Una lettera di ringraziamento è un tipo di lettera professionale inviata da una compagnia per mostrare gratitudine verso un nuovo cliente, un cliente affezionato o per una situazione simile. È un ottimo modo per instaurare e mantenere un rapporto positivo coi clienti. Potrebbe non solo migliorare gli affari col cliente, ma anche portare nuovi clienti attraverso il passaparola.

Passaggi

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    Accertati di scrivere in uno stile onesto, professionale e accogliente. Sperticate lodi possono sembrare finte. Vuoi che la lettera esprima reale gratitudine in modo professionale.
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    Conosci il tuo cliente. È un nuovo cliente? Affezionato? Lo conosci da 5 anni? Quest’informazione cambierà la dinamica della lettera. Potresti avere un rapporto di cortesia con un cliente di lunga data. Un nuovo cliente ancora da impressionare potrebbe richiedere un tono più professionale.
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    Chiama il cliente per nome. Accertati che il suo nome sia scritto correttamente. La lettera perderà parte della sua sincerità se il nome sarà sbagliato.
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    Esprimi il motivo dell’apprezzamento. Usa i dettagli della vostra esperienza condivisa e dei motivi per cui ha aiutato la tua attività.
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    Ringrazia onestamente il cliente per il suo sostegno.
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    Rileggi attentamente la tua lettera. Accertati che suoni onesta e non contenga errori.
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    Stampa la lettera su carta intestata o pregiata. Firma personalmente in calce prima della chiusura e del timbro tuo e/o dell’azienda.
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Consigli

  • Accertati di avere un tono professionale ma sincero in tutta la lettera. Resta in tema ed evita confusione o adulazione. Ricorda, l’ipocrisia di solito si riconosce facilmente. L’idea è quella di mettere a proprio agio il cliente.
  • Firma sempre personalmente la lettera, anche se fosse stampata.
  • Se lavori per una grande azienda, è bene che la lettera sia riletta da un responsabile per accertarsi che sia appropriata.
  • Includi degli incentivi nella lettera, in modo che il cliente si senta ancora più speciale e realmente apprezzato. Un buono-sconto o una carta-regalo è un ottimo incentivo di ringraziamento.
  • Se stai scrivendo una lettera per conto di uno dei capi della tua azienda, come il presidente o il direttore, fagli firmare la lettera al posto tuo.
  • Una buona chiusura comprende la volontà di rivedersi o sentirsi presto. Aggiungi anche un “grazie” o un “con immutata stima” in conclusione.
  • Le attività più modeste possono scegliere di essere più personalizzate scrivendo a mano.
  • Scrivi la lettera prima che passi troppo tempo dall’ultima visita del cliente. In questo modo, gli eventi sono ancora freschi nella memoria tua e sua. Basta lasciar passare 2 o 3 giorni, prima d’inviare la lettera di ringraziamento.

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Categorie: Il Mondo del Lavoro
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