Come Riorganizzare uno Schedario

Se sei il tipico uomo medio, avrai almeno uno schedario in casa o in ufficio, e probabilmente non è così organizzato come vorresti. Anche se i tuoi cassetti per i documenti sono un cumulo disordinato di carte, questo articolo può aiutarti ad affrontare il caos, eliminare ciò che non è necessario, e rendere tutti i tuoi documenti più facili da trovare.

Passaggi

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    Pensa a come voui che i cassetti per i tuoi documenti siano organizzati. Se ti viene in mente unsistema - le fatture in un cassetto, i documenti fiscali in un altro, e così via - prendi appunti.
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    Fai passare ogni cassetto, una alla volta, facendo un breve elenco del contenuto. Se hai già dei documenti organizzati, prendi nota dei nomi e del loro contenuto.
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    Trova un spazio di lavoro sgombro, come una scrivania o un tavolo, e dai un'occhiata preliminare a ogni documento non catalogato. Inizia a suddividere i documenti accumulati in base a come li vorresti organizzare: fatture della carta di credito da una parte, note spese da un'altra, e così via. Questo è un buon momento per dividere i documenti da archiviare da quelli da eliminare.
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    Una volta che tutti i documenti non catalogati sono stati separati, aggiungi eventuali nuove categorie alla tua lista.
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    Osserva attentamente la tua lista e decidi il metodo più appropriato di organizzazione per te, per il tuo ufficio, o per la tua famiglia. Per i documenti di lavoro, potresti utilizzare un raccoglitore per ogni progetto o reparto; per quanto riguarda i documenti personali, potresti separarli a seconda della tipologia di fattura. Tieni presente che puoi anche organizzare gli elementi per mese o per anno.
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    Fai una nuova lista dei documenti che devi etichettare. Metti ogni cassetto su una pagina separata. Sul lato sinistro della pagina fai la lista "categorie"; queste sono solitamente le cartelle. Sul lato destro della pagina, elenca i singoli documenti da inserire in ogni categoria; queste sono di solito cartelle "manila". Ad esempio, un raccoglitore con l' etichetta "Fatture della carta di credito" potrebbe contenere cartelle etichettate "MasterCard", "Visa" e "Gas Card", o potresti avere delle cartelle etichettate "Fatture 2005", "Fatture del 2004," e così via.
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    Assicurati di avere tutto il materiale necessario. Una serie di raccoglitori in combinazione con le cartelle manila, tutti chiaramente etichettati, sono un ottimo modo per organizzare qualsiasi archivio. Vai in un negozio di forniture per ufficio e procurati dei raccoglitori di dimensioni adeguate, insieme alle relative etichette.
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    Compila o stampa le etichette delle cartelle. Applica le etichette ai raccoglitori e alle cartelle manila.
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    Fai passare i cassetti, uno alla volta, e mettici dentro i nuovi raccoglitori vuoti in ordine alfabetico. Ora svuota tutti i vecchi raccoglitori e metti i documenti al loro posto. Fai lo stesso per qualsiasi documento non categprizzato.
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    Metti un'etichetta adeguata sulla parte esterna di ogni cassetto e butta via tutte le vecchie cartelle. Ora hai finito!
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Consigli

  • Sii paziente se hai problemi a trovare le cose all'inizio. Puoi sempre stampare un elenco di documenti e attaccarlo sul lato dello schedario.
  • Quando stai sviluppando il tuo sistema di organizzazione, cerca di capire quanto spesso devi utilizzare il casellario. Metti i i raccoglitori utilizzati più di frequente nella parte anteriore del cassetto, o in un luogo di facile accesso. Potresti anche avere una sezione di un cassetto dedicata specificatamente ai lavori in corso.
  • Non aver paura di impostare diversi sistemi di archiviazione in modo diverso. I tuoi documenti personali non devono essere organizzati come i documenti di lavoro.
  • Questa procedura funziona bene anche per l'archiviazione di documenti sul computer!
  • Non è necessario organizzare tutto e subito. Tienii un raccoglitore sulla scrivania o vicino al tuo schedario per gli elementi in entrata, e ripuliscilo una volta alla settimana o quando è pieno.
  • Se ti preoccupa riuscire ad individuare le cartelle nei raccoglitori, puoi metterci delle sotto etichette con un carattere più piccolo. Alcuni sistemi di etichettatura preimpostati forniscono questa opzione nel loro software.

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Avvertenze

  • Quando i fogli sparsi cominciano ad accumularsi, non iniziare a fare nuove cartelle a casaccio; questa è la strada che porta al caos e alla disorganizzazione. Controlla prima che una determinata cartella non sia già presente nell'archivio.
  • Se hai bisogno di una nuova cartella, pensa al posto più logico in cui metterla, piuttosto che infilarla nel primo cassetto che apri.
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