Come Scrivere un Piano d'Emergenza

In questo Articolo:Ideare un Piano di Emergenza Efficace

Un piano alternativo è formato da una serie di procedure che vanno seguite in caso di emergenza, come un crollo dei server o un incendio. È un documento scritto per ricordare che hai diverse vie d'uscita per prevenire la perdita di informazioni fondamentali o ridurre l'impatto sulla tua impresa qualora dovesse sorgere un problema. Molte organizzazioni e compagnie che tengono particolarmente alla qualità del proprio lavoro hanno un piano non solo per i sistemi individuali, ma per dipartimenti interi.

Ideare un Piano di Emergenza Efficace

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    Fai riunire un comitato che si occuperà della stesura del piano e scegli un individuo che lo guiderà. Il leader offre competenze, strumenti e conoscenze, in modo che ogni dipartimento possa scrivere il proprio piano.
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    Fai una lista di ciascun processo aziendale all'interno di ogni dipartimento. Per esempio, il procedimento che si segue per retribuire i dipendenti potrebbe essere inserito nella lista del piano dipartimentale delle Risorse Umane.
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    Riunisciti con i leader dei dipartimenti o i dipendenti senior e fai una lista di tutti i possibili casi chiave da considerare nel piano di emergenza.
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    Assegna una priorità a ogni possibile caso: esamina tutto quello che potrebbe succedere e l'impatto negativo che avrebbe sull'impresa. Considera le tendenze, gli eventi o i problemi che hanno il potenziale di manifestarsi.
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    Fai una lista delle azioni che l'impresa ha intenzione di implementare qualora dovesse succedere qualcosa di negativo. Come rimedierà agli errori? Come si adatterà a questi problemi e farà in modo che gli affari siano sempre proficui?
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    Struttura positivamente il piano di emergenza. Scriverlo non è di certo facile, quindi coinvolgi la giusta quantità di persone; scegli quelle indicate per questo incarico, perché sarà necessario il contributo di esperti.
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    Rivedi il piano. Una seconda lettura aiuta a notare aspetti che sono andati persi la prima volta.
    • Riuscirai a prevedere diversi tipi di emergenze e capirai come agire dopo aver valutato accuratamente le funzioni dell'impresa. A volte ci saranno problemi a livello dipartimentale, altre si creeranno difficoltà riguardanti un certo incarico e altre ancora bisognerà intervenire su un certo procedimento.
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    Metti alla prova il piano di emergenza. Puoi fare in modo che il test sia gestibile e redditizio attraverso quattro tappe. Se una parte dimostra di essere difettosa o ci sono conflitti con i piani alternativi di altri dipartimenti, puoi correggere e rifare il test.
    • Tappa 1 del Test – Revisione del Personale Senior. Lo staff senior sceglie una data e un orario, che renderà noti all'interno dell'impresa, per ripassare tutti i piani di emergenza e riconoscere le persone che hanno completato accuratamente i propri compiti.
    • Tappa 2 del Test – Revisione Interdipartimentale. In questo caso, ciascun dipartimento rivede i piani di un altro. In questa fase, si distribuiscono le risorse e si individuano i conflitti.
    • Tappa 3 del Test – Crollo dei Sistemi più Importanti. Questa fase del test può essere localizzata all'interno dei dipartimenti. La revisione include la simulazione del malfunzionamento di un sistema e/o l'insuccesso di un venditore. È possibile mettere in scena quello che succederebbe senza dover effettivamente spegnere attrezzature o cessare attività importanti.
    • Tappa 4 del Test – Crollo Vero. A questo punto riesci a testare effettivamente il piano di emergenza. Prevede degli arresti a breve termine e in tempo reale delle funzioni principali dell'impresa.

Consigli

  • I problemi e le catastrofi che dovresti considerare durante il brainstorming per il piano di emergenza sono quelli naturali (inondazioni, tornado, terremoti) e legati a una crisi dell'impresa, come frode, atti vandalici, crollo dei server e questioni legali e riguardanti la sicurezza.
  • Ti ritroverai ad affrontare casi in cui non ci sarà alcuna soluzione. Per esempio, se dovessi rimanere senza corrente elettrica e non avessi generatori di emergenza, non potrai occuparti degli affari e, di conseguenza, perderai profitti.

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Categorie: Business

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