Come Rispondere a un Invito via E mail

Co-redatto da Hovik Harutyunyan

Con l'aumento della popolarità delle e-mail e il declino della posta tradizionale, gli inviti per posta elettronica sono sempre più comuni per matrimoni, compleanni, festività e altro. Oggi chi organizza eventi si affida più che mai a questa soluzione. Tuttavia, dato che si tratta di un mezzo di comunicazione recente, molte persone non sanno come rispondere in modo appropriato. Fortunatamente, capendo quando e come rispondere, componendo il messaggio e verificando che venga ricevuto, riuscirai a confermare la tua partecipazione via e-mail.

Parte 1

Parte 1 di 3:

Decidere Come e Quando Rispondere

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Decidi se parteciperai. Il primo passo è stabilire se andrai all'evento. Dovresti iniziare a pensarci appena ricevi l'invito.
- Considera il luogo dell'evento e se dovrai viaggiare per raggiungerlo. Ad esempio, se qualcuno ti invita a un matrimonio fuori città, potresti dover acquistare dei biglietti aerei costosi per partecipare.
- Assicurati di non avere altri impegni in quel giorno e a quell'ora.
- Parla con la tua compagna e gli altri membri della famiglia, in modo da informarti sulla loro disponibilità. Solo alcune persone potrebbero essere libere nella data dell'evento.^{[1]
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Considera il tipo di evento. Eventi diversi richiedono toni e livelli di formalità differenti. Di conseguenza, devi capire di che occasione si tratta prima di rispondere all'invito. In questo modo eviterai errori di etichetta.
- Si tratta di un evento informale? Ad esempio un vicino ti ha inviato un'e-mail informale per invitarti a un barbecue che non celebra alcuna ricorrenza particolare. In questo caso puoi rispondere con un tono informale, ma probabilmente non avrai molto tempo per farlo.
- Si tratta di un evento formale? Gli eventi come matrimoni, feste di compleanno, comunioni richiedono risposte con lo stesso tono formale dell'invito.^{[2]
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Rispondi nei tempi appropriati. Una volta presa una decisione e riflettuto sull'evento, rispondi per tempo. Probabilmente si tratta dell'aspetto più importante per replicare correttamente, perché devi dare alla persona preavviso sufficiente in merito alla tua partecipazione.
- Leggi l'invito, cercando una data entro la quale rispondere. Ricorda che non si tratta di un suggerimento, assicurati di rispettarla.
- Rispondi il prima possibile. La persona che ti ha invitato potrebbe averti dato un mese o due per rispondere, ma questo non significa che dovresti attendere tutto quel tempo. Al contrario, dovresti inviare un messaggio appena hai deciso se parteciperai.^{[3]
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Parte 2

Parte 2 di 3:

Comporre la Tua Risposta

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Scrivi l'oggetto. Una volta deciso quando e come rispondere, devi comporre la lettera. Per farlo inizia dall'oggetto. Scrivi subito se parteciperai o no e rispetta il tono dell'evento.
- Per gli eventi formali, utilizza un tono appropriato. Ad esempio, scrivi "Roberto e Anna declinano il vostro invito al Ballo e al Banchetto dell'11 Maggio".
- Per gli eventi informali, come un barbecue organizzato dal vicino, puoi scrivere "Non potrò partecipare al tuo barbecue dell'11".^{[4]
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Indirizza la lettera. È importante farlo nel modo corretto, perché contribuisce al tono della risposta. Inoltre, utilizzando il saluto corretto, farai capire all'altra persona che cosa pensi di lei.
- Puoi scrivere "Caro", "A" o "Mio caro amico".
- Per un evento informale puoi rivolgerti semplicemente alla persona che ti ha scritto. Ad esempio, "Cari Giovanni e Laura".^{[5]
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Scrivi il corpo del testo. Probabilmente si tratta della parte più importante dell'e-mail. Deve riflettere il tono dell'evento e rispondere direttamente all'invito. Ecco alcuni esempi di come accettare o declinare:
- Per un evento informale è sufficiente una risposta informale, come "Apprezziamo molto l'invito al tuo barbecue Paolo, ma quel giorno siamo fuori città".
- Per un evento formale usa un tono appropriato. Ad esempio: "La famiglia Rossi accetta l'invito al matrimonio di Giorgio e Claudia il 5 novembre 2019". Un altro esempio è: "Gianni e Sara Bianchi accettano con felicità l'invito per il battesimo di Martina Verdi".
- Per declinare in modo formale puoi scrivere: "La famiglia Russo non potrà partecipare al matrimonio di Giorgio e Claudia il 5 novembre 2019".^{[6]
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Saluta e scrivi il tuo nome. Una volta composto il messaggio, devi finire l'e-mail. Non si tratta di una semplice formalità; al contrario, dimostra il rapporto con la persona che ti ha invitato. Inoltre, le fa capire che cosa pensi di lei.
- Scegli un saluto formale. Ad esempio "Con sincerità", "Sinceramente vostro", "Distinti saluti".
- Scegli un saluto informale come "Vostro", "Saluti".
- Scegli un saluto appropriato in base alla tua risposta. Ad esempio "Sono spiacente" o "Grazie".
- Firma con il tuo nome dopo la frase conclusiva. Per gli eventi più informali, puoi scrivere solo il tuo nome oltre a quello di tutti gli altri invitati. Per quelli più formali, scrivi il nome di tutti gli invitati e il cognome dopo l'ultimo nome. In alcune circostanze, ad esempio se hai molta confidenza con chi ti ha invitato, puoi scrivere "La famiglia Smith".^{[7]
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Parte 3

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Rispondere ai Messaggi Automatici e Risolvere i Problemi

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Clicca declina o accetta, se l'e-mail contiene un pulsante. Gli organizzatori di eventi formali utilizzano sempre più spesso i servizi di invito automatici per spedire le e-mail. Se ti capita di ricevere un messaggio simile, probabilmente è stato generato da un servizio di terze parti. Inoltre, probabilmente contiene dei pulsanti rispettivamente per accettare o declinare l'invito.
- Non c'è bisogno di mandare un'e-mail a chi ha spedito l'invito se ricevi uno di questi messaggi.
- Una volta accettato o declinato l'invito, l'informazione sarà inviata al servizio che ti ha spedito il messaggio e comunicata all'organizzatore dell'evento.
- I servizi automatici di invito di terze parti vengono usati spesso per eventi semiformali, come feste di compleanno, celebrazioni per festività nazionali e altro.
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Abilita la ricevuta di ritorno. Se vuoi essere certo che la persona riceva la tua risposta, puoi premere il pulsante della ricevuta di ritorno nel client di posta elettronica. In questo modo, il tuo provider genererà un'e-mail di conferma quando il destinatario della risposta la riceverà. Così sarai certo che il messaggio venga recapitato.
- L'opzione della ricevuta di ritorno può essere in punti diversi in base al client che stai utilizzando.
- Alcuni servizi e-mail non offrono questa opzione.
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Invia un secondo messaggio se ci sono cambi di programma. In alcune rare occasioni, potresti dover cambiare risposta. Se hai accettato e scopri di non poter partecipare o se hai declinato e improvvisamente non sei più impegnato, devi contattare la persona che ti ha invitato per farglielo sapere.
- Se hai accettato per sbaglio un invito automatico, dovresti inviare un'e-mail direttamente alla persona interessata per correggere l'errore.
- Se devi declinare un invito che avevi inizialmente accettato, puoi scrivere un messaggio con l'oggetto "Cambiamento di risposta". Nel corpo del testo puoi inserire "A causa di un imprevisto, io e Sara non potremmo partecipare alla festa per i vostri venti anni di matrimonio del 14. Chiediamo scusa e speriamo di vedervi presto".
- Se devi accettare un invito che avevi declinato, puoi mandare un messaggio con l'oggetto "Cambiamento di risposta" e scrivere "Mi piacerebbe partecipare all'evento, se sono ancora disponibili dei posti".
- Dovresti cambiare risposta il prima possibile. Per gli eventi informali possono bastare alcuni giorni di anticipo, mentre per quelli formali (come i matrimoni), dovresti dare almeno trenta giorni di preavviso.^{[8]
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