Come Scrivere il Verbale di una Riunione Aziendale

In questo Articolo:Preparazione per la RiunioneDurante la RiunioneDopo la Riunione

Che tu sia segretario amministrativo o l'amministratore di una piccola impresa, potrebbe essere necessario prendere nota dei verbali delle riunioni aziendali. Si tratta di un compito molto importante, in quanto non è solo un obbligo di legge, in particolare per le organizzazioni senza scopo di lucro, ma anche un documento che entra a far parte degli archivi ufficiali della società, formandone la storia. Il verbale può essere facilmente scritto se si seguono alcuni semplici passaggi e si rispetta un formato e un protocollo specifico.

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Preparazione per la Riunione

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    Manda con largo anticipo (alcune settimane prima) un avviso di convocazione che comprenda la data, l'ora, il luogo e lo scopo della riunione a tutti coloro che sono tenuti a partecipare.
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    Prepara un blocco di documenti per la riunione per ciascun membro del consiglio che comprenda l'avviso di convocazione, il verbale della riunione precedente, l'elenco dei membri del consiglio con le loro informazioni di contatto e i dati da presentare, come i rapporti di bilancio e le decisioni. Se non vi sono informazioni riservate, distribuiscilo quando viene trattato l'argomento e quando gli impiegati (in certi casi) e gli ospiti hanno lasciato la sala delle riunioni.
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    Assicurati di avere a portata di mano l'occorrente più comodo per scrivere il verbale, come un blocco note, un raccoglitore, un computer portatile o un registratore.
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    Il giorno della riunione, assicurati che tutti i partecipanti abbiano a disposizione gli articoli di cancelleria, le targhette con i nomi (se necessarie) e il rinfresco.

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Durante la Riunione

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    Prendi nota delle seguenti informazioni:
    • Nome dell'azienda e tipo di riunione.
    • Se e quando l'avviso di convocazione è stato inviato.
    • La data della riunione e il luogo dove si tiene.
    • L'ora di inizio della riunione.
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    Annota lo scopo della riunione, ad esempio riunione trimestrale del consiglio di amministrazione o elezione annuale dei membri del consiglio.
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    Elenca le seguenti informazioni:
    • I membri del consiglio di amministrazione, dirigenti, dipendenti presenti e loro titoli.
    • Le persone assenti.
    • Eventuali ospiti presenti, la società a cui appartengono e il motivo della loro partecipazione.
    • Il nome e il titolo di chi presiede la riunione.
    • Il soggetto verbalizzante.
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    Prendi nota del numero necessario per il quorum e se è stato raggiunto.
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    Registra la votazione riguardo all'ammissione, alla modifica o al rifiuto del verbale della riunione precedente.
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    Annota qualsiasi revisione apportata al verbale precedente.
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    Presenta le azioni intraprese in relazione al precedente verbale e registra la discussione, la votazione o il risultato.
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    Registra tutte le altre votazioni, come ad esempio l'elezione dei dirigenti, il numero dei "sì" e dei "no" e le astensioni. Tranne le astensioni, non è necessario registrare il nome della persona e di come ha votato. Annota le ragioni di eventuali astensioni e se la persona ha lasciato la sala durante la votazione.
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    Elenca i punti all'ordine del giorno e lascia un po' di spazio tra loro per prendere appunti.
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    Prendi nota della discussione riguardo ai punti all'ordine del giorno e chi ha detto cosa.
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    Elenca tutti gli elementi d'azione che sono stati discussi e la persona responsabile del proseguimento della discussione durante la prossima riunione.
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    Annota il risultato delle decisioni in relazione alla revisione, all'aggiornamento o alla votazione. La decisione formale costituirà essa stessa un documento separato.
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    Annota la data e l'ora della prossima riunione.
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    Annota se la riunione è stata rinviata a maggioranza o all'unanimità e l'ora in cui verrà aggiornata.

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Dopo la Riunione

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    Non appena possibile, scrivi il verbale completo.
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    Prendi nota di eventuali votazioni, elementi di azione e/o decisioni in grassetto.
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    Distribuisci il verbale, non appena possibile, a tutti i partecipanti affinché lo esaminino e diano un feedback. Se non viene proposta alcuna revisione, formalizza il verbale, stampalo e conservalo nel raccoglitore delle riunioni aziendali. Distribuisci il verbale completo ai partecipanti e agli assenti.

Consigli

  • Se qualcosa non è chiaro, assicurati di fare domande durante la riunione in modo da registrare la discussione correttamente. Per chiedere chiarimenti, non aspettare finché la stesura del verbale non sarà completa.
  • Le decisioni e le votazioni dovrebbero far parte del verbale. Tuttavia, una copia andrebbe conservata in un raccoglitore separato e protetto da eventuali danni provocati da incendi, acqua o altri eventi. Oltre a quelle cartacee, bisogna conservare anche le copie elettroniche del verbale.
  • Non cercare di registrare ogni parola durante la riunione. Traccia un contorno e butta giù una versione abbreviata di ciò che è stato detto. Puoi espanderla quando compilerai il verbale completo.
  • È probabile che lo statuto della società non preveda la comunicazione elettronica. Anche se è raro, dipende dalla data in cui è stato scritto e se è stato rivisto nel corso degli anni. Assicurati di controllare prima di sfruttare questo metodo di comunicazione con i membri del consiglio e proponi una modifica dello statuto, se non è stato ancora aggiornato.

Avvertenze

  • Fai attenzione quando dai le bozze del verbale ai partecipanti per la revisione in quanto rappresenta un'opportunità per chi è intervenuto di cambiare quello che è stato detto. Assicurati che eventuali revisioni siano presentate a tutto il gruppo quando il verbale è completato in modo che non vi sia una cattiva interpretazione o false dichiarazioni.

Cose che ti Serviranno

  • Raccoglitori aziendali
  • Strumenti di registrazione (blocco per appunti, penna o matita, computer portatile o registratore)
  • Targhette con i nomi, se necessario
  • Blocco di dati e documenti per la riunione
  • Quaderni e penne/matite per i partecipanti
  • Rinfresco

Informazioni sull'Articolo

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Categorie: Scrittura

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