I Termini e le Condizioni e il Regolamento dellla Privacy sono importanti documenti giuridici che le aziende online devono avere. I Termini e le Condizioni specificano i diritti e gli obblighi delle parti in relazione all'uso di un sito Web e il Regolamento della Privacy descrive la raccolta e l’utilizzo delle informazioni personali da parte del proprietario del sito Web, in modo che l'utente ne sia informato e il proprietario del sito rispetti le norme sulla privacy. Per predisporre i Termini e le Condizioni e/o il Regolamento della Privacy per la tua azienda, segui i passaggi seguenti sotto il titolo appropriato.

Metodo 1 di 2:
Capire i Termini e le Condizioni

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    I Termini e le Condizioni di un’azienda sono un contratto tra questa e i suoi utenti/clienti del suo sito Web. Come in qualsiasi contratto, i termini devono essere chiari e inequivocabili, ed entrambe le parti devono essere in grado di comprendere con chiarezza i propri diritti e obblighi. Per rendere semplice la comprensione dei Termini e delle Condizioni per la tua azienda, procedi nel seguente modo.
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    Prepara un elenco di ‘regole‘ relative all’uso del tuo sito Web e/o dei servizi. Le regole dipenderanno dal tipo di sito Web dell’azienda e dal tipo di servizi che offre. Di norma le regole comprendono:
    • Contenuto accettabile. Se mantieni un sito dove gli utenti possono inviare articoli, commenti, domande o qualsiasi materiale, è opportuno prendere in considerazione ciò che stabilisce la legge su ciò che è accettabile. Informa gli utenti preventivamente che materiale offensivo, diffamatorio e illegale non dove essere pubblicato nel sito Web.
    • Utilizzo accettabile. Quando gli utenti di un sito Web hanno la possibilità di interagire con altri, possono sorgere problemi per quanto riguarda queste interazioni. Prendi in considerazione una clausola sull’utilizzo accettabile, che descriva agli utenti quali tipi di comportamenti non saranno tollerati. La maggior parte delle clausole sull’utilizzo accettabile stabiliscono che gli utenti non possono molestare o infastidire gli altri utenti, promuovere contenuti che violino le politiche dell’azienda o trasmettere materiale illegale attraverso il sito o i suoi server.
    • Condizioni di pagamento. Se stai vendendo prodotti o servizi che richiedono il pagamento da parte degli utenti, devi specificare come i pagamenti devono essere effettuati (assegno, vaglia, PayPal), quando i pagamenti sono dovuti, e cosa succede se non viene ricevuto un pagamento.
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    Decidi quali clausole standard includere. Poiché i Termini e le Condizioni sono un contratto, è possibile includere alcune clausole di un contratto standard per proteggere la tua azienda. Alcune clausole standard con frasi di esempio includono:
    • Limitazione di Responsabilità. Tu accetti che la responsabilità complessiva della Società, e l’unico possibile risarcimento, rispetto a qualsiasi servizio (i) fornito ai sensi del presente Accordo e alla violazione dello stesso, è esclusivamente limitata all'importo pagato per tali servizi. La Società non sarà responsabile per i danni diretti, indiretti, incidentali, speciali o consequenziali derivanti dall'utilizzo o dall'impossibilità di utilizzare uno qualsiasi dei suoi servizi, o per il costo necessario per procurarsi servizi sostitutivi.
    • Copyright & Marchi. I marchi, i nomi, i loghi e i marchi di servizio (genericamente indicati come “marchi”) visualizzati in questo sito sono marchi registrati e non registrati del proprietario del sito. Nulla di quanto contenuto in questo sito deve essere interpretato come concessione di alcuna licenza o diritto a utilizzare uno qualsiasi di questi marchi senza il preventivo consenso scritto del proprietario del sito Web. I contenuti scritti visualizzati in questo sito Web sono di proprietà dei rispettivi autori e non sono riproducibili in tutto o in parte, senza l'espressa autorizzazione scritta dell’autore.
    • Modifiche. La Società si riserva il diritto di rivedere i Termini e le Condizioni del presente Accordo in qualsiasi momento. Qualunque modifica sarà vincolante ed efficace immediatamente dopo la pubblicazione dell'Accordo modificato sul nostro sito web. L'uso continuato del sito da parte tua comporta l’accettazione di qualsiasi revisione dei Termini e delle Condizioni del presente Accordo.
    • Legge applicabile. Questo accordo è disciplinato in tutti gli aspetti dalle leggi degli Stati Uniti d'America e dalle leggi dello stato del Texas. Ciascuna delle parti accetta irrevocabilmente la competenza del foro dei tribunali federali e statali operanti nello stato, come applicabile, per qualsiasi questione derivante o relativa al presente Accordo, salvo che, per le azioni necessarie per eseguire qualsiasi provvedimento o sentenza di detti tribunali federali o statali situati nel Texas, detta competenza sia non esclusiva.
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    Procurati un modulo o un modello di Termini e Condizioni. Puoi procurarti un modello da diverse ubicazioni affidabili, tra cui:
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    Personalizza per te i Termini e le Condizioni. Modifica il modello per includere le tue regole e le clausole standard che hai scelto.
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Metodo 2 di 2:
Regolamento della Privacy

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    La maggior parte delle aziende non è obbligata dalla legge ad avere un Regolamento della Privacy. Tuttavia, se raccogli dati personali degli utenti, sei obbligato a pubblicare un Regolamento della Privacy online.
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    Predisponi un elenco d’informazioni da includere nel tuo regolamento. Questo dovrebbe fornire i criteri base su come puoi arrivare ad avere informazioni personali di un utente e su cosa ne farai. Alcuni elementi comuni che potresti voler inserire nel tuo Regolamento della Privacy includono:
    • Quando si raccolgono informazioni riguardanti gli utenti. Puoi raccogliere informazioni quando gli utenti effettuano un ordine, si registrano in un account, o accedono a determinate aree del sito. Pensa a tutte le volte che puoi chiedere agli utenti informazioni personali.
    • Quali informazioni raccogli. Chiedi semplicemente agli utenti il loro nome e indirizzo email o essi sono tenuti a fornire informazioni sensibili come il loro numero di telefono, l’indirizzo e altri dati sensibili?
    • Come utilizzi le informazioni che raccogli. Molti siti utilizzano le informazioni raccolte al fine di rendere la navigazione nel sito più piacevole o per fornire agli utenti ordini di prodotti. Devi specificare nel tuo regolamento esattamente come utilizzi le informazioni che raccogli.
    • Se gli utenti possono accedere alle informazioni raccolte per aggiornarle, correggerle o cancellarle. Se gli utenti hanno accesso alle informazioni che essi forniscono, dovresti descrivere come essi possono accedere e quali modifiche o aggiornamenti potranno fare.
    • Se riveli le informazioni ad altri e a chi. Se utilizzi una compagnia di navigazione alla quale fornisci i nomi dei clienti e gli indirizzi, oppure condividi le informazioni degli utenti con terze parti per qualsiasi motivo, devi includere queste informazioni nel tuo Regolamento della Privacy.
    • Se puoi cambiare il regolamento a tua discrezione. Riservarsi il diritto di modificare il regolamento può essere molto importante. Nel 2004, la Federal Trade Commission ("FTC") ha citato Learning Gateway per pratiche commerciali sleali avendo cambiato il proprio Regolamento della Privacy senza fornire preavviso o senza aver ottenuto il consenso dai visitatori del sito Web.
    • Informazioni di contatto per gli utenti che hanno domande sulla privacy o preoccupazioni. Qualsiasi sito rispettabile fornirà agli utenti un modo per contattare qualcuno se hanno domande. Potresti voler considerare di includere le informazioni di contatto nel tuo Regolamento della Privacy per gli utenti che hanno domande specifiche in merito alle pratiche sulla privacy da parte della tua società.
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    Stabilisci se sei obbligato per legge a fornire qualunque altra informazione specifica. Secondo chi utilizza i tuoi siti Web e che tipo di attività svolgi, potresti dover comprendere specifiche clausole, fornire una certa documentazione sul tuo sito Web, o includere una lingua specifica nel tuo Regolamento della Privacy. Se gli utenti del sito o la tua azienda appartengono a uno qualsiasi dei seguenti gruppi, leggi obbligatorie o statuti possono richiedere di fare certe cose in relazione al tuo Regolamento della Privacy e alle relative pratiche.
    • Minori di 13 anni. Il Children’s Privacy Act rende illegale per un operatore di sito Web raccogliere consapevolmente informazioni sui bambini senza il consenso dei genitori, e richiede ai siti che sono a conoscenza di raccogliere informazioni sui minori di 13 anni, di adottare uno specifico Regolamento della Privacy. Puoi trovare il Children’s Privacy Act sul sito Web di FTC http://www.ftc.gov/ogc/coppa1.htm.
    • Utenti europei. La direttiva europea sulla riservatezza dei dati vieta il trasferimento d’informazioni personali dagli Stati membri dell'UE verso destinazioni che non soddisfano il criterio europeo di "adeguatezza" standard per la tutela della privacy. Negli Stati Uniti, il Dipartimento del Commercio ha sviluppato un insieme di regole, che consente alle imprese degli Stati Uniti di certificare la loro conformità alle leggi europee sulla privacy, così che esse possono raccogliere informazioni dagli utenti europei. Per informazioni complete sui requisiti di privacy europei e sull’autocertificazione, visita il sito di Better Business Bureau all’indirizzo http://www.bbb.org/us/european-dispute-resolution/getting-started/.
    • Utenti della California. Il California Online Privacy Protection Act fornisce regole e normative per i siti Web che raccolgono e utilizzano informazioni da residenti della California. L'Ufficio per la Protezione della Privacy della California ha pubblicato un manuale per aiutare le aziende a capire che cosa dice la legge e come fare per conformarvisi. Puoi trovare il manuale on-line all’indirizzo http://www.privacy.ca.gov/business/business_handbook.pdf.
    • Organizzazioni sanitarie. Se la tua azienda fornisce servizi di assistenza sanitaria al pubblico, può essere necessario sviluppare e implementare un regolamento sulla privacy “HIPAA” (Health Insurance Portability and Accountability Act). Per saperne di più su quali soggetti devono rispettare la Privacy e le regole di sicurezza e i requisiti delle norme, visita il sito U.S. Department of Health and Human Services all’indirizzo http://www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/coveredentities/index.html.
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    Procurati un modello di Regolamento della Privacy. Non è necessario reinventare la ruota. Inizia con un modello e modificalo secondo le tue esigenze. I modelli si possono ottenere da diverse fonti affidabili, tra cui:
    • TRUSTe. TRUSTe è un'iniziativa indipendente e senza scopo di lucro che ha predisposto una procedura guidata che consente a un sito Web di generare automaticamente un regolamento sulla privacy. Puoi trovare la procedura guidata per il regolamento della privacy di TRUSTe all’indirizzo http://www.truste.org/wizard.html.
    • TermsFeed. TermsFeed ha messo a disposizione un generatore di regolamento della privacy online gratuito, disponibile presso http://termsfeed.com/privacy-policy/generator/
    • Trust Guard. Trust Guard ha creato un generatore gratuito di regolamenti della privacy completo e affidabile, che puoi trovare presso http://www.freeprivacypolicy.com/free-privacy-policy-generator.php.
    • Live Law. Live Law fornisce un modello gratuito per la privacy sul Web per i siti australiani. Questo generatore di modelli si trova all’indirizzo http://www.lawlive.com.au/australian-website-privacy-policy-template/.
    • Personalizza il tuo regolamento della privacy. Modifica il modello di regolamento della privacy per includere le informazioni che hai elencato e le eventuali clausole che sono richieste dalla legge.
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Consigli

  • Rammenta i quattro punti chiavi di un regolamento della privacy: Avviso, Scelta, Accesso e Sicurezza.
  • Dai flessibilità al tuo Regolamento della Privacy, cosicché non ti capiti di doverlo violare in seguito. Per esempio, sostenere che non condividi le informazioni degli utenti con chiunque altro può essere rassicurante, ma quasi certamente non è vero. A un certo punto, la maggior parte dei siti Web ha necessità di condividere qualche tipo d’informazione sui suoi utenti con qualcuno. Considera ogni possibilità e le esigenze future della tua azienda.
  • Essere brevi e dolci è meglio per il Regolamento della Privacy e per i Termini e le Condizioni - non essere troppo colloquiale, però, altrimenti i lettori non ti prenderanno sul serio.
  • Verifica il Regolamento della Privacy e i Termini e le Condizioni dei tuoi concorrenti prima di iniziare a creare i tuoi. La redazione di qualsiasi documento legale è più facile se ne hai letto uno e hai avuto la possibilità di studiarlo. Alcune cose da cercare mentre esamini i documenti dei tuoi concorrenti includono la formattazione, le clausole specifiche e la scelta della lingua.

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Avvertenze

  • Non tutti i moduli e i modelli legali sono uguali. Molti dei modelli di Regolamento della Privacy e dei Termini e delle Condizioni disponibili on-line non sono stati redatti da professionisti legali o aziendali e non sono conformi alle norme sulla privacy e sui contratti. Stai attento a dove ti procuri i moduli e i modelli legali.
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