Come Scrivere una Lettera di Riconoscenza

Co-redatto da Tami Claytor

Vuoi scrivere a un amico che ha fatto qualcosa di straordinario per te? Vuoi ringraziare tua nonna per il maglione che ti ha regalato a Natale? Devi sapere che, generalmente, le lettere di ringraziamento vengono molto apprezzate. Essere in grado di scrivere una lettera chiara e sincera non solo è la base per comportarti in maniera cortese e rispettare le norme principali del galateo, è anche un mezzo efficace per fare una buona impressione. Quindi, quando qualcuno ti aiuta, è importante ricordargli che hai apprezzato il suo atto di gentilezza.

Metodo 1

Metodo 1 di 2:

Scrivere una Lettera di Riconoscenza

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Non rimandare. Dovresti ringraziare qualcuno subito dopo aver ricevuto il suo aiuto, un regalo, un favore o qualcos'altro che ha suscitato in te gratitudine.
- Il galateo richiede di osservare la regola dei tre giorni per mandare un bigliettino o una lettera di ringraziamento ^{[1]
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  Fonte di ricerca
  Kate Spade, <i>Manners</i>, p. 62, (2004), ISBN 0-7432-5066-4}.
- Se i tre giorni sono ormai passati, però, prova comunque a ringraziare: meglio tardi che mai.
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Usa il formato appropriato per una lettera. Per realizzare una lettera formale, dovresti utilizzare un formato professionale e scriverla al computer. Inoltre, stampala su carta di qualità ^{[2]
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Fonte di ricerca}. Quando scrivi una lettera più informale o intima a una persona che conosci bene, puoi farlo a mano (in maniera chiara e leggibile) usando della buona carta: vedrai che verrà apprezzata ^{[3]
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Fonte di ricerca}.
- Puoi impostare il formato autonomamente o scegliere uno dei modelli di lettera che trovi nel tuo programma di videoscrittura.
- Se hai deciso di impostare autonomamente il formato per una lettera formale, inizia a scriverla inserendo la data in alto a sinistra. Lascia una riga vuota, poi scrivi il nome completo e l'indirizzo del destinatario. Lascia un'altra riga vuota e inserisci il saluto.
- Se usi un formato che hai impostato autonomamente, ma si tratta di una lettera personale, è buona consuetudine scrivere la data e, al di sotto, un saluto personalizzato ma educato.
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Scrivi il saluto. Le lettere rivolte a soci d'affari o persone che non conosci bene dovrebbero includere nel saluto il loro titolo. Le lettere indirizzate a destinatari con cui hai una certa confidenza possono essere più personali; per esempio, puoi scrivere "Caro Gianni" o "Cara Maria".
- I medici, i professori, i funzionari di governo e i membri dei servizi militari richiedono tutti un titolo appropriato e scritto per intero. Esempi: "Spettabile dottor Bianchi" o "Egregio sergente Rossi".
- Se il destinatario non ha un titolo formale, usa "Sig." per gli uomini e "Sig.ra" o "Sig.na" per le donne (assicurati di sapere qual è il titolo che preferisce la ricevente; se non ne sei a conoscenza, puoi optare per "Sig.na", che è neutrale, oppure utilizzare il nome completo e scrivere "Gentile Maria Bianchi").
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Afferma la ragione per cui hai scritto la lettera. Quando scrivi una lettera formale, è educato introdurla spiegando al destinatario il motivo per cui l'ha ricevuta ^{[4]
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Fonte di ricerca}.
- Quando scrivi una lettera di ringraziamento, generalmente dovresti usare frasi come "Le scrivo per ringraziarla della generosa donazione (o per la sua sponsorizzazione/per la sua raccomandazione) fatta alla Fondazione X. Il suo contributo è stato accolto con grande entusiasmo, e vorrei perciò esprimere la mia gratitudine".
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Scendi leggermente nei dettagli in merito al motivo per cui sei grato e al modo in cui verrà usato il suo contributo. Questa sezione ti permette di esprimere la tua gratitudine, ma ha anche lo scopo di permettere al destinatario di farsi un'idea dell'utilizzo concreto del suo apporto. Per molti, sapere che verrà fatto buon uso del loro contributo è piuttosto rassicurante e incoraggiante.
- Fornisci qualche piccola informazione sul tuo conto: chi sei, quale posizione rivesti e così via. Esempio: "Sono il presidente della Fondazione X, e attualmente mi sto occupando della nostra raccolta fondi annuale, il cui obiettivo è quello di raggiungere una somma pari a 50.000 euro. Vorrei ringraziarla per la sua generosa donazione".
- Descrivi il modo in cui farai uso del suo contributo, e specifica chi o che cosa riceverà un beneficio. Esempio: "La sua generosa donazione verrà utilizzata per fondare una borsa di studio a suo nome. Questa somma di denaro verrà erogata a beneficio di studiosi meritevoli nel campo letterario. La borsa di studio ammonta a un totale di 1000 euro annuali devoluti a tre studenti che non dispongono di grandi risorse economiche. Verranno selezionati i candidati che avranno dimostrato eccellenza nel proprio lavoro e dedizione. Il denaro della borsa di studio li aiuterà a condurre progetti di ricerca specifici, scelti a discrezione dei borsisti. Tale lavoro non solo gioverà alle loro future carriere accademiche, apporterà anche un contributo prezioso nei rispettivi campi".
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Concludi la lettera. Alla fine della lettera, riconferma la tua gratitudine. Inoltre, afferma nuovamente di credere profondamente nel valore e nell'importanza di questo contributo.
- Ribadisci la tua gratitudine usando una frase come: "La sua donazione farà una differenza sostanziale nella carriera degli studenti che riceveranno la borsa di studio, e io non potrei essere più grato per la sua generosità".
- Ribadisci il valore del suo contributo scrivendo una frase come: "La sua donazione ci ha permesso di raggiungere il finanziamento prefissato dall'istituzione. Ciò ci consente di proseguire con la nostra missione, che è quella di appoggiare futuri studiosi e ricercatori".
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Firma. Infine, devi salutare formalmente il destinatario con una formula appropriata e firmare.

Concludere una Lettera
Firma sempre a mano, sotto il saluto finale.
In generale, il protocollo standard di una lettera formale richiede di usare un'espressione di commiato come "Cordiali saluti".
Se si tratta di una lettera molto personale, potresti scrivere "Baci". Le alternative leggermente meno informali sono "Con affetto", "Un caloroso saluto" e "Saluti", mentre "Cordialmente" o "Cordiali saluti" sono più formali.^{[5]
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Fonte di ricerca}
Se si tratta di una lettera formale o professionale, è tipico includere il proprio nome sotto la firma, scritto a stampatello, in caso sia difficile da leggere.
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Rileggi la lettera. Prima di mandarla, assicurati di aver corretto tutti gli errori di battitura e grammaticali. Una lettera piena di errori non ti farà fare bella figura, mentre una scritta bene sì.
- Potrebbe esserti utile leggerla ad alta voce. A volte, questo metodo aiuta a individuare gli errori che potrebbero essere sfuggiti durante una lettura silenziosa.
- Chiedi a un amico o a un collega fidato di rileggere la lettera.
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Metodo 2

Metodo 2 di 2:

Scrivere una Lettera di Riconoscenza dopo un Colloquio di Lavoro

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Scrivila immediatamente. Mandare una lettera di ringraziamento dopo un colloquio di lavoro ti permette di fare un'ottima impressione su un potenziale capo, a condizione di inviarla subito. Fallo prima che siano trascorsi tre giorni dall'incontro.
- Pur non riuscendo a ottenere il lavoro o credendo che non verrai scelto, mandare una lettera di ringraziamento lascerà un segno positivo. Ciò potrebbe beneficiarti qualora in futuro ti ricandidassi nella stessa impresa o con un'azienda associata ^{[6]
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Scegli il formato giusto. Dal momento che una lettera di ringraziamento indirizzata a un potenziale datore di lavoro implica un rapporto professionale, scegli un formato appropriato per questo tipo di comunicazione ^{[7]
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Fonte di ricerca}.

Consigli di Formattazione per una Lettera Formale
Puoi impostare il formato da solo o usare un modello incorporato nel programma di videoscrittura che utilizzi.

Quando scrivi una lettera formale, dovresti usare un formato professionale, scriverla al computer e stamparla su carta di qualità.^{[8]
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Fonte di ricerca} Se imposti da solo il formato della lettera, inizia a scrivere inserendo la data in alto a sinistra. Lascia una riga vuota, poi inserisci il nome completo e l'indirizzo del destinatario.

Infine, lascia un'altra riga vuota prima di scrivere il saluto.
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Scrivi il saluto. Una lettera di ringraziamento professionale dovrebbe includere il titolo del destinatario nel saluto.

Suggerimenti per il Saluto
Se il destinatario ha un titolo: medici, professori, funzionari di governo e membri del servizio militare richiedono tutti un titolo adeguato, scritto per intero. Esempi: "Spettabile dottor Bianchi" o "Egregio sergente".

Se il destinatario non ha un titolo: usa "Sig." per gli uomini e "Sig.ra" o "Sig.na" per le donne (assicurati di sapere qual è il titolo che preferisce la ricevente; se non ne sei al corrente, puoi optare per il più neutrale "Sig.na", oppure utilizzare il nome completo, come "Spettabile Gianna Rossi").
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Apri la lettera esprimendo la tua gratitudine. All'inizio del testo della lettera, scrivi un'espressione di gratitudine semplice e concisa.
- Per esempio, scrivi: "La ringrazio per aver trovato il tempo di riunirsi con me lunedì mattina. Ho gradito molto la nostra conversazione".
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Nomina un aspetto specifico che hai apprezzato. Per dimostrare sincerità e far capire che non usi una sola lettera di ringraziamento generica per ogni datore di lavoro, includi un dettaglio particolare che hai gradito durante la conversazione.
- Per esempio, potresti scrivere: "Ho apprezzato particolarmente la nostra conversazione sull'impatto della presenza dei social network nelle organizzazioni no profit. La sua idea di usare la tecnologia per coltivare rapporti più profondi con i clienti mi ha colpito favorevolmente".
6
Fai riferimento alla speranza di approfondire questo rapporto. Verso la conclusione della lettera, puoi esprimere il desiderio di parlare o lavorare nuovamente con il destinatario in altre occasioni.
- Per esempio, potresti scrivere: "Spero di avere ulteriori opportunità di collaborazione prossimamente".
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Aggiungi una frase per incoraggiare il destinatario a mettersi in contatto con te. È educato chiudere una lettera di ringraziamento post-colloquio dichiarando la tua disponibilità a essere contattato in futuro.
- Per esempio, scrivi: "Se ha bisogno di ulteriori informazioni, sarò lieto di offrirgliele. Le sue domande saranno le benvenute".
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Aggiungi un saluto finale e la tua firma. Infine, scegli un saluto finale appropriato e scrivi il tuo nome sul fondo della lettera.
- "Cordiali saluti" è la formula di commiato più comune per le lettere professionali, ma potresti considerare anche alternative come "Cordialmente", "Distinti saluti", "In fede" o "Con osservanza" ^{[9]
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  Fonte di ricerca}.
- Sotto il saluto, firmati a mano.
- Scrivere al computer il tuo nome per esteso sopra il punto in cui firmerai è una buona consuetudine, perché potrebbe essere difficile da leggere.
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Rileggi la lettera. Prima di mandarla, assicurati di aver corretto attentamente gli errori ortografici e grammaticali. Una lettera disordinata darà un'impressione decisamente meno positiva di una ben scritta.
- Potrebbe esserti utile leggerla ad alta voce. A volte, questo tipo di lettura aiuta a cogliere gli errori che tendono a sfuggire quando si legge silenziosamente.
- Chiedi a un amico o a un collega fidato di rileggerla.
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Consigli

Sebbene le lettere cartacee siano ancora preferite da qualcuno, al giorno d'oggi generalmente è accettabile mandare una lettera di riconoscenza formale o professionale anche via e-mail. Tuttavia, stai attento, perché dovrebbe essere ben scritta, priva di errori e parti inadeguate (come una firma per e-mail automatica e informale) ^{[10]
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Per evitare di sembrare impertinente, ringrazia qualcuno solo per le azioni già fatte, non per quelle che prevedi o speri faccia ^{[11]
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Non essere eccessivamente caloroso nei ringraziamenti o nelle lodi. Sii onesto e sincero, non esagerato, perché altrimenti rischi di sembrare bugiardo ^{[12]
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