Come Scrivere un Regolamento Aziendale

Il regolamento aziendale, chiamato anche manuale dei dipendenti, elenca politiche, procedure e principi guida di un'impresa. Il suo scopo è informare le persone che lavorano nell'azienda, in modo da sapere cosa aspettarsi dalla società, e cosa ci si aspetta da loro. È importante che un'impresa abbia un manuale accurato, conciso e scritto in maniera chiara al fine di evitare eventuali problemi legali che potrebbero sorgere da una relazione tra colleghi, o tra dipendenti e superiori. Segui queste linee guida per imparare a scriverne uno.

Passaggi

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    Scrivi un'introduzione al manuale.
    • Dai il benvenuto ai dipendenti nella tua impresa e invitali a leggere accuratamente il manuale.
    • Racconta brevemente la storia, i successi e gli obiettivi futuri dell'impresa.
    • Indica la missione aziendale affinché i lettori acquisiscano familiarità con la natura e l'obiettivo dell'impresa. Per esempio, potresti iniziare con: “Manuali Professionali S.p.A. nasce con lo scopo di offrire una guida completa agli scrittori di testi tecnici. I nostri insegnamenti sono mirati alla realizzazione di regolamenti suddivisi in passaggi facilmente comprensibili”.
    • Cerca di includere dettagli riguardanti la cultura aziendale. Per esempio, se la tua impresa pone una certa enfasi sui rapporti amichevoli tra management e dipendenti, nonché sul lavoro di squadra, potresti scrivere: “Diamo importanza alle opinioni di tutti i nostri dipendenti. Sappiamo che è fondamentale collaborare e fare lavoro di squadra. Per questo motivo, i nostri manager aderiscono a una politica della porta aperta. Incoraggiamo sempre a dare un contributo all'azienda tramite suggerimenti e idee”.
    • Chiudi l'introduzione affermando che l'impresa dà importanza alle pari opportunità e ne rispetta la normativa.
    • L'introduzione del manuale spesso ha il formato di una lettera indirizzata al dipendente, ma è anche possibile decidere di scriverla tramite blocchi di paragrafi informativi o un elenco puntato.
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    Fornisci spiegazioni sulla politica aziendale. Quando scrivi manuali per i dipendenti, è importante essere chiaro e preciso nel momento in cui spieghi cosa ci si aspetta dalle persone che vengono assunte. Tra gli altri fattori, dovresti includere presenze, orari, uso degli oggetti di proprietà aziendale, regole sull'abbigliamento, patto di non concorrenza/confidenzialità, procedure di sicurezza e incidenti, abuso di sostanze, molestie sessuali, discriminazione e valutazione delle prestazioni.
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    Definisci i compensi e tutti gli aspetti a essi collegati. Ciò include stipendi, date di pagamento, tasse, straordinari, metodo di retribuzione e aumenti. Per legge, devi anche inserire la retribuzione prevista per i giorni di astensione dal lavoro dovuti a maternità, funerali, servizio militare, incarichi da giurato e situazioni mediche familiari.
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    Elenca i benefici aziendali. Il manuale dei dipendenti dovrebbe includere informazioni su assicurazione sanitaria, piani di risparmio per la pensione, rimborsi tasse universitarie, bonus, pagamenti vacanze e festività, assicurazione contro gli infortuni sul lavoro e qualsiasi altra retribuzione diversa dai compensi standard.
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    Parla delle questioni collegate alla tecnologia. Qualsiasi manuale attuale deve prendere in considerazione questo aspetto. Ciò significa che devi indicare le linee guida dell'impresa in merito all'utilizzo di cellulari, portatili, agende digitali personali, e-mail, social network e navigazione su internet sul posto di lavoro.
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    Indica la politica di cessazione del contratto lavorativo. Dovresti elencare passo dopo passo le misure che prenderà l'impresa per occuparsi o rimediare alle trasgressioni delle regole. Dovrebbe concludersi con un'affermazione: l'azienda si riserva il diritto di cessare la relazione lavorativa quando lo ritiene più appropriato.
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Consigli

  • Online puoi trovare numerosi modelli gratuiti di regolamenti per i dipendenti, e puoi personalizzarli per creare il tuo.
  • Aggiorna regolarmente il manuale dei dipendenti. Ricorda che le imprese (e le tecnologie) cambiano e crescono nel tempo. In linea di massima, è il caso di rivedere il regolamento ogni due anni per apportare eventuali modifiche o aggiornamenti necessari. Inoltre, chiedi ai dipendenti attuali di dare un contributo in merito ad aspetti che trovano poco chiari.
  • Esistono diversi programmi pensati per aiutare i proprietari di imprese a creare manuali aziendali personalizzati.
  • Chiedi a un avvocato specializzato di rivedere il regolamento prima di renderlo pubblico per assicurarti di non usare un linguaggio o espressioni che potrebbero causare dispute legali.

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Avvertenze

  • Quando scrivi il manuale, non provare a inserire informazioni importanti prese da documenti specifici (come dati sull'assicurazione contro gli infortuni, leggi sui contributi, ecc.). Invece, includi un riferimento che rimandi a documenti di supporto da reperire esternamente.
  • Se includi politiche aziendali nel manuale, ricorda che poi devono essere rispettate seriamente ed essere applicate per ogni dipendente che riceve il documento. In caso contrario, rischi conseguenze legali. Per esempio, se nel manuale inserisci una politica secondo la quale i manager devono completare le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti ogni sei mesi al fine di dare eventuali aumenti, devi mettere in atto questo proposito. Allo stesso modo, devi essere sicuro che ogni dipendente sia soggetto alla stessa revisione.
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