Come Scrivere una Lettera all'Insegnante di tuo Figlio

Co-redatto da Kathy Slattengren, M.Ed.

Prima o poi quasi tutti i genitori hanno bisogno di comunicare con i docenti dei propri figli durante l'anno scolastico. Esistono svariati motivi per cui potrebbe essere necessario scrivere a un insegnante: presentargli il ragazzo, giustificare un'indisposizione o un'assenza di altro tipo o magari affrontare qualche problema. Oggigiorno la maggior parte degli insegnanti utilizza la posta elettronica, giacché semplifica e accelera la corrispondenza, ma è anche possibile scrivere un biglietto o una lettera in modo tradizionale. Componendo un'e-mail o una lettera in maniera ragionata, hai l'opportunità di aprire un solido canale comunicativo con l'insegnante di tuo figlio.

Parte 1

Parte 1 di 2:

Scrivere un'E-mail all'Insegnante

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Capisci quando è il caso di scrivere. Esistono diverse ragioni per cui potresti avere l'esigenza di comunicare con l'insegnante di tuo figlio. Magari sei spinto dal semplice desiderio di presentare il tuo ragazzo a un professore o dal bisogno di affrontare questioni più importanti. Ecco alcune situazioni in cui potrebbe sorgere la necessità di scrivere a un docente:
- Presentare tuo figlio a seguito di un cambiamento di residenza o perché lo hai iscritto in un'altra scuola;
- Discutere di un problema;
- Porre domande su un assegno o sul rendimento scolastico di tuo figlio;
- Chiedere un incontro;
- Informare l'insegnante di particolari circostanze, come disabilità o problemi familiari;
- Giustificare un'indisposizione o un'assenza dovuta a un appuntamento.
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Raccogli le informazioni necessarie. Raccogli tutte le informazioni che ti occorrono per scrivere una lettera dettagliata e professionale. In questo modo eviterai di comporre un testo troppo lungo e dimostrerai anche di rispettare l'insegnante, ma anche di prendere sul serio la questione che sottoponi alla sua attenzione.
- Chiedi a tuo figlio come si chiama il docente oppure cerca il suo nome sul sito web della scuola;
- Prepara una copia di tutti i documenti supplementari. Ad esempio, se tuo figlio è affetto da una disabilità, dovresti includere una copia della diagnosi del medico e di tutti i documenti dei titoli di studio che ha conseguito finora.
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Componi una prima bozza. Utilizza le informazioni raccolte per scrivere una bozza dell'e-mail che invierai al docente. In questo modo avrai il tempo di esprimere compiutamente tutte le tue preoccupazioni, prendere in considerazione quello che hai scritto e apportare le dovute modifiche.
- Evita di scrivere l'indirizzo e-mail nel campo "A", in modo da non inviare accidentalmente la prima bozza.
- Fai in modo che la prima bozza sia più concisa e breve possibile.^{[1]
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  Fonte di ricerca}
- Cerca di mantenere il tono dell'e-mail personale, gentile e professionale.^{[2]
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- Inserisci una breve introduzione con il tuo nome e quello di tuo figlio, mettendo in luce il motivo che ti spinge a scrivere, come: "Gent.ma Prof.ssa De Rossi, sono Teresa Ricci, la madre di Sofia Giordano. Le scrivo perché mia figlia sta avendo difficoltà in matematica".
- Il corpo dell'e-mail deve essere composto di 1-3 punti. Affronta tutti i problemi o le preoccupazioni che desideri. Puoi anche considerare l'idea di chiedere all'insegnante in che modo puoi offrire il tuo contributo al fine di appoggiare il suo operato e sostenere tuo figlio in modo costruttivo.
- Concludi ringraziando il docente per la sua attenzione e offrendo le informazioni di contatto per successivi riscontri. Ad esempio, potresti scrivere: "Grazie per la Sua considerazione mostrata per le difficoltà di Sofia. Non esiti a contattarmi in qualsiasi momento via e-mail o tramite telefono al numero 555-5555555. Confido nella Sua collaborazione nel trovare una soluzione al problema di mia figlia".
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Mantieni un tono positivo. Quando componi la prima bozza, cerca di esprimerti nel modo più positivo possibile. È facile perdere la calma quando di mezzo ci sono i propri figli. Pertanto, se il tono della lettera è positivo e propositivo, sarai in grado di impostare un dialogo aperto e produttivo con l'insegnante di tuo figlio.
- Evita di usare frasi accusatorie nei confronti dell'insegnante;
- Ricorri a verbi come capire, collaborare e parlare;
- Usa aggettivi come positivo e proattivo;
- Ad esempio, combina le parole: "Sofia mi ha fatto capire di avere difficoltà in matematica. Sia mia figlia che io vorremmo usare un approccio proattivo affinché la situazione cambi e, pertanto, ci chiediamo come possiamo collaborare con Lei per migliorare il rendimento scolastico della ragazza".
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Sii onesto. Spesso i bambini sono brutalmente onesti e, quindi, potresti scoprire la verità se a tuo figlio scappa qualcosa. Sii il più sincero possibile nella lettera, pur mantenendo un tono formale.
- Sii diretto. Ad esempio, potresti scrivere: "Devo partire per un viaggio di lavoro presso un museo e vorrei portare mio figlio con me affinché possa fare un'esperienza extrascolastica di apprendimento. La prego di comunicare tanto a lui quanto al mittente della presente quali compiti dovrà svolgere per il giorno di rientro previsto per venerdì".
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Rifletti e modifica la tua e-mail. Dopo aver steso la bozza iniziale della lettera, concediti il tempo necessario per riflettere sul contenuto e sul tono. Dopodiché apporta le modifiche necessarie. In questo modo non solo avrai la possibilità di aggiungere o rimuovere qualcosa, ma potrai anche notare eventuali errori di ortografia, punteggiatura o grammaticali.
- Dopo aver rivisto l'e-mail, controlla che l'introduzione, il corpo della lettera e la chiusura siano scritti in modo sincero e con un tono positivo e propositivo.
- Leggila ad alta voce in modo da individuare eventuali errori o frasi che possono contenere un tono d'accusa o negativo.
- Considera la possibilità di chiedere a un amico, al tuo partner o un altro professionista nel settore dell'istruzione di leggere la lettera. Potrebbe darti qualche suggerimento per migliorare o rendere il testo più incisivo.
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Concludi la lettera in modo gentile, inserendo i saluti. Dopo aver apportato le dovute modifiche alla bozza, saluta il destinatario e termina la lettera con un tono amabile e professionale. Così facendo, invoglierai l'insegnante a essere più aperto e disponibile verso le richieste che gli hai rivolto e a rispondere in maniera costruttiva.
- Saluta nel modo in cui tuo figlio si rivolge all'insegnante; ad esempio "Sig.ra/Prof.ssa De Rossi" seguito da una virgola. Se non sei sicuro se è sposata, usa semplicemente "Prof.ssa".
- Evita di usare il nome del docente, a meno che non vi siate già conosciuti e non ti abbia chiesto di chiamarlo con il suo nome di battesimo.
- Concludi con "Cordiali saluti" seguito da una virgola. Considera anche di anteporre alla formula di congedo la frase: "Confido di risentirla presto", per far presente che desideri una risposta.
- Inserisci il tuo nome e un recapito al quale può contattarti.
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Allega i documenti necessari. A seconda della natura dell'e-mail, allega tutto ciò che potrebbe chiarire le tue preoccupazioni. In questo modo darai all'insegnante il materiale che gli occorre per valutare la situazione e comprendere meglio il problema.
- Assicurati che gli allegati siano in un formato accessibile.
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Apponi l'indirizzo sull'e-mail. A questo punto dovrai inserire l'indirizzo di posta elettronica del docente prima di inviarla. Controlla sul sito web della scuola per essere sicuro di averlo riportato correttamente nell'apposita casella.
- Manda l'e-mail per copia conoscenza (CC) agli indirizzi di tutte le altre persone interessate, ad esempio del tuo coniuge o di un altro insegnante.
- Considera anche di inoltrarla per copia conoscenza nascosta (CCN) al tuo indirizzo in modo da conservarne una copia e assicurarti di averla inviata correttamente.
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Correggi la bozza definitiva. Rivedi la tua e-mail un'ultima volta prima di inviarla. In questo modo ridurrai al minimo il rischio di aver tralasciato qualcosa o commesso errori.
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Dai all'insegnante il tempo di rispondere. Spesso i docenti sono molto impegnati e non hanno il tempo di rispondere subito o magari desiderano leggere con attenzione le lettere che ricevono. Pertanto, concedi all'insegnante di tuo figlio un po' di tempo per rispondere prima di ricontattarlo.
- Specifica una data se hai bisogno di una risposta tempestiva.
- Se dopo una settimana non hai ricevuto nessuna risposta, invia una seconda e-mail o un'altra lettera.
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Parte 2

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Far recapitare all'Insegnante un Testo Scritto a Mano

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Considera il momento opportuno per inviare un biglietto. Un biglietto è una forma di corrispondenza più personale rispetto alle e-mail. Probabilmente si presenteranno occasioni in cui riterrai opportuno sfruttare questo mezzo per metterti in contatto con l'insegnante di tuo figlio. Ad esempio, potresti:
- Spedire un biglietto di ringraziamento;
- Fare una breve presentazione;
- Esibire una giustificazione per un'indisposizione o per far uscire tuo figlio da scuola.
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Scrivi nella maniera più accurata possibile. È meglio che l'insegnante non abbia difficoltà a leggere il testo. Pertanto, mentre lo componi, assicurati che la tua grafia sia nitida e ordinata.
- Scrivi lentamente se hai una pessima grafia. In questo modo potrai scandire in modo più chiaro le lettere.
- Evita di usare matite o penne che lasciano tracce. Una penna a sfera è sicuramente la soluzione migliore.
- Considera l'idea di scrivere una bozza e, in seguito, di trascrivere il testo sul biglietto. Così facendo, avrai la possibilità di riflettere meglio su ciò che intendi comunicare.
- Stampa il biglietto al computer e firmalo a mano, se preferisci.
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Scrivi il testo. Puoi seguire le stesse operazioni descritte per comporre un'e-mail anche in caso di un testo manoscritto. Tuttavia, se la situazione è meno impegnativa (per esempio, ti basta un biglietto di ringraziamento), forse non è necessaria la "brutta copia".
- Usa la tua carta da lettere personale se ne sei provvisto. In caso contrario, utilizza un semplice foglio di carta, bianco e non spiegazzato.
- Scrivi la data nella parte superiore del foglio.
- Inserisci la formula di apertura sotto la data, per esempio: "Gent.ma Prof.ssa De Rossi", seguita da una virgola.
- Utilizza gli stessi elementi previsti per l'e-mail. Ricordati di essere breve e conciso. Ad esempio, "Gent.ma Prof.ssa De Rossi, sono Teresa Ricci, la madre di Sofia. Desidero ringraziarLa per l'aiuto che ha offerto a mia figlia in matematica. Ha avuto qualche difficoltà in questa materia e, pertanto, ho apprezzato molto l'attenzione e il tempo che le ha dedicato dopo la scuola per colmare le sue lacune. Se posso esserLe utile in qualche modo, La invito a comunicarmelo. Cordiali saluti, Teresa Ricci".
- Firma la lettera e sotto inserisci il tuo nome in stampatello, se necessario.
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Rileggi il testo. Prima di inviare il messaggio, correggi la bozza. In questo modo ti sincererai di non aver fatto errori, di non aver dimenticato nulla e che non vi sono macchie o parti illeggibili.
- Riscrivi il testo se ha trovato considerevoli errori.
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Fai recapitare il biglietto. Esistono diversi modi in cui puoi consegnare una comunicazione manoscritta all'insegnante di tuo figlio. A seconda di quanto sia formale il testo o in caso sia necessario consegnarlo entro una certa data, puoi farlo recapitare nei seguenti modi:
- Per posta. Assicurati di indirizzarlo all'insegnante, inserendo il recapito della scuola sotto il suo nome.
- A mano. Depositalo in segreteria affinché venga consegnato all'insegnante.
- Tramite tuo figlio. Puoi anche farlo pervenire tramite tuo figlio. Tuttavia, tieni conto che potrebbe dimenticare di consegnarglielo. Perciò, se vuoi, puoi fissarlo con uno spillo sul suo cappotto in modo che l'insegnante possa vederlo.
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Consigli

Se intendi parlare di un problema serio, come una disabilità o un problema comportamentale, conserva una copia della lettera della tua corrispondenza.