Come Presiedere una Teleconferenza

Dirigere con successo una teleconferenza è un'opportunità per dimostrare le tue capacità organizzative e gestionali. Ecco alcuni consigli per essere sicuro che la teleconferenza sia un successo e per dare la migliore impressione di te stesso.

Passaggi

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    Fissa e pianifica un orario. Considera i piani degli altri quando stabilisci l'orario. Se ci sono partecipanti di altre aree, business o zone orarie, assicurati di non interferire con i loro piani. Evita le pause pranzo, le conferenze a inizio giornata e quelle che richiedono ai partecipanti di lavorare oltre il loro orario normale.
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    Invia un invito alla riunione. Non appena hai deciso l'orario, manda un invito. Questo dovrebbe includere tutto ciò di cui hanno bisogno i partecipanti per accedere alla conferenza (numero di convocazione e password) e l'ordine del giorno con gli argomenti che verranno toccati, inclusa una lista delle responsabilità. L'ordine del giorno dovrebbe coprire ogni domanda o interesse da parte degli altri partecipanti, che puoi già anticipare. Focalizzati prima sugli aspetti positivi, poi passa alle sfide e offri soluzioni o idee per superare ogni ostacolo.
    • Evita di usare il numero di collegamento di un cliente o di un manager, dato che accedere presto potrebbe interrompere un'altra chiamata o presentare un costo per il tuo cliente.
    • Ogni compito che affidi a qualcun altro dovrebbe essere discusso prima di inviare l'ordine del giorno. L'ultima cosa che vuoi fare è dire a un cliente o manager che qualcun altro si occuperà di qualcosa, quando non hai ancora chiesto a quella persona di fare il lavoro.
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    Fai una lista dei partecipanti, includendo da dove vengono e informazioni personali generali. Puoi utilizzare questo materiale per chiacchierare mentre aspetti che tutti i partecipanti si colleghino.
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    Invia un promemoria via mail il giorno della conferenza se è dopo pranzo, o il giorno prima se la conferenza è fissata di mattina. Questo aiuterà a far sì che tutti arrivino in tempo. Puoi anche utilizzare questa opportunità per mandare rapporti o documenti che serviranno durante la conferenza. Se qualcun altro ha creato questo materiale, assicurati di dargli credito (o evitare che la colpa ricada su di te) inoltrando il messaggio che ti ha inviato contenente i documenti o dicendo “Ho allegato il rapporto di John, ce lo spiegherà passo passo durante la conferenza”. È tua responsabilità, come leader della conferenza, assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che ognuno abbia completato i propri incarichi prima dell'inizio della conferenza.
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    Controlla ogni informazione che presenterai.
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    Inizia la teleconferenza. Sii puntuale. Accedi alla teleconferenza con 10 minuti di anticipo, se possibile. Alcuni servizi non ti lasceranno accedere fino all'ora di inizio stabilita e altri non lasceranno comunicare nessuno finché un leader con una password speciale non accede. Assicurati di provare il numero di collegamento in anticipo se non conosci bene il servizio che userai.
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    Solitamente almeno una persona sarà in ritardo, quindi devi avere degli appunti utili per iniziare una conversazione ed evitare lunghi silenzi all'inizio della conferenza. Assicurati di presentare tutti i partecipanti (nome, titolo e il ruolo che occupano) a chiunque non li conosca, specialmente ai tuoi clienti. Inizia la conferenza 3-5 minuti dopo l'orario stabilito quando possibile, anche se non tutti i partecipanti sono presenti.
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    Segui l'ordine del giorno – ti sei preso il tempo di farlo, quindi seguilo. Assicurati di tenere sotto controllo l'orologio dato che alcuni partecipanti potrebbero non rimanere oltre l'orario di chiusura sessione prestabilito. Sii consapevole dei tempi di cui hanno bisogno i tuoi presentatori. È il tuo lavoro assicurarti che ogni cosa sia sotto controllo.
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    Rimani concentrato e prendi appunti. Se possibile evita di usare il tasto muto mentre altri stanno parlando. Le persone in ufficio non ti interromperanno mentre sei in conferenza se sembri impegnato e coinvolto. Questa è la tua opportunità per dimostrare quanto ne sai dell'argomento di cui state discutendo. Non promettere troppo, e sentiti libero di dire che farai loro avere le risposte alle domande che non ti aspettavi.
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    Alla fine della conferenza, chiedi se qualcuno ha domande da fare e assicurati che ricevano una risposta durante o dopo la conferenza. Se è necessaria una riunione successiva, programmala prima che la conversazione sia chiusa. Ringrazia tutti per il tempo che ti hanno dedicato e augura una buona giornata o un buon fine settimana.
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    Immediatamente dopo la teleconferenza, crea un documento riassuntivo e invialo a tutti i partecipanti. Questo riepilogo ha due scopi: 1) Garantire che tutti abbiano capito e abbiano una lista delle proprie responsabilità, e 2) documentare la conversazione nero su bianco in caso ci siano delle discrepanze in seguito. Potresti scoprire che una buona relazione finale ti salverà più di una volta. Ricordati di chiedere correzioni o modifiche al riepilogo se necessarie.
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    Dopo la teleconferenza, continua il lavoro! Assicurati di agire secondo le decisioni prese e di rispondere a ogni domanda in un tempo ragionevole. Se sono state fissate delle scadenze, rispettale. Se altri dipartimenti o altri impiegati hanno promesso di fare del lavoro, assicurati che lo consegnino.

Consigli

  • Ecco un elenco di cose che ti serviranno per una teleconferenza di successo:
    • Fissa un orario che vada bene per tutti, considerando le differenze di fuso orario per i partecipanti internazionali.
    • Ordine del giorno
    • Invito alla Riunione
    • Mail promemoria con allegati rapporti o documenti
    • Argomenti leggeri per iniziare la conversazione
    • Titolo, responsabilità e nome di chiunque debba essere presentato
    • Riepilogo della conferenza
  • In una teleconferenza, i partecipanti propendono a sedersi “in fondo alla classe”. È molto difficile farli partecipare. Sii proattivo e fai domande a persone specifiche. Invece di chiedere se qualcuno ha delle domande da fare, fai una domanda a una persona particolarmente importante per l'argomento della discussione, per esempio “Bob, hai tutte le informazioni di cui hai bisogno per creare il testo dell'argomento?”
  • Non dimenticarti di:
    • Guardare l'orologio
    • Prendere appunti
    • Continuare il lavoro

Avvertenze

  • Questo articolo non è intitolato “come tenere una teleconferenza di successo quando non hai la minima idea di quello di cui stai parlando” o “come affrontare un argomento delicato durante una teleconferenza.”
  • Ricorda ai partecipanti che possono usare la funzione muto, ma non dovrebbero mettere la chiamata in attesa durante la riunione, dato che molto probabilmente questo farebbe partire una musica o pubblicità che disturberebbe parecchio la conferenza.

Informazioni sull'Articolo

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Categorie: Comunicazione

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