Come Scrivere una Lettera di Richiesta di Permesso

Una lettera per richiedere di assentarsi dal lavoro è un documento ufficiale per ottenere un periodo di congedo. Viene scritta da un dipendente ed è indirizzata al proprio datore di lavoro o supervisore. Elaborare una buona lettera è importante non solo per convincere il capo a darti il permesso di assentarti, ma anche per aiutare il dipartimento delle risorse umane a gestire senza intoppi la procedura. Magari è passato un po' di tempo da quando hai scritto una lettera formale, quindi devi spolverare le tue conoscenze sul formato prima di consegnarla ^{[1]
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Fonte di ricerca}. Ecco alcune raccomandazioni date da esperti e dipendenti delle risorse umane su come redigere una lettera efficace.

Parte 1

Parte 1 di 2:

Scrivere la Lettera

1
Spiega lo scopo della lettera ^{[2]
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Fonte di ricerca}. Non perdere tempo con le introduzioni: la prima frase del documento dovrebbe spiegare chiaramente l'obiettivo, ovvero richiedere il permesso di assentarti dal lavoro.
- Prima di consegnare la lettera, dovresti discutere della tua assenza con il capo, in modo che la prima frase faccia riferimento anche a una conversazione precedente.
2
Indica le date specifiche di inizio e fine del congedo. A seconda della ragione alla base della richiesta, non è detto che tu conosca le date esatte in cui ti assenterai dal lavoro, ma sii il più preciso possibile. Avere un programma chiaramente definito è fondamentale per redigere un documento efficace, quindi includi oscillazioni di date e altre informazioni necessarie.
- Sii onesto. Se devi assentarti per una malattia, informa il capo del fatto che la data di rientro dipenderà dalle raccomandazioni del tuo medico.
- Non chiedere più tempo del necessario.
3
Spiega il motivo per cui devi assentarti. Non devi raccontarlo per filo e per segno, ma il capo deve capire che hai una ragione valida per non andare al lavoro. Che sia per motivi familiari, emergenze mediche, eventi di vita importanti come la nascita di un figlio o altre ragioni personali, afferma chiaramente lo scopo dell'assenza.
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Includi informazioni di contatto da usare durante la tua assenza. Potrebbe verificarsi un'emergenza, quindi il capo o i colleghi dovranno contattarti per chiederti qualcosa. Includere dati di contatto è una cortesia professionale che puoi riservare ai colleghi per aiutarli ad affrontare il carico di lavoro aggiuntivo di cui dovranno occuparsi al posto tuo.
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Imposta il tono giusto per la lettera. Devi determinare se i giorni di assenza ti sono dovuti (per esempio, per il congedo di maternità) o se devi chiedere un favore al capo affinché te li conceda nonostante non siano previsti dal contratto lavorativo.
- Se devi richiedere del tempo che non ti è dovuto dal punto di vista contrattuale, regola il tono della lettera allo scopo di scusarti per l'inconveniente e prometti che darai il massimo per recuperare i giorni perduti.
- Se hai giorni di ferie o malattia che non hai usato, dillo al tuo datore di lavoro.
- Includere queste informazioni nella lettera chiarirà la situazione anche alla catena di comando del dipartimento delle risorse umane. Ciò ti sarà utile qualora il capo dovesse decidere di negare la tua richiesta e dovrai fare ricorso.
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Includi delle idee sulle modalità di delega del lavoro in tua assenza. Sebbene le decisioni finali spettino al tuo capo, offri suggerimenti utili sui colleghi che pensi siano più adatti per occuparsi dei vari aspetti del tuo impiego quando non ci sarai.
- Non sovraccaricare una sola persona, perché non sarebbe giusto per lei.
- Distribuisci equamente il lavoro, suggerisci i compiti in base ai punti di forza individuali.
- Includere questi suggerimenti può risparmiare del lavoro al tuo capo e metterti sotto una buona luce, quindi sarà più predisposto ad approvare la tua richiesta.
- Ricorda che il lavoro aggiuntivo di cui devono occuparsi i tuoi colleghi solitamente non è un obbligo assoluto, ma un qualcosa che fanno per gentilezza e spirito di collaborazione nei tuoi confronti. Sii cortese e grato.
- Occupati dell'aggiornamento dei registri. Per una piccola impresa basta una lettera di congedo, ma le aziende più grandi tendono ad avere più pratiche, in modo da poter tenere traccia delle attività di più dipendenti. In tal caso, completa il lavoro di ufficio che ti spetta, così tutti saranno tranquilli del fatto che le pratiche burocratiche siano state già realizzate.
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Parte 2

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Formattare la Lettera

1
Scrivi l'indirizzo del mittente. Se lavori nello stesso edificio del tuo capo, sembrerà sciocco includere il tuo indirizzo, ma in una lettera formale che verrà archiviata nel dipartimento delle risorse umane, è meglio inserire tali formalità.
- L'indirizzo del mittente potrebbe trovarsi già nell'intestazione, se il tuo posto di lavoro utilizza carta intestata.
- In caso contrario, dovresti scriverlo in alto a destra, con allineamento a sinistra.
2
Scrivi la data in cui è stata completata la lettera. Spesso gli autori mettono la data quando iniziano a scrivere, ma se impieghi tre giorni per finire, ricorda di cambiarla.
- La data dovrebbe situarsi in alto a destra, con allineamento a sinistra, se l'indirizzo del mittente è incluso nell'intestazione.
- Se hai dovuto scrivere l'indirizzo del mittente, la data dovrebbe comparire nella riga sottostante.
- Quando scrivi la data, rispetta le convenzioni adeguate per il posto in cui vivi. In Italia, scriverai, per esempio 11 gennaio 2015.
3
Includi l'indirizzo completo del destinatario. Anche in questo caso, pur consegnando la lettera a mano al tuo capo, formattala adeguatamente in base alle convenzioni previste.
- Includi il nome del destinatario specifico, ovvero il tuo capo, e il rispettivo titolo: Dottor Rossi, Signora Bianchi e così via.
- Cerca di non fare supposizioni sulle preferenze delle donne in merito ai titoli personali. Prima di mandare la lettera, dai un'occhiata alla sua corrispondenza o chiedi discretamente ai colleghi se preferisce essere chiamata Signora o Signorina.
- L'indirizzo del destinatario va situato una riga sotto la data, anch'esso con allineamento a sinistra.
4
Per il saluto iniziale, usa il nome indicato nell'indirizzo del destinatario. Pur conoscendo bene il tuo capo, rivolgiti formalmente a lui, con il suo titolo personale. Esempio: "Gentile Signora Rossi" o "Spettabile Signor Bianchi".
- Dopo aver scritto il nome e il titolo del destinatario, digita una virgola.
- Dovresti lasciare una riga vuota tra l'indirizzo del destinatario e il saluto.
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Scegli lo stile di formattazione che vuoi usare per il corpo dei paragrafi. Uno dei più diffusi è quello in blocchi, descritto in questo passaggio.
- I paragrafi dovrebbero avere un'interlinea singola.
- Dovresti allineare il testo a sinistra, non giustificarlo.
- Invece di inserire una rientranza per cominciare un paragrafo, tutte le righe dovrebbero iniziare sul margine sinistro.
- Lascia una riga vuota per separare i paragrafi.
6
Concludi la lettera educatamente. "Grazie per l'attenzione" e "Cordiali saluti" sono utili per effettuare una transizione verso la tua firma.
- Lascia una riga vuota tra l'ultimo paragrafo del testo e il saluto finale.
- Lascia quattro righe vuote tra il saluto finale e il tuo nome scritto al computer.
- Una volta che avrai stampato la lettera, firmati con una penna nera nello spazio fornito dalle quattro righe vuote.
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Consigli

Se hai coltivato un buon rapporto professionale con il tuo capo prima di fare la richiesta, la lettera sarà più efficace. Sai che presto avrai bisogno di assentarti per qualche tempo (per esempio, aspetti un bambino)? Preparati a questo momento lavorando sodo nei mesi che precedono la tua richiesta.