Come Presiedere una Riunione

Gli ambienti professionali, specialmente all'interno di un ufficio, richiedono una certa collaborazione. Per esempio, prendere decisioni importanti spesso prevede l'intervento di più di una persona, che apporterà il proprio punto di vista e la propria expertise, e lo stesso vale per i compiti vitali che servono a garantire successo all'impresa. Le riunioni sono ideali per strutturare e organizzare questa cooperazione, ma, senza avere obiettivi né controllarle, possono durare per ore ed essere inutili. Sapere come programmarle, prepararle e condurle può fare la differenza e rendere più efficace la loro funzione.

Parte 1 di 3:
Prepararti per la Riunione

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    Discuti della prossima riunione prevista con le persone che parteciperanno. Non appena ti dicono che presiederai un meeting, una delle prime azioni da implementare è dedicare del tempo alla gente che interverrà, soprattutto se si tratta di un superiore o di altri individui importanti. Chiedi loro se c'è qualcosa di cui vorrebbero discutere nello specifico durante l'incontro. Prendi nota delle risposte e usale per guidarti nella stesura dell'ordine del giorno.
    • Chiedere ai partecipanti di cosa vorrebbero discutere è una mossa furba: non solo faciliterà la stesura dell'ordine del giorno, coinvolgerai tutti nel processo dell'incontro prima ancora che inizi. La gente è più propensa a intervenire e a prestare attenzione durante i meeting se sa che si parlerà di questioni importanti e che la toccano in prima persona.
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    Scrivi e distribuisci l'ordine del giorno del meeting. Può essere uno strumento utile non solo per il presidente della riunione, ma anche per gli ospiti. Questo documento contiene informazioni importanti sull'incontro, come quando si terrà e dove e chi parteciperà. Soprattutto, elencherà gli argomenti di cui intendi parlare, permettendo a tutti di prepararsi. Informa in tempo gli interessati: più importante è la riunione, prima dovresti occupartene.
    • L'ordine del giorno dovrebbe assolutamente indicare la durata massima consentita per ogni argomento di discussione. Preparare in anticipo un elenco approssimativo facilita non poco lo scorrimento della riunione. Sebbene alcuni punti possano richiedere più tempo (e altri meno), avere un programma semplifica l'andamento del meeting e consente di parlare di tutto.
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    Fai una ricerca sugli argomenti di discussione e sulle eventuali riunioni che si sono tenute in precedenza. Le persone che parteciperanno al meeting potrebbero non essere aggiornate in merito a tutti i temi di cui hai intenzione di parlare, qualcuno magari non era presente a quelli anteriori e altri li hanno semplicemente dimenticati. Siccome sei il presidente, dovresti sapere cos'è successo prima di questo incontro. Prova a chiederlo alle persone che hanno assistito alle riunioni più importanti, così saprai quali punti sono rimasti in sospeso, perché dovrai riaprirli. Potresti anche richiedere i verbali dei meeting passati, che ti aiuteranno con l'organizzazione.
    • I verbali dei meeting passati possono essere una risorsa importante per presiedere una riunione. Riassumono le discussioni e le decisioni che sono state prese in passato, così potrai recuperarle in un modo relativamente veloce, e sarà facile aggiornarti. Potresti anche aggiungere i punti principali all'ordine del giorno, farne delle copie e distribuirle ai partecipanti.
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    Prepara in anticipo lo spazio che verrà dedicato al meeting. Il giorno dell'incontro, dovrai assicurarti che il posto in cui si terrà sia pulito, presentabile e perfetto per dare il benvenuto ai partecipanti. Dovrai essere certo che tutte le componenti tecnologiche (computer, proiettori, schermi, ecc.) funzionino bene e siano pronte per essere usate. Se dovesse esserci confusione, sprecherai del tempo prezioso, e il meeting durerà di più.
    • Se farai una presentazione elettronica (per esempio su PowerPoint), prenditi un momento per familiarizzare con il telecomando che utilizzerai per far scorrere le slide. Non dovresti sprecare tempo nel tentativo di capire come funziona, altrimenti la riunione durerà molto di più.
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Parte 2 di 3:
Il Ruolo del Presidente

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    Avvia l'incontro. Una volta che sarà giunta l'ora e si saranno accomodati tutti i partecipanti (o, almeno, quelli più importanti), richiama l'attenzione dell'assemblea. Presentati e determina l'obiettivo del meeting. Stabilisci qual è la durata prevista, in modo che tutti sappiano a che ora finirà. Magari durerà di più o di meno, ma affermare il limite temporale che hai calcolato ti aiuterà a rimanere in carreggiata. Alcuni partecipanti non si conoscono tra loro? Prenditi un momento per presentare velocemente quelli principali.
    • Ricorda che alcune imprese e organizzazioni hanno procedure severe e ben precise per quanto riguarda l'apertura e la conduzione di un meeting. Per esempio, in alcuni casi si stabilisce l'inizio di una riunione battendo un martelletto, e le regole per presentare i partecipanti e intervenire sono altrettanto rigide [1].
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    Riassumi i punti rilevanti delle riunioni precedenti. Se si tratta di un incontro che appartiene a un progetto lungo e duraturo, dovrai aggiornare velocemente tutti i partecipanti in merito all'andamento del programma. Sintetizza rapidamente tutti gli eventi o le decisioni principali derivanti da incontri anteriori. Non tutti i presenti potrebbero essere a conoscenza degli argomenti di discussione, dunque devi fare in modo che si trovino tutti sulla stessa lunghezza d'onda e il meeting sia efficace e utile.
    • Invece di occuparti tu del riassunto di quello che è successo nei meeting precedenti, potresti chiedere di farlo a un segretario, che leggerà i verbali degli incontri anteriori per sintetizzare le decisioni prese.
    • Potresti anche leggere le eventuali lettere o documenti importanti che sono stati scritti nell'intervallo di tempo compreso tra l'incontro precedente e quello attuale.
    • Ricorda che, se fornisci copie dei verbali e degli altri documenti ai partecipanti, leggerli ad alta voce non sarà necessario [2].
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    Permetti ai partecipanti principali di fare il resoconto della situazione. In seguito, consenti agli esperti di informare il resto dell'assemblea in merito agli sviluppi nuovi o recenti che si sono verificati dopo il meeting anteriore. Possono riguardare un aspetto qualsiasi, come le ultime difficoltà che sta affrontando l'impresa o l'organizzazione, le modifiche apportate al personale, gli sviluppi del progetto e i cambiamenti strategici. L'importante è che sia tutto pertinente. I partecipanti vorranno anche saperne di più sulle azioni specifiche che sono state fatte in seguito alle decisioni prese durante il meeting precedente.
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    Occupati dei punti lasciati in sospeso. Se dovessero esserci dei problemi che non sono stati risolti o delle decisioni che non sono state prese durante l'ultima riunione, cerca di considerarli prima di iniziare a parlare di nuove tematiche. Più vengono rimandate le vecchie questioni, meno i partecipanti vorranno assumersene la responsabilità, quindi cerca di tirarli in ballo e di rimediare ai punti rimasti in sospeso prima di passare all'ordine del giorno. Solitamente, vengono indicati chiaramente nei verbali anteriori.
    • A seconda della cultura e delle regole della tua impresa o associazione, probabilmente sono previste delle procedure specifiche per giungere a un accordo. Per esempio, i partecipanti dovrebbero solo raggiungere un consenso maggioritario, o scegliere un gruppo di responsabili, che si occuperanno del processo decisionale.
    • Ricorda che alcuni punti sono troppo importanti per poter essere completati tra una riunione e l'altra. Non necessariamente dovrai soffermarti sul progresso dei progetti a lungo termine che non sono ancora stati conclusi. In ogni caso, dovresti parlare di decisioni o programmi che richiedono un'azione immediata.
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    Parla di tutte le tematiche nuove. In seguito, solleva i problemi, le preoccupazioni e le questioni recenti da discutere. Dovrebbero provenire naturalmente dagli sviluppi che ci sono stati tra gli incontri precedenti e il presente. Sprona i partecipanti a prendere decisioni concrete e definitive; più aspetti vengono trascurati, più punti in sospeso rimarranno per i meeting futuri.
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    Sintetizza le conclusioni dell'incontro. Una volta che avrete parlato di tutti i punti passati e attuali, prenditi un momento per riassumere le conclusioni di fronte a tutti i presenti. Rivedi i risultati di tutte le decisioni prese e, se necessario, descrivi le azioni specifiche che i partecipanti dovranno implementare prima del meeting successivo.
    • Questo passaggio è fondamentale: è la tua ultima chance per assicurarti che tutti se ne vadano dalla riunione sapendo esattamente a che punto sono arrivati i progetti e cosa dovrebbero fare.
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    Concludi stendendo le basi per i meeting futuri. Infine, spiega a tutti cosa va portato a termine prima dell'incontro successivo; se è già stato pianificato, ricorda dove e quando si terrà. Ciò darà a tutti un senso di continuità, passando da un progetto o da una decisione importante all'altra e stabilendo una cornice temporale per progredire o completare i compiti che sono stati assegnati.
    • Ricorda che non devi per forza programmare un altro meeting se ti occupi di tutti i punti passati e presenti in quello attuale. Tuttavia, se ci sono argomenti di cui bisogna riparlare in futuro o stai aspettando di vedere come si sviluppano certi progetti, farlo è una buona idea.
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Parte 3 di 3:
Condurre Efficacemente il Meeting

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    Guida la discussione, ma non dominarla. In quanto presidente, uno dei tuoi compiti principali è far procedere il dialogo e portarlo verso argomenti utili. Non devi dare opinioni su ogni singola questione né seguire un programma esatto. Cerca di essere flessibile. Lascia che gli altri partecipanti parlino liberamente e permettano di far affiorare nuovi temi, per quanto non siano previsti dall'ordine del giorno. Potresti renderti conto che certi argomenti vanno conclusi o cambiati leggermente per mantenere in carreggiata il meeting, ma non dovresti controllare ogni aspetto dell'incontro. Dopotutto, è un processo collaborativo.
    • Mentre la riunione procede, tieni d'occhio l'ordine del giorno. Se state rimanendo indietro, dovresti saltare certi argomenti o rimandarli in un secondo momento, tempo permettendo. Non aver paura di farlo se le questioni discusse sono piuttosto importanti.
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    Incoraggia i partecipanti a intervenire. Siccome sei il presidente, il tuo compito è quello di promuovere una discussione aperta e produttiva. Se noti che certi presenti dalle conoscenze rilevanti e utili non si aprono davanti al resto del gruppo, incitali a parlare. Non devi obbligarli né fare domande dirette, ti basta dire una frase come “Penso che l'esperienza della Signora Bianchi possa esserci di aiuto in questo caso”. È un'ottima tecnica per coinvolgere i membri meno attivi al meeting.
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    Assicurati che tutti capiscano di cosa si sta parlando. Può essere difficile ricordare che non tutti i partecipanti hanno la stessa esperienza o le medesime conoscenze in merito agli argomenti tirati in ballo. Per essere certo che tutti i presenti non pensino sia una perdita di tempo, devi cogliere l'opportunità di semplificare brevemente i temi o gli argomenti più complessi non appena vengono nominati. I membri meno esperti lo apprezzeranno indubbiamente.
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    Non ignorare le domande difficili o scomode. Se non vengono tenuti sotto controllo da un presidente competente, i meeting possono essere incredibilmente inutili. Cerca di assicurarti di nominare tutti i temi importanti da discutere. Prova a soffermarti e a ottenere risposte per quanto riguarda le questioni che nessuno vuole affrontare. Sebbene non interessino a tutti i presenti, i punti più scomodi sono esattamente quelli da risolvere affinché una riunione possa essere considerata proficua.
    • Ricorda che le decisioni importanti vanno registrate (se hai un segretario ufficiale o un altro dipendente che scriverà il verbale, chiedilo a lui). Prendendoti la briga di fare le domande meno facili, dovrai assicurarti che le risposte siano ben documentate.
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    Tieni traccia del tempo. Le riunioni hanno una pessima reputazione per una ragione ben precisa: si pensa che siano un enorme spreco di tempo. Per evitare che siano infinite, usa il tuo ruolo per farle fluire dinamicamente. Non aver paura di escludere le questioni meno importanti e le conversazioni fini a se stesse, rimandandole alla fine dell'incontro. Fallo se il meeting sembra durare più del previsto. Preparati a regolare al volo l'ordine del giorno per essere sicuro di non far perdere tempo ai partecipanti.
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