Come Scrivere una Lettera Commerciale a un Cliente

In questo Articolo:Stesura della Lettera Commerciale

Se hai un'impresa, inevitabilmente spesso ti ritrovi a scrivere lettere alla clientela. Sono tante le ragioni che ti spingono a farlo. Magari ti metti in contatto con i clienti per promuovere nuovi eventi o offerte speciali presso il tuo punto vendita. Potrebbe anche essere necessario scrivere una lettera commerciale per motivi personali, come una fattura in arretrato che non è stata pagata o allo scopo di scusarti perché hai commesso un errore nella gestione degli affari. Indipendentemente dal motivo della lettera, devi mantenere un tono professionale all'interno di tutto il testo. Segui questi passaggi per imparare a scriverne una efficace e comprensibile.

Stesura della Lettera Commerciale

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    Usa il formato giusto per strutturarla. Una lettera commerciale dovrebbe indicare l'indirizzo dell'impresa, seguito dalla data attuale e dal recapito del destinatario. Tutte queste informazioni vanno indicate nella parte superiore della pagina. In seguito, includi l'oggetto, il saluto iniziale, il corpo della lettera e la conclusione.
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    Puoi strutturarla con facilità usando un programma di videoscrittura. Allinea i contenuti a sinistra e non inserire rientranze. In seguito, scegli un carattere adatto a una lettera formale. Dovresti optare per Times New Roman o un font simile. Le dimensioni dovrebbero essere di almeno 12 punti, ma non superiori a 14.
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    Indica i dati di contatto della tua impresa in alto a sinistra (se non usi carta intestata). Le informazioni non dovrebbero essere divise da più di due spazi. In questa parte, includi solo il tuo indirizzo.
    • La carta intestata indica automaticamente il tuo indirizzo. Se utilizzerai questo formato, non avrai bisogno di aggiungere di nuovo i tuoi dati di contatto.
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    Dopo aver scritto il tuo indirizzo, lascia due righe e indica la data. Scrivila completamente, non abbreviarla. Per esempio, invece di usare 6/6/11, scrivi 6 giugno 2011.
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    Lascia due righe tra la data e l'indirizzo del destinatario. Va scritto su tre o quattro righe, inserendo uno spazio singolo tra un'informazione e l'altra. I dati di contatto del ricevente dovrebbero includere il nome della persona a cui stai scrivendo, il nome dell'impresa e l'indirizzo. Se l'azienda non ha alcun nome, inserisci quello del destinatario sulla prima riga, seguito dall'indirizzo.
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    Lascia due righe e inizia a scrivere il saluto. Rivolgiti alla persona a cui stai scrivendo usando il titolo giusto. Per esempio, dovresti scrivere “Signorina”, “Signora” o “Signore”. Non sai se una destinataria preferirebbe “Signorina” o “Signora”? Nel dubbio, usa il primo di questi due titoli.
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    Fai una bozza concisa del testo. Una lettera commerciale dovrebbe essere il più breve possibile e, allo stesso tempo, affermare esattamente quello che devi comunicare al cliente.
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    Scrivi una lettera di sollecito pagamento se il cliente ti deve dei soldi. Il corpo della lettera dovrebbe dargli delle opzioni per pagare la fattura attraverso un tono cortese.
    • Offri uno sconto se il pagamento dovesse essere realizzato in un arco definito di tempo. Specifica la scadenza e la riduzione del prezzo che proponi.
    • Chiarisci le conseguenze se il cliente non dovesse pagarti la somma che ti spetta. Aggiungi un tasso di interesse specifico o una multa nel caso in cui il pagamento venga effettuato dopo la scadenza. In alternativa, puoi affermare che il conto verrà affidato a un'agenzia di recupero crediti dopo una certa data.
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    Scrivi una lettera di scuse immediatamente dopo esserti accorto di avere commesso un errore. Afferma chiaramente cosa farai per rimediare al problema e prevenire che ricapiti.
    • Indica il ruolo che svolgi nella compagnia e spiega che hai la possibilità di rimediare agli sbagli fatti. Se non hai l'autorità di risolvere il problema, non scrivere la lettera. Dovrebbe farlo la persona che ha la competenza giusta per provvedere.
    • Usa il pronome “noi” invece di “io” quando scrivi la lettera per conto dell'impresa. Usando la terminologia adeguata, il cliente avrà la sensazione che l'intera azienda sia disposta a risolvere il problema.
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    Concludi la lettera nel modo giusto, per esempio scrivendo “Cordialmente” o “Distinti saluti”. Questa espressione conclusiva dovrebbe essere scritta dopo avere lasciato due spazi vuoti alla fine del corpo della lettera.
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    Lascia uno spazio per firmare la lettera e, sulla riga successiva (o dopo averne lasciata una vuota), scrivi al computer il tuo nome e il ruolo che rivesti. Usa la penna blu o nera per firmare.
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    Aggiungi gli eventuali documenti che servono al cliente. Scrivi la parola “Allegati” sotto al tuo nome. In alternativa, puoi fare direttamente una lista dei documenti aggiunti invece di introdurli con questo vocabolo.

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Categorie: Scrittura | Business

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