Come Scrivere un Report Aziendale

Co-redatto da Michael R. Lewis

Nel mondo del business attuale i resoconti aziendali rappresentano uno degli strumenti di comunicazione più efficaci. Gli obiettivi di questa relazione sono piuttosto variegati, ma sia le grandi imprese sia le ditte individuali possono usarla come guida per prendere decisioni importanti. Per scrivere un buon rapporto aziendale, devi innanzitutto capire di che cosa si tratta e come puoi impiegarlo.

Parte 1

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Decidere che Tipo di Resoconto Scrivere

1
Presenta un'idea. Una relazione che presenta un'idea ha una finalità giustificativa o di raccomandazione. Puoi usarla per fare dei suggerimenti alla direzione aziendale o ad altre persone che godono di potere decisionale. Questo documento solitamente contiene un riassunto e un corpo. Il primo descrive la richiesta per sommi capi, il secondo approfondisce i benefici, i costi, i rischi e gli altri fattori associati all'idea.
- Per esempio, desideri una stampante 3D per il dipartimento in cui lavori. Per convincere il tuo superiore a ordinarne una, dovresti scrivere un resoconto con finalità giustificativa o di raccomandazione allo scopo di chiedergli ufficialmente questo strumento.
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Scrivi un resoconto per presentare le incognite associate a un'opportunità specifica. Un resoconto di indagine aiuta a determinare i rischi implicati da una certa linea di azione. Per un'impresa è utile perché consente di prevedere possibili conseguenze. Questo documento deve contenere un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione presenta il problema da esaminare. Il corpo viene usato per elencare i fatti e i risultati dell'indagine. La conclusione ha lo scopo di riassumere il caso.
- Per esempio, immagina che l'azienda farmaceutica X voglia diventare partner dell'azienda farmaceutica Y, ma ha delle preoccupazioni. L'impresa X non vuole associarsi a un'azienda che abbia problemi finanziari nel presente o che ne abbia avuti in passato. Di conseguenza, fa un'indagine. Scrive poi un resoconto apposito per analizzare approfonditamente le informazioni finanziarie dell'azienda Y e la sua direzione.
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Scrivi una relazione di conformità indirizzata a un organo governativo. Questo documento permette di testimoniare la responsabilità di un'impresa. Un'azienda userà un resoconto di conformità per dimostrare a un organo governativo (città, regione, nazione e così via) che non solo sta rispettando tutte le leggi e le norme applicabili, ma che sta anche investendo adeguatamente il proprio capitale. Il rapporto contiene un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione generalmente offre una panoramica delle sezioni principali del documento. Il corpo presenta dati e fatti specifici, insomma quelle informazioni necessarie per l'ente regolatore. La conclusione viene usata per riassumere.
- Per esempio, nel 2010 l'azienda statunitense CALPERS (California Public Employees Retirement System) ha dovuto dimostrare al proprio consiglio di amministrazione che rispettava tutte le leggi e le norme applicabili. Ha quindi messo a punto un resoconto di conformità annuale per presentare concretamente le attività svolte in quell'anno.
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Presenta la fattibilità di un'idea o di un progetto che proponi. Il resoconto di fattibilità è investigativo e serve a determinare se un'idea può funzionare. Dovrebbe contenere un riassunto e un corpo. Il primo presenta l'iniziativa, il secondo elenca i benefici, i potenziali problemi, i costi associati e altri fattori collegati alla proposta. Un'impresa può usare questo documento per considerare domande come le seguenti:
- Il progetto può essere portato a termine senza sforare il budget?
- Il progetto sarà redditizio?
- Il progetto può essere portato a termine nei tempi previsti?
5
Presenta i risultati di uno studio. Un rapporto di ricerca illustra uno studio condotto su una questione o un problema. Descrive nel dettaglio una situazione molto specifica. Dovrebbe contenere un riassunto, un'introduzione, un elenco dei metodi e dei risultati, una conclusione, una raccomandazione. Dovrebbe inoltre citare lo studio o gli studi considerati.
- Per esempio, un'impresa può condurre una ricerca interna per capire se vietare il fumo nell'area relax. L'autore dello studio dovrebbe scrivere un rapporto sui lavori d'indagine realizzati.
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Aiuta un'impresa a migliorare le proprie politiche, i prodotti o i processi attraverso un monitoraggio costante. Questo rapporto, chiamato "resoconto periodico", viene scritto a intervalli fissi, per esempio settimanali, mensili, trimestrali e così via. Può esaminare l'efficienza, i profitti, le perdite o altri parametri estratti da un lasso di tempo predeterminato.
- Per esempio, un rappresentante farmaceutico può consegnare un riassunto mensile sulle sue telefonate e visite.
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Puoi anche scrivere un resoconto su una situazione specifica. Dal momento che in questo caso non si considera un intervallo di tempo fisso, è necessario un modello diverso, ovvero un resoconto situazionale. La situazione può essere semplice (come le informazioni date durante una conferenza) o complessa (come un rapporto sugli interventi fatti dopo una catastrofe naturale). Questo resoconto contiene un'introduzione, un corpo e una conclusione. Utilizza l'introduzione per presentare l'evento e anticipare brevemente gli argomenti che affronterai nel corpo del testo. La conclusione parla delle azioni compiute o che sarebbero necessarie per risolvere la situazione.
- Per esempio, un organo governativo potrebbe richiedere un rapporto situazionale dopo un terremoto.
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Un resoconto può anche presentare diverse soluzioni per un problema o un'altra questione. Un rapporto comparativo soppesa le varie alternative per affrontare una particolare situazione. In base ai risultati, l'autore del testo dovrebbe raccomandare una determinata linea d'azione. Il documento dovrebbe contenere un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione spiega la finalità del testo. Il corpo presenta la situazione o il problema, con tanto di potenziali soluzioni e alternative. La conclusione indica quale sarebbe la strada migliore da seguire.
- Per esempio, l'azienda automobilistica ABC S.p.A. vuole aprire uno stabilimento in Asia. Basandosi sulle esigenze dell'impresa, il resoconto può restringere le alternative a tre Paesi, quindi indicare nella conclusione quale sarebbe la sede migliore per il nuovo impianto.
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Parte 2

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Scrivere un Resoconto Aziendale

1
Stabilisci l'obiettivo e il formato. Chiediti quale dovrebbe essere lo scopo del resoconto ^{[1]
X
Fonte di ricerca}. Considerando l'obiettivo che ti sei proposto, scegli un modello di rapporto dalla lista che trovi nella prima sezione dell'articolo.
- Indipendentemente dalla risposta, devi essere conciso. Se è confuso, il resoconto non farebbe che disorientare il lettore, quindi questo può compromettere la credibilità del testo.
- Per esempio, immagina che il tuo obiettivo sia quello di ricevere un finanziamento più consistente per il dipartimento di marketing. Il resoconto dovrebbe concentrarsi sul budget attualmente stanziato e su come impiegheresti concretamente una maggiore quantità di denaro.
2
Identifica il destinatario, che può essere esterno (ovvero una persona che non lavora nell'impresa) o interno. Considera le sue conoscenze attuali o la sua familiarità con l'argomento in questione. Inoltre, pensa a come userà le informazioni estrapolate dal resoconto ^{[2]
X
Fonte di ricerca}.
- Indipendentemente dal destinatario, ricorda che per un'azienda o un cliente il profitto è sempre la chiave di volta, quindi dimostra che la tua idea sarà redditizia.
- Per esempio, immagina di voler implementare un programma di lavoro ripartito nella tua divisione. Decidi che i destinatari del resoconto saranno il direttore delle risorse umane, l'amministratore delegato e il direttore operativo. Considera innanzitutto quanto ne sanno di questa modalità di lavoro. La risposta inciderà sul tono del resoconto. Se l'azienda non ha mai considerato un programma di lavoro ripartito, il testo sarà sia informativo sia strategico. Se invece ci ha pensato in passato, dovrebbe essere meno informativo e più persuasivo.
3
Cerca di capire quali informazioni ti servono. Per scrivere un resoconto aziendale, non è la redazione la parte più difficile. Lo scoglio più grande è elaborare una conclusione valida e raccogliere tutti i dati necessari per sostenerla. Questo implica un'ampia varietà di competenze, tra cui raccolta di dati e analisi di mercato. Che cosa devi sapere (e quindi che cosa deve sapere la direzione aziendale) per fare una scelta informata sull'argomento?
4
Raccogli i dati giusti per il resoconto. È importante che le informazioni vengano ricercate con cura, altrimenti rischi di perdere credibilità. La raccolta dati stessa dipenderà dal tipo di testo che scriverai. Assicurati di seguire parametri concisi e pertinenti per lo scopo finale del documento.
- I dati possono essere di origine interna, quindi potrai raccoglierli piuttosto velocemente. Per esempio, dovresti riuscire a procurarti il fatturato telefonando all'ufficio commerciale, quindi riceverai i dati e potrai inserirli subito nel testo.
- Anche i dati esterni possono essere reperibili a livello interno. Se una divisione realizza già raccolte dati sulle analisi della clientela, prendile in prestito. Non dovrai quindi fare una ricerca individuale. Questo procedimento varia per ogni tipo di impresa, ma spesso l'autore di un resoconto aziendale non deve condurre le ricerche in prima persona.
- Per esempio, se devi scrivere un resoconto con finalità giustificativa o di raccomandazione, devi fare una ricerca su tutti i benefici dell'iniziativa che proponi e incorporarla nel testo.
5
Organizza e scrivi il resoconto. La struttura del documento dipende dal tuo obiettivo. Per esempio, un resoconto di conformità sarebbe piuttosto diverso da uno di fattibilità. Una volta che avrai capito come intendi organizzare il testo, potrai scrivere il contenuto.
- Suddividi i dati pertinenti in sezioni separate. Un resoconto aziendale non deve essere un flusso caotico di cifre e dati. Organizzare le informazioni in sezioni precise è fondamentale affinché il testo sia ben scritto. Per esempio, dividi i dati delle vendite da quelli sull'analisi della clientela e intitola appropriatamente ogni sezione.
- Struttura il testo in sezioni provviste di titoli che potranno essere lette e colte al volo, a prescindere dal resto del documento. Allo stesso tempo, dovrebbero contribuire all'obiettivo generale del resoconto.
- Dal momento che alcune sezioni possono dipendere dall'analisi o dal contributo di altre persone, spesso puoi dedicarti separatamente alle diverse parti mentre aspetti che ti vengano consegnati i dati necessari.
6
Trai delle conclusioni e dai raccomandazioni specifiche. Le conclusioni dovrebbero essere chiare e scaturire in maniera logica dai dati esaminati nel resoconto. Se è il caso, raccomanda chiaramente la migliore linea di azione basandoti su queste conclusioni ^{[3]
X
Fonte di ricerca}.
- Tutti gli obiettivi dovrebbero includere azioni specifiche e quantificabili. Descrivi tutti i cambiamenti riguardanti le descrizioni di lavoro, i programmi o i costi che sono necessari per implementare il nuovo piano. Ogni frase dovrebbe spiegare chiaramente come il nuovo metodo aiuterà a raggiungere la meta o la soluzione proposta nel resoconto.
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Scrivi il riassunto esecutivo. Dovrebbe trovarsi sulla primissima pagina del resoconto, ma dovrebbe anche essere l'ultima parte che scriverai. Ha la finalità di presentare le tue scoperte e le tue conclusioni, ma anche sintetizzare il contenuto del testo qualora il destinatario decidesse di leggerlo tutto. È come il trailer di un film o l'abstract di un saggio accademico.
- Il riassunto esecutivo si chiama così perché probabilmente rappresenta l'unica parte del testo che leggerebbe un executive o un dirigente indaffarato. Il tuo superiore deve cogliere subito le informazioni principali, che vanno sintetizzate senza superare le 200-300 parole. Se stimoli la sua curiosità, potrà poi esaminare nel dettaglio il resto del resoconto.
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Se necessario, utilizza l'infografica per i dati che lo richiedono. In alcuni casi può essere utile includere grafici o tabelle per illustrare i dati quantitativi. Devono essere colorati per attirare l'attenzione e aiutare a distinguere le informazioni. Se possibile, usa elenchi puntati, cifre o caselle contenenti dati per favorire la leggibilità. Questo distingue i dati dal resto del documento e ti aiuta a sottolineare meglio la loro importanza.
- Generalmente parlando, la grafica è ottima per i resoconti aziendali: infatti, i blocchi di testo e i semplici dati possono dire ben poco. In ogni caso, non esagerare. L'infografica dovrebbe essere sempre pertinente e necessaria.
- Utilizza riquadri sulle pagine ricche di testi e senza tabelle o immagini. Una pagina contenente un blocco di testo fitto può stancare il lettore. Le informazioni inserite nelle caselle possono anche riassumere efficacemente i punti principali di una sezione.
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Se necessario, cita le fonti. A seconda del tipo di ricerca realizzato, può essere necessario spiegare da dove hai attinto le informazioni. In un resoconto aziendale, lo scopo della bibliografia o dell'elenco delle fonti è fornire un punto di riferimento ai lettori intenzionati a trovare e approfondire i dati.
- Per le citazioni del resoconto, utilizza la formattazione adeguata prevista per il tuo settore.
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Correggi il resoconto due volte. Gli errori di battitura o di grammatica possono dare l'impressione che tu non abbia dedicato poi tanti sforzi al testo. Possono addirittura mettere in discussione la credibilità delle tue analisi. Inoltre, assicurati di presentare le informazioni in un modo chiaro e conciso.
- Per esempio, non abusare di parole sofisticate e non scrivere frasi troppo lunghe.
- Evita di usare slang.
- Se il resoconto e il destinatario sono strettamente collegati a un settore specifico, è bene usare termini gergali o tecnici. Devi però evitare di abusarne.
- Generalmente lo stile aziendale richiede la forma passiva: questo è uno dei pochi esempi in cui solitamente è preferibile usarla al posto di quella attiva.
- Quando correggi un testo che hai scritto, spesso rischi di ignorare alcuni errori perché sai che cosa intendi dire e non lo metti in discussione. Rivolgiti a un collega che crede nella tua iniziativa e chiedigli di rileggerlo. Accogli favorevolmente i pareri esterni. È meglio che ti corregga un collega che un superiore. Rivedi il documento alla luce dei suoi commenti e riscrivilo prendendoli in considerazione.
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Scrivi un sommario. Struttura il resoconto aziendale nel modo più formale possibile: se includi un sommario, faciliti la ricerca e la lettura delle informazioni. Includi tutte le sezioni principali, specialmente il riassunto esecutivo e la conclusione.
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Confeziona un resoconto aziendale professionale. Una bella presentazione estetica non può che arricchire un documento accurato e ben studiato. Dovresti quindi usare cartelline, raccoglitori e una bella carta. Morale della favola: il resoconto deve avere un aspetto invitante per invogliare il destinatario a leggerlo.
- Questo vale anche per i grafici o le tabelle che inserisci nel resoconto.
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