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Pianificare un evento aziendale è un compito molto impegnativo, sia che tu sia un organizzatore per professione o che ti sia stato affidato questo progetto dalla tua società. Devi essere certo di curare tutti i dettagli, dal cibo alla location, devi creare la giusta atmosfera, e non solo. L’organizzazione del perfetto evento aziendale richiede molto sforzo e sembra un lavoro senza fine.

Passaggi

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    Ragiona sulla tua grande idea, cioè il tema dell’evento.
    • La scelta di un tema dà un tono all’evento e ti permette di avere un punto di partenza da sviluppare, sia che si tratti di un cocktail party, un seminario o un picnic aziendale. In questo modo saprai come scegliere il cibo, la musica, l’arredamento e tutto ciò che serve.
    • Assicurati che il tema sia appropriato per le persone che interverranno all’evento. Puoi fare una ricerca online per trovare qualche ispirazione.
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    Decidi un budget iniziale per stabilire quanto spendere per il cibo, per l’intrattenimento, l’affitto della location, gli inviti e tutto ciò che gravita attorno all’evento.
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    Comincia fissando degli appuntamenti per vedere le varie possibili sedi e per incontrare i fornitori.
    • Discuti dei costi di affitto della location e quali servizi sono inclusi.
    • Valuta quando ti viene concesso l’accesso alla sala per l’evento. Se non è già affittata, puoi entrarvi la sera prima per arredarla e allestirla? I proprietari della location forniscono un servizio di posateria oppure devi procurarti (o noleggiare) le tovaglie, le posate, i piatti, i tovaglioli e l’argenteria?
    • Viene fornito anche il servizio catering o lo puoi procurare da una società esterna?
    • Se devi affidarti a terzi per quanto riguarda il banchetto, comincia a fissare degli appuntamenti con i potenziali fornitori, per fare delle prove di assaggio e stabilire il prezzo.
    • Informati se è necessario organizzare un servizio di sicurezza all’esterno della sede. In questo modo puoi delegare parte della responsabilità ed eviterai che degli estranei rovinino la festa.
    • Valuta di incaricare un barman professionista, se il fornitore del catering non lo prevede ma desideri che ci siano degli alcolici all’evento.
    • Discuti con i proprietari della location se forniscono gli arredi e le decorazioni, o se devi procurarli tu. Alcune strutture hanno un’ampia varietà di oggetti, come candele, specchi, barattoli ecc.., per dar vita all’atmosfera che desideri. Quindi cerca di approfittare di tutto ciò che ti viene messo a disposizione gratuitamente per rispettare il budget.
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    Decidi con il servizio di catering il menu, i tempi e le modalità di servizio. Sarà un buffet o una cena al tavolo? Vuoi iniziare con degli aperitivi e/o valuti l’idea di servire dei dessert a tarda serata? Progetta il tutto con minuzia di dettagli, in modo che i tuoi invitati non si sentano mai affamati durante tutto l’evento.
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    Firma dei contratti con i fornitori e assicurati che te ne diano una copia.
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    Compra le decorazioni che rispettino il tema scelto.
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    Prepara e spedisci gli inviti con la posta tradizionale o quella elettronica.
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    Prepara una check list con la specifica della tempistica. Se ci sono ancora dei dettagli che devi affrontare o sono urgenti, assicurati di aver preparato una scaletta per non tralasciare nulla.
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    Controlla due volte la tua lista la settimana precedente all’evento, poi rifallo il giorno prima e il giorno stesso, per essere certo di non aver dimenticato alcun dettaglio.
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    Scegli una persona tuttofare che puoi inviare a fare commissioni dell’ultimo minuto mentre tu rimani all’evento per orchestrare e monitorare il tutto.
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Consigli

  • Controlla la polizza di assicurazione della tua compagnia per valutare se si rende necessaria una copertura extra per l’evento. Questa è una misura di "sicurezza" nel caso ci fossero degli incidenti imprevisti come un incendio, un infortunio o una causa legale.
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Categorie: Business
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