Come Rispondere al Telefono Cortesemente

3 Parti:Parlare Chiaramente Restare Concentrato Mantenere una Certa Professionalità

È probabile che tu possa ritrovarti a rispondere al telefono e chiacchierare con le persone con una certa frequenza. In questi casi, devi imparare a rispondere correttamente per non iniziare una conversazione col piede sbagliato. Se ti trovi in un ambiente di lavoro, cerca di essere cortese esprimendoti chiaramente, concentrandoti sulla telefonata e conservando la tua professionalità.

Parte 1
Parlare Chiaramente

1

Parla vicino al microfono. Poggia delicatamente la cornetta contro la guancia e parla senza allontanarti dal microfono, tenendolo vicino alla bocca.^[1] Non temere di accostarlo troppo alle labbra o di parlare ad alta voce.^[2]
2
Dici "pronto" con un tono di voce piacevole. Pronuncia il tuo nome quando alzi il telefono. Se non conosci il numero o chi sta chiamando, puoi aggiungere "Sono Carlo".^[3]
- Se hai visto l'identificativo chiamante e conosci chi sta dall'altro capo del filo, non esitare a dire: "Ciao, Francesco! Come stai?".
- Se devi rispondere in maniera più formale, puoi dire semplicemente: "Pronto!".
3

Non rispondere al telefono mentre mastichi una gomma o hai la bocca piena. In questi casi, prendi tempo prima di rispondere in modo da sputare la gomma o ingoiare il boccone. Devi avere la bocca libera per conversare amabilmente al telefono.^[4]
4
Esprimiti chiaramente usando il tuo tono di voce normale. Non temere di urlare al microfono o essere troppo circostanziato. Piuttosto, parla in maniera tranquilla e comprensibile. Pensa a comunicare correttamente i tuoi pensieri.^[5]
- Se non riesci a sentire nitidamente quello che dice la persona dall'altro capo del filo, chiedile di accostare la cornetta alla bocca. Non devi parlare più forte se non riesci a sentirla. È un problema di linea, non dipende da te.
5

Evita di usare espressioni dialettali e cerca di dimostrare una buona proprietà di linguaggio. Se conosci bene il tuo interlocutore, puoi parlare con maggiore confidenza. In caso contrario, non usare il dialetto, non imprecare e non dire parolacce, perché non sai mai come può reagire chi sta dall'altra parte del telefono!^[6]

Parte 2
Restare Concentrato

1

Interrompi quello che stai facendo prima di rispondere al telefono. Prenditi un momento per prepararti a rispondere. Non distrarti, altrimenti rischi di arenarti in una conversazione frustrante e poco proficua.^[7]
2

Assumi le espressioni facciali che ti permettono di trasmettere il giusto stato d'animo. Che tu ci creda o meno, il tono di voce cambia se sorridi, aggrotti la fronte o sei annoiato, e questa differenza non passa inosservata a chi si trova dall'altro capo del fino. Abituati quindi a rispondere al telefono sorridendo, in modo da sembrare più allegro e cordiale.
3

Rispondi in un ambiente tranquillo. Se sei circondato dal trambusto, spostati in una stanza più silenziosa oppure abbassa il volume dello stereo o della televisione prima di rispondere al telefono. Devi trovarti in un posto calmo per poter ascoltare il tuo interlocutore e fare in modo che anche lui riesca a sentire le tue risposte. In questo modo, sarai anche in grado di dedicargli la tua attenzione.^[8]
4

Chiedi chi chiama se non lo sai. Se non possiedi un identificatore di chiamata, non hai riconosciuto il numero o non hai sentito quello che ha detto l'altra persona, invitala a ripetere chiedendo: "Può dirmi chi sta chiamando?". Non solo ribadirà il suo nome, ma ti spiegherà anche il motivo della sua telefonata.
5

Informati sul motivo per cui sta chiamando. Se non conosci chi sta dall'altro capo del filo, chiedi gentilmente: "Come posso aiutarla?" oppure "Cosa posso fare per lei?". Se la conosci, potresti semplicemente dire: "Allora, che cosa è successo?".
6
Prendi informazioni se la persona con cui sta cercando di mettersi in contatto non è disponibile. Se deve contattare qualcuno che non è in casa o non è disponibile, rispondi: "Mi dispiace signora Rossi, il signor Franco non è disponibile in questo momento. Vuole lasciare un messaggio?". Assicurati di annotare il nome, il numero di telefono e il motivo della chiamata su un bloc-notes in maniera chiara e leggibile.
- Se non hai a portata di mano un bloc-notes, chiedi di attendere mentre vai in cerca di un foglio.
7

Non parlare con altre persone mentre stai al telefono. Per tutta la durata della chiamata, ignora le distrazioni esterne e dai la massima attenzione al tuo interlocutore. Non parlare e non scherzare con altri ed evita di comunicare a gesti mentre sei parli al telefono.

Parte 3
Mantenere una Certa Professionalità

1
Pensa a un saluto professionale. Quando rispondi al telefono in ufficio, non sempre conoscerai chi sta dall'altro capo del filo. Potrebbe essere il tuo capo, un cliente, un collega o addirittura una persona che ha sbagliato numero. Un saluto professionale, come "Buongiorno" o "Come posso aiutarla?", ti permette di cominciare la conversazione col piede giusto.
- Anche se è attivo il servizio dell'ID chiamante e sai che si tratta di un amico, qualcuno potrebbe avergli chiesto di effettuare una telefonata! Quindi, se rispondi dicendo: "Sì, dimmi", potresti dare un'impressione sbagliata a chi sta chiamando.
2

Usa un tono cordiale. Quando rispondi al telefono in un contesto lavorativo, cerca di essere garbato e gentile. Tuttavia, non dare la sensazione di prenderti troppa confidenza o essere troppo diretto, altrimenti il tuo atteggiamento potrebbe risultare poco gradevole.
3
Presentati nominando la tua azienda. Negli affari è più appropriato rispondere al telefono pronunciando il proprio nome e quello dell'azienda per cui si lavora. Ad esempio, puoi dire: "Benvenuti alla XYZ. Sono Sandra, come posso aiutarla?".^[9]
- Molti uffici hanno le proprie regole in relazione ai contatti telefonici col pubblico, quindi assicurati di seguire quelle stabilite dalla tua azienda!
4

Rivolgiti al tuo interlocutore usando il titolo che gli spetta. Chiamalo ripetendo le qualifiche che ti fornisce. Se si presenta dicendo nome e cognome e vuoi essere più professionale, usa il cognome.^[10]