo regolarmente. Le vitamine e i minerali ti aiuteranno a compensare la dieta poco sana che sarai costretto a seguire durante il tour. Ricorda che gli integratori non sostituiscono un pasto completo.
  • Procurati un quaderno o qualcosa di simile per poterti fare lasciare un contatto dalle persone, una mailing list. In questo modo la prossima volta che organizzi un tour avrai più persone da poter contattare, e quindi potrai organizzare più spettacoli. Questo sistema può rivelarsi efficace a lungo andare.
  • Programma di guadagnare 0 euro. Molti gruppi agli inizi sono già abbastanza fortunati da fare un concerto insieme a qualcuno abbastanza famoso, raramente vengono pagati. Dovresti farlo perché vuoi diffondere la tua musica, e perché ti piace farlo, non perché ci vuoi fare tanti soldi. Se vuoi fare tanti soldi, puoi sempre tornare a scuola, prendere una laurea e trovarti un lavoro. Suonare è redditizio solo per poche persone, la maggior parte degli “operai musicali” si spacca la schiena senza fare un granché.
  • Quando compri del cibo, cerca di risparmiare! Prova un posto in cui puoi mangiare a buffet per pochi euro o menù poco costosi al MacDonald. Puoi anche decidere di fare qualche panino imbottito in una salumeria locale, a volte li fanno anche nei supermercati.

Avvertenze

  • Se inserisci tutte le spese in una tabella di excel, puoi cercare di analizzare gli scenari peggiori e migliori, lavorando su come ottenere i profitti maggiori e prevedendo le perdite. Potresti scoprire che il profitto è basso. Le cose possono cambiare in maniera improvvisa durante il tour. Potresti finire senza un soldo, o avere delle perdite, ma è sempre meglio fare delle previsioni, prima di partire per un tour.
  • Non tutti sono portati per stare in un gruppo itinerante. Se sei un maniaco delle pulizie, soffri di claustrofobia o hai altri disturbi del genere, avrai parecchi problemi ad affrontare questa esperienza. Per riuscire ad affrontare un tour, devi essere abituato a stare in posti scomodi, non fare la doccia, non avere spazio personale o riservatezza, sentire la mancanza delle persone a casa ed essere povero. Se fatto bene, puoi farci dei soldi con un tour, anche se in generale si finisce col chiudere in pareggio. Assicurati solo di stare calmo, rilassato e di divertirti. Ovvio, qualcosa può andare storta, ma è sempre un’avventura meravigliosa!
  • Assicurati che i membri del tuo gruppo vadano d’accordo tra di loro, e che si sentano tutti sulla stessa barca riguardo le ragioni che li spingono a fare un tour. Non c’è nulla di più spiacevole e controproducente di rimanere incastrati con un membro del gruppo il cui stile di vita o l’obiettivo del tour siano completamente diversi da quelli degli altri. Queste differenze potrebbero generare conflitti che sono impossibili da “gestire” o “sopportare” in un ambiente del genere. Scegli i membri del gruppo in maniera attenta.

Informazioni sull'Articolo

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Categorie: Viaggiare | Arte & Intrattenimento

In altre lingue:

English: Plan and Organize a Tour for Your Band, Français: planifier et organiser une tournée pour ton groupe, Español: planificar y organizar una gira para tu banda, Português: Planejar e Organizar um Tour para sua Banda, Русский: спланировать и организовать тур для группы, Deutsch: Mit einer Band auf Tour gehen

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